高校檔案服務機制創新

鄧燕

摘 要：隨著知識和信息化的不斷推進，現代的信息技術不斷地創新并且運用于各個領域，同時互聯網技術也逐漸被迅速的普及。這樣社會信息環境就隨之發生巨大的改變，給檔案工作者帶來了巨大的挑戰。本文主要分析了目前我國高校檔案信息服務機制的現狀和問題，指出新時期高校檔案信息服務工作的特點和發展趨勢，在此基礎上提出了構建新型高校檔案信息服務機制的建議和措施。

關鍵詞：高校檔案管理；信息服務；創新

1 職業學院檔案管理的現狀

自國家教育部門頒發《普通高等學校檔案管理辦法》以來，高校的檔案工作有了較快地發展，許多學校不斷創新，加大了檔案信息資源的開發力度，在開展檔案信息服務方面進行大膽探索，做出了一些創造性的成績和貢獻。同時，對檔案信息化建設方面也進行了有益的嘗試，取得較好的效果，開創了高校檔案信息服務工作的良好局面。

但是，當前高校檔案信息服務工作中確實還存在著諸多的問題，高校檔案館的檔案管理手段與信息服務方式還遠遠落后于信息社會的步伐，尚不能全面滿足師生及社會對檔案信息的需求。與科學、高效、優質地開展現代信息服務的要求相比，高校檔案部門在服務觀念、服務內容、服務方式和手段以及檔案工作人員素質等方面仍然存在著一定的差距。尤其是檔案管理體制設置的局限性，傳統檔案信息服務觀念的偏差，造成了現行高校檔案信息服務機制的嚴重滯后，從而制約了檔案工作者和檔案用戶的積極性，影響到檔案工作的建設和開展。

2 職業學院檔案管理服務機制創新的必要性

一是信息社會發展的必然產物。全球經濟一體化、文檔一體化、社會信息化已經成為世界發展不可逆轉的趨勢，隨著現代化信息的傳播，知識經濟滲透到社會各個領域。檔案作為信息社會最基礎的部分，其數量急劇增加，檔案載體日益多樣化，與之相應的檔案的收集、整理、鑒定、統計、分類、保管、利用等信息服務技術也將產生巨大變革。這些使得檔案館傳統的服務體系和服務方式發生了巨大的變化，向著社會化、數字化、網絡化和個性化的方向邁進。二是高等教育發展的必然產物。高等教育發展變革對高校檔案部門的崗位化管理、人才戰略、網絡化服務、資源共享等提出了相應要求，要求建設高速網絡、優質教育資源等公共服務體系，建立先進的高等教育信息化平臺，實現優質教育和科技信息資源共享。在此背景下，高校檔案部門應該不斷提升信息服務內涵，實現檔案信息增值，服務于學校教學、科研等各項工作。在此基礎上提高和拓展檔案部門的服務功能，這樣才能更加主動地服務于高校和社會，才能從根本上適應高等教育改革發展的需要。三是高校發展的必然產物。高校檔案館將向著信息化檔案館的方向發展，將信息收集、傳播、管理和服務等諸項職能融為一體，以電子出版物館藏與應用為主體，與傳統的印刷型檔案材料相結合，來適應信息社會對高校檔案館的要求。但檔案服務工作基本上還是以面對面的手工借還方式為主，加上檔案本身具有保密等特性，用戶的限制條件過多，在主動服務方面仍做得不夠，常常是一般性服務多、高層次服務少，常規性服務多、個性化服務少，無法滿足各類用戶的多方面需求。高校檔案工作現有的服務方式、手段同檔案信息發展狀況以及服務對象多維化發展趨勢不相適應的矛盾，促使高校檔案工作必須進行變革，以實現自身的發展。因此，創新服務機制，提高檔案自身價值，增強檔案信息的活力，進一步推動高校檔案工作的有序發展，顯得十分必要。

3 職業學院檔案管理創新的主要措施

（一）建立科學合理的高校檔案工作管理體制。一是要突出科學文化事業性質，進行機構改革與重組。目前很多高校雖然建立了檔案館，但并沒有真正作為科學文化事業機構來設置，在體制上仍隸屬于學校黨政機關，這樣一來管理工作者就很難身處其位將檔案工作視為科學文化事業思考問題和開展工作。目前，就高校檔案工作管理體制改革與機構重組這一問題，高校檔案工作者及檔案學界進行了大量的研究與探討，提出了一些有建設性的、可行的設想和方案。首先，改革方案是走高校檔案館與圖書館的合作共建之路，建立高校信息服務中心。建立高校信息服務中心，是當前高校信息服務機構開展橫向聯合、進行合作共建的積極的探索和有益的嘗試。高校信息服務中心不是一個行政機構，而是一個從事信息資源的開發、利用、提供信息服務的工作機構，中心的負責人由圖書館、檔案館的館長兼任，實行項目負責人制。其次，走各高校檔案部門集中管理之路，建立高校檔案文件中心。對于一些相似性質的，且規模較小的大學或學院可聯合建立高校文件中心，對各校的檔案進行集中管理。這樣，高校的檔案室就可以不再設立，只要定期向文件中心移送就行。這樣一來可以實現規模效益，能節省出很多經費來辦其它事情，同時還可以集中人力，提高檔案管理質量。二是建立集體決策式的檔案工作管理模式。網式的集體決策管理模式是一種一種雙向的、實質性的管理模式，能解決高校檔案管理的有效方式。同時，這種模式能使檔案工作組織結構井然有序，高效有序地運轉。這樣一來，從本質上改變了學校對檔案工作的管理模式即由單一的管理模式變為一種共同管理、集體決策的模式，能更好的推動檔案管理工作的進行。

（二）形成良好的高校檔案信息服務運行機制。檔案信息服務工作是一個復雜的系統工程，它不僅需要科學合理的檔案工作管理體制作為保證，同時也需要有一個良好的運行機制加以配合，以保證各項具體業務環節的正常高效運轉。因此，高校檔案部門創新服務機制，就必須正視自己的社會信息服務機構的地位，按照信息服務的要求，遵守市場經濟規律，構建以用戶為中心的信息服務運行機制，合理運用市場營銷中的有關原理和策略，組建隊伍，理順關系，并建立服務評估與反饋調控機制，以指導信息服務系統科學、高效地運行。

（三）采用優化的高校檔案信息服務模式。創新高校檔案信息服務機制，要適應高科技日新月異、信息服務猛增的時代發展趨勢，同時，還要適應高等教育改革和社會經濟建設發展的要求，改變高校檔案館傳統的封閉、落后、被動的服務模式，實現高校檔案信息服務模式的優化。首先，轉變高校檔案工作的服務觀念。只有將檔案工作與高校特點緊密結合，才能使高校檔案工作更具有科學性和開放性，才能應對現代化大學對檔案工作的要求。其次，強化高校檔案人員的服務意識。作為高校檔案工作者，應當樹立高度的社會責任感，強化社會意識，以檔案的社會意識喚起社會的檔案意識。

參考文獻

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