公文處理與檔案管理的銜接處理

摘 要：公文是黨政機關、社會團體、企事業單位在公務活動中所形成的具有法定效力和規范格式的公務文書。公文處理是檔案工作中的一個重要環節，檔案資料大多來源于公文，因此要做好公文處理與檔案管理的銜接處理。本文分析了公文處理與檔案管理銜接中存在的問題，并對這些問題的解決提出了有效措施。

關鍵詞：公文處理；檔案管理；銜接處理

公文是一個單位對外聯系、溝通的媒介，檔案是信息材料的重要載體。雖然公文處理與檔案管理的工作任務不同，具有相對的獨立性，但是兩者之間也存在著重要的聯系，公文處理工作是檔案管理工作的基礎性工作，對檔案管理工作質量的提高起著舉足輕重的作用。當前公文處理與檔案管理的銜接處理方面仍存在很多問題，影響著行政機關和企事業單位的工作效率與管理水平，成為目前行政管理工作中一個亟待解決的問題。

1 公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

1.對公文處理與檔案管理的銜接意識不強

在實際對公文處理與檔案管理工作，實行的是分塊管理，檔案管理人員和文秘并不是由同一個人擔任的，公文的生成發布到歸檔管理，需要不同工作人員協同工作。雖然這種工作方式比較便捷、有效，但是由于公文處理人員缺乏檔案管理的規范化、標準化和科學化意識，檔案管理人員不了解公文處理工作，導致公文處理與檔案管理工作在銜接中出現脫節現象，且工作人員對公文處理與檔案管理的銜接意識不強，影響工作進程。

2.公文處理與檔案管理的銜接制度不完善

在公文處理工作中，國家制定了公文處理條例和辦法來規范公文處理工作；在檔案管理工作中，也制訂了檔案管理制度來保障檔案管理工作的順利進行。但是在公文處理與檔案管理的銜接中缺乏完善的管理制度，導致公文處理人員和檔案管理人員之間溝通工作不到位，配合度不高，影響了公文處理與檔案管理的銜接。

3.公文處理和檔案管理缺乏規范質量不高

雖然制定了公文處理條例和辦法，但是有些單位的公文處理并沒有嚴格依照相關規定進行公文與檔案格式的規范操作。例如，國家規定公文用紙型號為國際通用的A4 型，裝訂要求左側裝訂，但是仍有一些單位公文用紙不符合要求，裝訂不規范；公文文種多達十幾種，許多單位在使用時經常錯用文種，給公文受理機關帶來不便，影響公文效率，同時也給檔案管理帶來不便；公文打印、排版都有格式要求，不規范會影響檔案的整理，使得公文無法立卷歸檔；公文附件不規范等問題。因此，對公文處理和檔案管理工作要做到規范化、標準化。

4.工作人員工作能力和素質不高

在公文處理和檔案管理工作中，有的工作人員的工作能力和素質不高，缺乏責任心。一些工作人員沒有經過專業知識和技能的培訓，對工作流程不熟悉，沒有主動學習的意識，對新的知識技能沒有掌握，導致工作能力不高，影響了公文處理和檔案管理工作。再加上工作人員的責任心不強，在進行公文材料與檔案管理工作銜接時，沒有認真記錄與整理相關的文件，導致檔案文件缺失，文件材料的來源不明確，文件材料的真實性難以辨別，使檔案的真實性和利用價值降低，影響公文處理與檔案管理的銜接工作的順利進行。

2 做好公文處理與檔案管理銜接的有效措施

1.增強公文處理與檔案管理的銜接意識

要想做好公文處理與檔案管理的銜接工作，首先要增強工作人員的銜接意識。在日常工作中，要提升工作人員對公文處理與檔案管理銜接的認識，轉變其工作理念，建立公文與檔案管理一體化模式，對相關工作人員進行培訓教育，讓其意識到公文處理與檔案管理銜接的重要性。加強公文處理人員和檔案管理人員的溝通聯系，端正他們的工作態度，轉變工作人員的管理理念，保證公文歸檔的準確及時性。

2.完善公文處理與檔案管理的銜接制度

為做好公文處理與檔案管理的銜接工作，要完善公文處理與檔案管理的銜接制度。任何工作都離不開制度的約束，完善的制度使各項工作的進行都有據可依。因此，要構建合理的公文處理與檔案管理的銜接制度，保證公文及檔案配合的規范性及密切性，實現公文與檔案管理一體化模式。建立完善獎懲制度，對工作到位、辦事得力的工作人員，給以表彰和獎勵；對于工作消極，出現較大失誤的工作人員，根據相關規定給予懲罰，獎賞分明才能提高工作人員的積極性。

3.實現公文處理與檔案管理銜接的規范化

為確保公文處理與檔案管理之間的有效銜接，實現公文處理與檔案管理銜接的規范化。首先，在公文處理的各個環節中，必須按照國家規范的公文格式和標準要求，規范操作。從公文用紙、公文裝訂、公文格式、公文附件、公文文種等細節入手，確保公文的信息準確、完整，公文格式規范化和標準化。其次，在檔案管理中要嚴格按照檔案管理制度的要求，對檔案的收集、整理、歸檔、保管的環節規范化和科學化管理，把公文處理和檔案管理有機結合，做好公文處理與檔案管理的銜接處理。

4.提高工作人員的素質和工作能力

工作人員素質和工作能力的高低直接影響工作的質量。因此首先要注重人才的選拔，選擇具有較高的政治素養、責任心強、工作嚴謹、態度積極并且具有較高的專業知識和技能的工作人員。其次，要注重在職員工的思想政治素養、職業道德以及專業知識和技能的培訓。提高工作人員對工作流程的熟悉程度，增強其責任意識，培養其愛崗敬業、認真負責的工作態度。

5.完善公文處理和檔案管理信息化建設

隨著電子信息技術的飛速發展，計算機網絡技術被普遍應用到各行各業。傳統的工作方式需要大量的人力，工作過程中需要浪費時間和精力，同時也不利于資料的長期儲存和保管。利用電子信息技術，可以使工作更加方便快捷，節約人力、物力和財力，減少不必要的浪費。其次，電子信息技術在資料的保存上更具有優勢。利用網絡保存資料，占用的空間小，儲存的資料多，而且能夠長久的保存資料，資料不易丟失。完善公文處理和檔案管理信息化建設，可以降低工作人員的工作強度，提高其工作效率。但需要注意網絡安全，防止資料泄露，造成不必要的損失。

3 結束語

在檔案管理工作中，公文處理是一個非常重要的環節，公文處理和檔案管理是相互影響、相輔相成的系統工作。公文是檔案的前身，檔案材料主要來源于公文，公文質量的好壞直接影響著檔案的質量，研究公文處理與檔案管理在銜接工作中存在的問題，可以有效提升公文處理的效率，提高檔案管理能力，為不同的行政管理工作帶來更優質、更高效的服務。我們應該積極完善相關制度，改進工作模式，強化公文與檔案一體化的管理意識，提高工作質量，不斷優化公文處理與檔案管理的銜接處理。

參考文獻

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作者簡介

鄒靈潔（1990-），女，本科，助理館員，深圳市慢性病防治中心，研究方向：檔案管理。