人口和計生系統檔案管理現代化的實踐研究

紀晶

摘 要：隨著現代科學技術的急速發展，人口和計生系統檔案管理逐漸加入現代化元素，使其逐漸融入信息時代的大環境。本篇論文針對人口和計生系統檔案管理的現代化實施進行探討。

關鍵詞：人口和計生系統；檔案管理；現代化管理

人口大國是我國主要標簽之一，人口問題也是我國一直關注的社會問題之一，人口數量大和人口老齡化就是人口兩大問題。計劃生育一直調整人口問題的主要手段，人口和計生系統檔案管理的現代化水平是其手段有效性的關鍵之處。

1 人口和計生系統檔案管理的現狀以及問題

人口和計生系統檔案管理體系建立以來，具有龐大的數據庫，其檔案管理是一個復雜繁瑣的工作，尤其是改革開放以來，人流量波動過大，更加不利于人口管理，傳統的人工管理已經不能完成這一沉重的管理任務，現代化管理是其發展的必然趨勢，但是目前我國人口和計生系統檔案現代化管理仍處于發展摸索階段，存在很多問題。

1.網絡化不徹底

人口和計生系統檔案管理利用計算機信息技術和互聯網技術的資源共享、遠程控制等優勢加快檔案管理工作的效率是其改革的主要內容。目前我國大部分地區已經實施網絡化管理，但是仍有部分落后地區引進互聯網技術，導致部分地區人口計生數據更新滯后，人口計生數據不精確，不利于我國人口計生系統檔案的統一化管理。

2.檔案管理作用的不充分利用

檔案管理工作的重要性并沒有被部分地區政府重視，科學的人口計生系統檔案管理是人口計生管理方向的重要依據，是對管理水平和成效的衡量憑據，是其科學研究的重要參考數據。但是在實際管理過程中，部分政府地區對于人口計生檔案管理并不重視，對其檔案數據背后所反映的信息并沒有深度挖掘。

3.工作人員職業素養不與時俱進

部分地區人口計生系統檔案管理大部分工作人員具有年齡偏高，女性偏多的特點，并且該職位的流動性過大，其工作人員并不具備檔案管理的專業知識和現代化技術的操作能力。工作人員在其任職期間多數應付了事，沒有認識到檔案管理的重要性，從而造成檔案數據失真、資料損失等問題，嚴重影響人口計生系統檔案管理水平。

2 人口和計生系統檔案管理現代化的改進措施

1.統一數字化的管理模式

實踐證明互數字化的管理模式具有很大的優勢所在，該模式結合先進的計算機信息技術和互聯網技術，是信息時代的必然選擇。部分條件不允許的地區政府國家予以技術和經濟和人才上的支持，使其從硬件到軟件都符合數字化管理模式的條件，扶持其逐漸實施數字化管理模式，最終實現統一數字化管理。

2.統一人口計生系統檔案管理軟件標準和程序

為了便于統一化管理，人口計生系統檔案管理統一軟件標準和程序，自從人口計生系統建立以來，其數據信息資料十分龐大而復雜，并且其涉及的領域也十分廣泛，若是使用不同的管理軟禁對其進行分類整理，則很難對其進行統一化管理。統一管理軟件標準和程序的實施過程中主要包括兩個方面：一方面是對市級、省級、縣級和地區依次運用統一管理軟件、統一格式、統一標準、統一程序、統一口徑；另一方面是與之相匹配的人才現代化檔案管理人才。政府針對相關工作人員進行計算機信息技術以及互聯網技術的培訓，為了保證檔案管理工作人員具備計算機操作以及互聯網運用能力，實施定崗培訓、持證上崗、年度考評等政策，不斷激勵工作人員與時俱進，使其充分融入現代化的檔案管理體系。

3.樹立人口計生系統檔案現代化管理理念

地方政府首先要樹立正確的人口計生系統檔案管理的正確理念，意識到其科學管理的重要性。首先是對領導進行培訓，宣傳人口計生系統檔案現代化管理理念，使其充分認識到現代化管理的便捷，以及人口計生系統檔案管理的各項功能，在下達指令過程中深刻貫徹現代化管理理念；其次是對其工作人員進行培訓過程也應加入現代化的管理理念，從而使相關部門以及員工充分認識到現代化管理理念的重要性，并且認識到其多項功能，上下級共同協作實現其各項功能。

4.增加投入

人口計生系統檔案管理想要徹底實現現代化的管理需要政府投入大量的財力、物力和人力。首先是是對各個地方政府配置現代化的設備，其包括計算機、光盤刻錄機、投影儀、掃描儀以及統一的管理軟件和程序；其次是從各個方面支持培育地方政府獨立管理的綜合型人才。現代化管理并不是簡單停留在理念的層次上，其需要實際運用于人口計生系統檔案管理，因此需要培育綜合性人才，其比僅僅具備管理能力，還需具備現代化先進技術，充分發揮人口計生系統檔案管理的各項職能。

5.實施規范化、標準化的現代化管理

檔案管理從根本上說就是保證檔案資料的完整性以及安全性，使其更好的為其它相關部門服務。檔案管理的規范化和標準化的發展趨勢是現代化管理的體現之一。檔案管理工作嚴格按照政府規定執行，從檔案管理資料的搜集、整理、鑒定、著錄、保管等每一個環節都需對其進行規范化的操作；除此之外還需對之間遺留的檔案資料重新進行歸納整理，對于可公開、利用率高和價值高的檔案優先加工整理，設置關鍵詞，分類分層次著錄等去除糟粕取其精華，使其符合案卷整合的標準，進一步推動數字化、信息化的實施。

6.提高工作人員的綜合素質

人口計生系統檔案管理的工作人員應該具有一定穩定性和鮮活性。其應該設有固定的崗位，明確崗位的職責以及權限，該崗位工作人員，應該增加與其它部門的工作人員之間的交流，使其工作人員意識大自身工作的重要性，流動在整個工作環節中。

政府應該重視檔案工作人員綜合素質的培養，在其具備檔案管理的同時，還需具備計算機信息處理能力，自身具備管理、創新和整合的綜合能力。政府對人才的培育分為崗前培訓以及繼續教育兩類，前者更加重視培育其工作人員的基本技能，后者則更加重視創新和新技術能力的培育，兩者需要根據其自身的特點以及學習能力進行針對性的培訓。

3 結束語

綜上所述，人口計生系統檔案現代化管理使其必然的發展趨勢，其利用現代化技術，為人口計生工作提供更好的服務，提高人口計生檔案系統的利綜合利用率。

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