檔案載體的鑒定存在問題及解決措施

張志超

摘 要：檔案載體的鑒定是檔案鑒定工作中一個比不可少的環節，特別是隨著檔案鑒定工作的不斷發展，需要鑒定的檔案數量越來越巨大，檔案鑒定是檔案管理系統中一個必不可少的環節，尤其是隨著檔案工作的不斷拓展，對檔案的質量和數量與檔案多元化之間的矛盾也越來越突出。本文主要對檔案載體的鑒定存在問題及解決措施進行闡述，以供同行參考。

關鍵詞：檔案載體；鑒定；問題；措施

1 檔案載體的形式

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄。檔案對國家和社會而言，是寶貴的精神和文化財富，能夠資政存史，傳承文明；對普通公民而言，更是憑證，是勞動成果。檔案能夠證明和維護您及家庭的合法權益；能夠幫助您記憶，提高生活管理效率，保持家庭和諧；能夠證明您的個人價值。傳統的檔案載體主要以紙質為主，隨著社會發展和進步，檔案的種類不斷增多，其載體形式日益多樣化，目前，檔案的主要載體形式有以下幾種：

1.紙質檔案

紙質檔案是最常見、最傳統、數量最多的檔案形式。如政府及其工作部門的“紅頭文件”，私人手寫的信件、文稿，孩子們的作業本、考試卷、畢業證書、病例、存折等。如果您有寫日記的好習慣，手寫的日記也是紙質檔案。

2.音像檔案

音像檔案也稱聲像檔案或視聽檔案。包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。世界上第一張照片檔案產生于1826年的發過，我國19世紀中葉才有照片檔案，20世紀初才出現聲音檔案。音像檔案比紙質檔案具有更強的直觀性。這也體現了歷史的進步。

3.電子檔案

電子檔案是20世紀中期以后出現的新名詞，是伴隨著計算機技術的發展而產生的一種新型文件。它在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳遞。通俗地講，就是計算機及相關數碼設備產生的文件，如MP3文件、DVD、CD播放的光盤文件等。電子檔案在我們的生活和工作中無處不在。

2 檔案載體鑒定存在的問題

檔案是信息內容與記錄形式、記錄載體的統一體，載體是記錄和使用信息的物質基礎，因此檔案載體鑒定不能忽視。在文獻收藏中，文物界是十分重視載體鑒定的，僅傳統的檔案鑒定理淪中注重內容信息的價值，不很注意載體因素，古語云：“皮之不存，毛將焉附？”當檔案部門在忙于豐富館藏及作檔案數量的統計、上報時，檔案實體質量.尤其是年代早的檔案載體質量中的一些問題卻令人堪憂。《中國檔案》登載過山東省荷澤地區檔案局吳瑞山寫的一篇館藏檔案褪變情況的調查文章，從調查摸底倩況看，該地區各級檔案館館藏檔案紙張老化、磨損、字跡褪色模糊等問題相當嚴重，并且具有普遍性。據調查，荷澤地區所存的革命歷史檔案344卷6059件49425頁.其中字跡褪變的23830頁，占48.2%，褪變檔案中的40%已難辨認字跡，紙張老化需要托棱加固的占27.3%，有些珍貴檔案已老化成破碎紙片，有4卷歷史檔案已成了“檔案磚”。又據對該館的地委、行署等1949—1980年度16個全宗建國后檔案調查，25萬頁檔案中字跡改變的有4.2萬，占16.8%，需要托棱的有2萬頁，占8%。另外，據對該地區9個縣市檔案館調查摸底，所存的國家重點檔案，有15.5萬頁發生褪變、破損，省、地重要檔案初60年代困難時期形成的檔案有490萬頁字跡模糊，紙張變黃發脆，有的己到了不能翻動，無法提供利用的程度。產生上述質量問題的原因一是革命戰爭年代文件紙質差，書寫多為土法配制墨水或刻板油印，字跡不耐久，又曾輾轉收藏，原件質地差。二是建國初期文件常使用“復寫”，當時復寫紙質量差，如調查一個全宗1950—1957年的1986頁復寫文件，其中字跡模糊無法閱讀的占34%，這個時期的純藍及藍黑墨水字跡褪色文件占28%。三是60年代初困難時期的紙張質量普遍低劣，文件質量問題較為嚴重。四是“文革”期間的文件制作材料很雜。五是70年代后復印和圓珠筆從其他雜筆書寫很普遍，另外還有使用劣質膠水和印臺油等等，產生了字跡不清及霉變等情況。六是保管條件不良及使用造成的損壞。山東荷澤地區檔案館的館藏調查有普遍的警示意義.我國西北和東北由于冬季室內普遍有供暖設施，底圖脆化很常見，而南方的空氣潮濕則常年對文件檔案構成危害。上述的山東荷澤地區既不是特別干燥地區又不是很潮濕的地區，但幾十年來的館藏紙質檔案文件居然有如此嚴重的老化和褪變狀況，以此推論，全國館、室所存的檔案文件也會有程度不同的質變。當前打印件很普遍，從觀察調查看，針式打印和噴墨打印字跡不耐久，激光打印字跡與碳素墨水字跡耐久性較好。有些熱敏材料傳真件及復印件墨粉褪成白紙。此外，一些科研設計單位多年前收存的磁盤很多已成了無法識讀的廢盤，彩色照片褪色和錄音帶音質變化也時有發生，因此，檔案實體的質量檢查鑒定很有必要。

檔案的載體質量在其制作階段即已固定，在使用期及保管期產生的質地變化是一個不易被察覺的漸變過程。以往的鑒定工作主要指檔案的內容價值鑒定，載體質量并沒有明確要求。

3 措施

歸檔鑒定后的檔案再次鑒定通常在保管期滿之后進行，重要的檔案一般列為長期和永久保管，長期檔案再次鑒定要在50年之后.，永久檔案似乎沒有再鑒定的安排，如何及時地、全面地了解檔案實體的變化？從以上過程分析，檔案載體的質量鑒定是落空的，然而這種工作失誤的隱患是不容忽視的，為了從根本上解決這方面的問題需要采取以下對策：

1.在鑒定理論上應將檔案載體質量檢測列入檔案鑒定內容。

2.在鑒定要求上應將載體質量列為檔案管理工作指標，列為檔案工作檢查和有關責任人考核的內容，若工作失職造成檔案質量問題的應視為瀆職。

3.國家檔案局和各級檔案行政管理部門應會同有關部門提出關于重要文件和憑證性文件的制作材料規定和標準，從源頭上控制重要檔案的質量，有了規章和標準，也就有了檔案載體質量鑒定的依據。

4.歸檔鑒定時除了價值鑒定外同時要有質量鑒定（含載體質量鑒定），發生問題及早彌補。

5.檔案館（室）應有計劃地對收藏的檔案實體進行普查和定期復查，發現問題要采取相應措施（如復制、托校等）。

6、近二十年來信息載體材料和記錄方式的種類很多，而且變化速度加快，國家檔案局檔案科研機構應在全面調查檢測的基礎上公布各種載體和字跡的耐久性數據，并對新的記載形式跟蹤檢測，為全國的檔案部門及時提供檔案載體鑒定的科學標準。

4 結論

綜上所述，檔案載體的質量鑒定在歸擋時集中進行，在檔案保存期間結合檔案的保護和保管工作進行，一般應由檔案的接收與保管工作人來做，將此項工作列入他們的工作責職范圍。

檔案質量鑒定后用準確率、完整率、合格率、載體質量褪變率等來反映檔案的總體質量，在檔案管理升級達標的考核驗收標準中有上述內容，這些指標的實際數據應當是經過質量簽定得出的比率，而不是估算的數據。

參考文獻

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