黃思梅
摘 要:隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展,人們步入了信息化時代。大數據時代的到來不僅給企業檔案工作迎來了發展機遇,也帶來了挑戰,使得檔案信息安全受到威脅,需要檔案工作人員采取行之有效的方法,確保檔案科學化管理和信息的安全。本文以“大數據背景下企業檔案信息安全管理之思考”為研究對象,通過分析企業檔案信息管理可能存在的安全隱患,探討了優化企業檔案信息安全管理的策略,以期為當下的企業檔案信息安全管理提供借鑒。
關鍵詞:大數據背景;企業檔案;安全隱患;安全管理;策略
IT新技術在社會生活中的廣泛運用,使得數據種類日益增加,規模日益擴大,人類進入了大數據時代。大數據時代對于企業檔案工作而言是一把雙刃劍,既有利于檔案工作的科學化發展,也為其帶來了信息安全隱患。在大數據背景下,如何做好企業檔案管理工作,保障信息安全,是當前檔案工作者亟待解決的問題。對此,本文進行了相關探討。
1 大數據對企業檔案管理工作的意義
基于計算機網絡技術的發展而形成的大數據技術,能對大規模的檔案數據資源進行分析與處理,挖掘海量數據中的有用信息,便于檔案信息的檢索和利用,對于企業檔案管理工作意義重大,主要表現為:
其一,使企業檔案管理更加智能化、人性化。大數據的技術分析能使檔案管理更具人性化和智能化,提高企業檔案信息服務質量。大數據分析技術能精準分析信息數據資源,搜索有用信息,并簡單方便地獲取所需數據。同時,通過檔案數據信息的網絡共享和系統建設,能加強企業各部門的聯系,實現檔案信息的系統化和體系化,在檔案利用的時候能夠精確導出數據信息,提供更加優質的服務。
其二,有利于檔案信息的管理與使用。企業檔案管理并非簡單的分類與存儲,還需要對檔案價值、利用率等進行區分,以優化檔案信息調取,滿足用戶的搜索習慣,為用戶提供個性化服務。此外,大數據技術還能對檔案調取時間、地點、使用目的以及被利用情況進行記錄,追蹤檔案信息來源及調用情況,有利于檔案信息的管理。
2 目前企業檔案信息管理存在的安全隱患分析
現代信息技術迅猛發展,也給企業檔案信息管理帶來了安全隱患,主要表現在:
其一,網絡環境的不安全將威脅檔案信息安全管理。信息化管理在給企業檔案管理帶來便利的同時,也使其容易遭受來自網絡的威脅,比如木馬病毒、黑客入侵等安全事件隨時都有可能發生。木馬病毒一旦植入檔案信息系統,有可能破壞檔案數據庫,造成數據的丟失、損毀、篡改和泄漏,使檔案管理變得混亂,威脅檔案信息安全。此外,以硬盤、光盤、U盤為載體的檔案信息存儲具有其難以克服的缺點,如數據易損壞、難固定保存等,加之計算機存儲設備升級更新迅速,若不對硬盤、光盤等存儲設備及時更新,極易造成信息數據讀取困難,不利于檔案的使用。
其二,管理制度不健全易帶來信息安全隱患。有的企業雖然檔案建設工作做得很好,但未建立健全的檔案管理制度,使得不法分子有機可乘,利用管理漏洞竊取檔案信息,給信息安全造成危害。例如,有的企業實現了各部門資源共享,由于存在管理漏洞和缺乏必要的技術保障措施,致使個人在進入公司內部網絡系統后極容易查閱到員工的個人信息,包括個人收入情況等隱私信息,這就造成了檔案信息的泄漏。
其三,檔案管理人員素質不高帶來的安全隱患。檔案信息化管理要求管理人員不僅具有專業知識,還需掌握一定的計算機操作方法。但是,目前一些企業檔案管理人員由于知識結構存在差異,知識更新不及時,對檔案管理軟件操作不熟練,極易造成檔案的意外損毀、刪除,給檔案管理帶來安全隱患。
3 大數據背景下優化企業檔案信息安全管理的策略
(一)確保檔案信息管理軟件的安全可靠
企業檔案信息管理軟件應在技術測評與審查以后投入使用,以確保軟件的安全可靠。在應用過程中,還需應用各種網絡安全技術,如安全檢測技術、病毒防治技術等。一方面,可設置檔案系統訪問權限,以識別訪問者身份,可采用用戶名、密碼等方式檢驗,防控網絡非法操作;另一方面,利用病毒查殺軟件定期對檔案管理軟件進行軟件升級和病毒查殺,以防止病毒入侵。此外,還可通過監視計算機網絡服務器,對電子檔案信息實行安全監控及保護。
(二)確保檔案信息采集及存儲的安全可靠
企業應該建起檔案信息數據存儲中心,采用集中存儲和雙機備份等方式確保信息的采集及存儲安全。一方面,信息采集過程中應注意保護信息安全,避免信息外泄,另一方面,可通過在線備份管理對檔案信息進行備份,確保數據安全。在實際操作中,可通過配置磁盤、硬盤陣列擴充計算機存儲容量,以保證容量充足。此外,還可采用加密技術,對存儲的檔案信息進行加密管理,以防止信息被篡改和泄漏。
(三)確保網絡運行環境的安全可靠
電子檔案信息管理具有信息容量大、提取及時等優點,但在具體的網絡運行環境中也容易受到網絡安全的威脅,因此,企業檔案管理人員應優化網絡運行環境,以確保信息管理安全。具體而言,可對本地系統和非常態數據之運行做好監控,構建檔案網絡系統的安全壁壘,采用身份認證、防火墻等技術,加強網絡安全防控,保障信息安全。在進行網頁操作時,應對計算機頁面做好實時監控,避免進入存在安全隱患的網頁;在運行軟件時,要進行殺毒監控,監測防火墻運行狀態,保障檔案信息安全。
(四)制定行之有效的檔案信息管理制度
有關資料顯示,大部分檔案信息泄漏和網絡入侵事件都可通過加強安全管理來規避。為確保檔案信息安全管理,企業還應建立行之有效的檔案信息管理制度,以強化對企業內部的管理,明確各部門職責,落實責任到人,保證管理工作有序進行。企業應根據《檔案法》來制定符合自身需求和管理實際的規章制度,包括檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案存儲制度、檔案保密制度、檔案收集制度、檔案銷毀制度等,并明確保存期限、保密級別,以規范檔案管理,做好企業檔案信息安全管理的防控。
(五)提高檔案管理人員的安全防范意識
人是檔案信息管理的主體,企業檔案管理是否安全,關鍵在于管理人員是否具備專業化素養和較強的安全管理意識。因此,企業應強化對管理人員的培訓,提高其安全防范意識。首先,要使企業檔案管理人員提高對自身工作的認識,明確檔案管理的重要性,以提升其服務意識。其次,企業可與相關檔案工作人員簽訂檔案信息安全管理責任書,明確管理責任,提升管理人員的責任意識,加強對企業檔案信息的保密管理,防止人為因素造成的檔案信息泄漏。最后,為更好地加強人員管理,企業還應優化對人才的選拔與聘用,建立一支專業化的檔案管理人員隊伍,加強業務培訓和安全防范意識培養,提升檔案管理部門人員的整體技能水平。
4 結語
檔案信息安全管理是保障企業生產及經營安全的重要基礎,貫穿于企業發展始終。企業檔案管理人員和經營決策者應提高認識,認清企業發展之特點,根據自身實際采用靈活有效的檔案信息安全管理措施,建立長效發展機制,為企業的檔案信息安全管理工作打好思想基礎,筑牢安全防線,促進企業健康、穩定地發展。
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