人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用分析

南秀

摘 要：人力資源管理中很重要的一部分內容就是人事檔案管理，科學的人事檔案管理能夠有效的對員工進行優化配置，能夠大大提高工作效率。但是目前的人事檔案管理中扔存在一些不足，需要詳細了解問題根本所在，提出合理化建議。本文主要介紹了人事檔案管理對人力資源管理的作用，剖析了人事檔案管理工作中存在的問題，最后提出了對人事檔案管理的對策，對當前人事檔案管理工作打好基礎。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；管理作用；分析

隨著企業信息化的發展，企業對人事檔案管理的要求也不斷提高，人事檔案管理對人力資源管理有著重大的作用和影響，好的人事檔案管理對人力資源管理有促進作用，反之會影響其發展。

1 人事檔案管理對人力資源管理的作用

1.1 促進人力資源科學化管理

人事檔案管理能促進人力資源科學化管理。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，將其做好能對人力資源科學化管理起到推動作用。人事檔案科學化管理的中心內容是對每個員工的信息進行全面了解，根據不同員工的自身情況對員工進行管理。人力資源部門可以通過人事檔案分析每個員工不同的優缺點，找到最適合各員工的工作領域，為其分配最合適的工作崗位。從而將員工的工作效率提高到最大值，充分利用人力資源，提高企業的生產效率。

1.2 促進人力資源的合理布置

通過對人事檔案信息的了解，能夠全面、準確地了解員工的信息，有利于人力資源的管理。掌握了各員工的信息，可以結合個人的特長和優點為其提供合適的崗位，對于特殊人才也可以通過了解進行管理和工作配置，不至于埋沒其才能。在對各員工的信息已了解的基礎上對員工進行管理，員工能在合適的崗位工作，同時能盡可能地將每個員工的才能發揮到最大。

1.3 促進人力資源需求預測的規范化

企業各部門人事管理的好壞對人力資源管理的需求有至關重要的影響作用，要想提高企業人力資源的管理的質量，就要做好人事檔案管理工作，通過人事檔案對各部門各崗位人才的自身情況有全面的了解。在此基礎上，可以對人力資源管理進行統一、全面的規劃，制定企業人力資源體系。企業的人力資源管理離不開人事檔案的科學化管理，沒有人事檔案管理的企業人力資源的管理也一定不會很全面、規范。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理缺乏意識

人事管理部門對人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來。由于人事管理部門對人事檔案的重視度不夠產生的不利影響主要表現在兩個方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多企業沒有做好人事檔案管理工作，導致人事檔案信息不完善、內容卻是甚至內容混亂，從而不能充分發揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人企業設立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現了重保密、輕利用的問題。對人事檔案的管理缺乏統一的管理計劃，管理人員對于如何管理人事檔案以及如何充分利用利用人事檔案對人力資源進行高效管理的認識度不夠。要提高人事檔案服務開發意識，同意對檔案進行收集、整理、保管，將人事檔案科學化管理對人力資源管理的作用發揮到最大。

2.2 管理人員專業水平不足

人事檔案管理工作要求工作人員有專業的的檔案管理經驗和人力資源管理專業知識，由于人事檔案管理工作對專業要求較高，工作人員的平均專業水平參差不齊。人事檔案工作人員的主要工作主要是將員工的信息進行收集、分類整理、統計，工作繁瑣任務量大因而對工作人員的要求較高。當今企業人力資源管理體系中人事檔案管理專業人才較少，其原因主要是高校檔案學專業對相關檔案管理人員的培訓不夠全面，缺乏與社會對檔案管理人員需求的結合培訓，此外，應該致力于培養德、智、技術全方面的檔案管理人才，這樣使管理人員在工作時能保證技術過關，工作效率有保證。有一些單位由于人員體制改革，企業工作較多而在職人員較少，其中有些檔案管理人員身兼數職，這樣很可能使檔案管理人員缺乏足夠的時間和精力用于檔案管理工作。總之，人事檔案管理人員的整體專業水平不足，影響人力資源的科學化管理。

2.3 檔案管理方法落后

隨著科學技術的進步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進。然而一些小規模或不正規的企業由于資金不足、管理水平落后，對人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業的人事檔案管理手段還是傳統的手工管理和經驗管理層次，但是國際統一的檔案管理方法標準已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項的工序復雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當今社會對企業人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經驗管理要耗費大量的時間和精力，不僅工作效率達不到規定的標準，而且對人力資源和財力資源也是一種浪費。

3 人事檔案管理的對策

3.1 動態管理人事檔案

要及時更新、不斷充實人事檔案內容，實現動態管理。傳統的人事檔案管理管理內容一成不變，沒有及時根據相應的變動將人事檔案管理更新，落后的人事檔案管理使得人力資源管理工作不能達到預想的效果。所以，要及時將人事檔案更新，定期對人事檔案中不完善的內容進行補充。再經過信息核對，更改錯誤信息、剔除多余的內容，及時更新、補充人事檔案信息。同時人事檔案不僅要全方位記錄、更新工作人員的個人信息，還要多方面補充員工的現實情況，比如員工的興趣愛好、特長、身體狀況。

3.2 提高管理人員專業水平

人事檔案管理工作對技術要求很高，不只是簡單地對信息進行整理、統計。隨著當今社會數字化的進步，企業人事單位對檔案管理的需求越來越高，人事檔案管理工作不僅要求工作人員掌握檔案管理和人力資源方面的專業技術，還要熟悉計算機及網絡技術方面的知識。所以在選拔該方面崗位的人才時，對應聘者的專業知識、專業技能的要求較苛刻。只有當人事檔案管理人員的專業水平較高時，才能保證人事檔案管理工作的質量，提高管理效率。

3.3更新檔案管理方法

人事檔案管理的發展應結合先進的科學技術，引進國內外優秀的檔案管理方法。因為當今社會的發展方向是信息化、數字化，所以檔案管理的發展趨勢必定會朝著那個方向發展。隨著信息化的建設，檔案管理要朝著自動化、數字化發展，人事檔案管理拜托了之前的人工手工操作而是借助網絡信息技術實行快速高效管理，從而提高人事檔案工作的效率。實現檔案管理的信息化，建立電子人事檔案管理系統，實現人事檔案查詢的快捷性。

4 結語

人事檔案管理對企業人力資源管理有著很大的影響，完善的人事檔案管理有利于提高人力資源管理效率，不合理的人事檔案管理會阻礙企業人力資源管理。企業應改善人事檔案管理中存在的問題，建立好的人事檔案管理體制，為人力資源管理奠定基礎。

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