試論機關檔案管理工作存在的問題及對策

姚冰

摘 要：當下的機關檔案管理工作存在的問題較多，主要為管理觀念陳舊、機關檔案管理設施不齊全、檔案管理技術有待進一步優化、管理人員綜合素質偏低等。一來造成檔案資料遺失、損壞；二來降低了管理效率，給資料利用者帶來了麻煩與不變，使得管理服務質量大打折扣。而本文研究的宗旨正是解決機關檔案管理工作問題，以改善國內機關單位檔案室的工作面貌。

關鍵詞：機關檔案；管理工作；存在的問題；對策

檔案管理（file management）亦稱檔案工作，它是檔案館或相關機構對資料檔案進行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內部人員提供服務的原則，以收集、整理、保管、鑒定以及統計等一系列舉措服務于檔案利用者，檔案館或相關機構通過檔案管理可解決檔案分散、雜亂、量大以及孤本等不利于閱覽與查詢的問題。尤其是機構單位，檔案資料基本屬于機密而重要的文件，稍有遺失或損壞都會造成不可估量的后果。

1 機關檔案管理工作存在的問題

1.管理觀念陳舊

管理觀念陳舊集中體現在機關內部人員對檔案的重要性認知不足。機關內部人員對待檔案一貫保持“使用在前，管理在后”的心態，更有甚者認為檔案應重在利用，而所謂的管理不過是興趣使然，有用之時便稍加整理，無用之時便可束之高閣。這嚴重違背了管理學的根本性思想，如此所導致的后果便是檔案在使用時不是缺頁少字，便是凌亂不堪而難以查找，直接影響機關內部的工作效率。

2.機關檔案管理設施不齊全

影響機關檔案管理效率和質量的首要因素是管理設施不齊全。據調查可知，機關內部雖設有相應的檔案管理室，但絕大多數檔案管理室缺乏較大的存放空間，一部分檔案管理室僅可存放相應的檔案資料，而進入檔案管理室查詢或閱覽檔案資料的人員卻往往會無處落腳。更為慘烈的是，有相當一部分檔案管理室內無可供擺放的書架，檔案資料肆意碼放在墻角或沿墻體一溜排開，而且并未做好相關的防潮、防火措施，以致檔案資料出現丟失、損壞，部分紙張發黃，字跡難以辨認。檔案室缺乏相應的基礎性設施，存在重大安全隱患，尤其對機關機構而言，因機密文件損壞所造成的損失將是無法估量的。

3.檔案管理技術有待進一步優化

現代化技術的出現是對傳統技術的一次革命。現代化技術在檔案管理方面或其他辦公室職能范圍內主要是“無紙化”概念的深入。這種辦公模式理所應當進入各個領域，檔案管理也不應例外。但通過調查發現，仍有部分機關單位未拋棄傳統觀念，所使用的檢索以及查詢方法還能深深折射出時代落差。這種檢索與查詢方式死而不僵，最直接的后果是降低工作效率，同時也會因管理不當造成檔案遺失和損壞等現象。令筆者感到吊詭的是，個別檔案室在管理技術的應用上雖然也表現出了與時俱進的意識，但所采用的計算機卻未連接網絡，無法掃描，更是無法查詢與檢索。計算機最終被淪為檔案室里的裝飾品，以體現某些機關單位的“前衛意識”。

4.管理人員綜合素質偏低

檔案管理人員綜合素質偏低主要表現在以下幾個方面：（1）缺乏先進管理技術：現代化的管理思維不同以往，它體現的是速度快、操作簡便、質量高、損失小。以上這些本應加以利用的優勢，卻由于檔案管理人員缺乏現代化管理技術而終止；（2）檔案管理人員缺乏責任心：檔案管理不同于其他工作，它要求工作人員保持更大的耐心以及對工作產生飽滿的熱情，全身心投入到工作中。而檔案管理人員在工作期間會產生乏味與無聊之感，甚至認為管理工作是最卑賤的工作，沒有任何技術含量可言。正是由于對缺乏職業認同感，以致對待管理工作興趣索然，繼而導致責任心大大喪失；（3）大量的兼職人員充斥其間：機關單位大量聘用兼職人員從事檔案室管工作，體現出了機關單位對檔案管理不夠重視。其結果只能是上行下效，上級部門不予重視，基層人員很難對此另眼相看。另外兼職人員一方面在時間上難以安排，無法確保管理工作處在正常的工作狀態；另一方面兼職人員的專業水平偏低，卻接受系統性訓練，對管理工作一知半解。管理人員專業水平偏低、缺乏責任心也與機關單位未組織相應的培訓計劃以及未建立有效的獎懲制度有關。

2 完善機關檔案管理工作的對策

1.更新管理觀念

更新管理觀念應從以下方式入手：（1）體現“以管理為主”的檔案工作指導方針：作為機關單位及檔案室負責人要在機關內部倡導管理優先的理念，管理人員要在這種工作理念的要求下，時刻將檔案資料的安全性放在首位，嚴禁出現資料遺失、損壞等現象，同時查詢和閱覽人員要妥善保管檔案資料，不得以任何形式或理由破壞檔案資料的完整性，更不得私自將檔案資料借閱給外部人員，以免因資料遺失使得機關單位蒙受巨大損失；（2）轉變服務方式：機關檔案管理室要向圖書館的管理方式學習，化被動為主動，主動為受眾提供服務。內部人員在查詢或檢索過程中，出現任何不便，應立即加以解決，以彰顯檔案管理室的人文情懷，突出個人或團體的優良品質；（3）改變管理方式：管理方式要做到與時代的發展同步，不斷更新管理思維，以體現檔案管理室的開放性和包容性，并使之更加多元化和現代化。在管理的基礎上，加大檔案資料的利用面。對檔案資料進行妥善保管，確保其不丟失、不損壞是管理人員的工作職責，這無可厚，但資料的合理利用也十分重要。檔案資料只有體現出利用價值，才可實現保管的意義。不然，空留一堆資料只能作為無人問津的垃圾被處理。

2.加強管理工作的資源建設

資源建設首先要做好檔案資料的收集工作，完善檔案收藏結構，豐富檔案內容。比如加大多重大事件檔案資料的收集力度，同時要求機關單位的高層領導給予足夠的支持，帶動檔案室全員共同參與檔案收集。開創多種形式的檔案，比如音頻檔案和影像檔案，以擴大檔案收集范圍；其次是加大民生檔案與微觀領域檔案的收集力度。比如建立機關內部人員檔案信息庫，對優秀員工和知名人士的檔案也要加大收集力度；然后是加大新型載體檔案的收集力度，借助現代化收集技術，以錄像等形式詳細記錄機關內部的重要事件，包括外部領導的工作視察情況。如此才可豐富檔案內容，體現檔案資料的服務價值。

3.加強機關檔案室管理人員的綜合素質培養

培養方式如下：（1）組織管理人員參加職業道德培訓，以提升其思想覺悟，增進安全意識，優化服務意識；（2）加強對管理人員的關心力度，建立獎懲機制。機關高層領導要市場下基層予以慰問，關心管理人員的生活狀況、工作狀況以及心理狀況，幫助管理人員走出認知誤區，對表現優良的管理人員給予一定的物質獎勵或提供相應的晉升機會，從而調動管理人員的工作積極性，提高其責任心；（3）輪流選派管理人員去相關單位交流學習，或在機關內被組織管理技術培訓，以優化管理方法，更新管理思維，從而達到提升工作效率的目的。充分應用現代化管理技術以及計算機技術，做到管理工作數字化和信息化。尤其在檢索與查詢方面，通過計算機系統給資源利用者提供更快捷、更全面、更具人性化的服務。

3 結束語

機關單位檔案室不同于檔案館或圖書館，其所存儲的資料相對重要，而且機密性文件較多。無論是遺失還是損壞，所造成的影響都是巨大的。因此，機關單位以及檔案室管理人員要格外引起重視，按照本文所闡述的管理方式，同時消除可能導致管理效率降低的不利因素，爭取早日抹去在人們腦海里留下的管理不善的印象，確保管理質量跨上一個新的臺階。

參考文獻

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