電子文件法規體系建設存在的問題及其對策

摘 要：在現代的檔案工作中，電子文件已成為現代社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。電子文件在辦公領域和檔案管理中，甚至整個社會生活中占據了重要地位。電子文件的法規體系建設的建立和健全迫在眉睫。

關鍵詞：電子文件；法律體系；信息化

為了適應信息現代技術的迅猛發展和未來社會文件主導形態的潛力和趨勢，我們應更加重視電子文件檔案的整理與研究，但這種信息載體革命性的變革在帶給我們諸多便利和高效的同時，也引發了在紙質文件時代所不曾遇到的新問題，使得人們不得不采用新的理念和方法來管理電子文件。而電子文件的管理又離不開與電子文件有關的立法工作，只有在科學、嚴謹的電子文件法律法規體系的指引下，電子文件管理工作的開展才能順利進行。所以，解決電子文件相關立法問題，建立健全電子文件法律法規體系，是迫切的也是必須的，目前，我國電子文件法律法規體系建設遇到的主要問題有：

1 電子文件的法律證據地位不能確立

在當前的檔案法律法規中，我國還沒有一部明確且具有權威性法律確認電子文件全面、明確、肯定的法律證據地位，造成該問題的原因在于電子文件信息的易變性及其與載體的易分離性等因素導致電子文件法律地位的確立步履維艱，成為困擾我國檔案學界和法學界的一大難題。如此一來，電子文件的“歷史記錄”和“社會記憶”的功能，“辦公自動化”和“文檔一體化”的工作模式也無法正常推廣，電子政務建設工程受到了很大的影響。

2 電子文件宏觀管理體系尚不明確

從目前我國已經出臺的與電子文件相關的法律法規、行政規章及至國家和行業標準、基層單位自行制定的一些細則來看，無論是宏觀管理的力度，還是數量，都還無法滿足電子文件管理的需求。很多法規對電子文件的規定還存在著較大的局限性，而且電子文件管理很多方面的立法還存在缺失，這就造成了很多單位尚無真正意義上的電子公文，只能說擁有“疑似”電子文件。國家花大力氣建設的辦公自動化網絡和電子政務系統，雖然大都具備對電子文件的處理能力，但基本上都采用“雙套制”，并且用管理紙質文件的方式來管理電子文件；而在面向社會各方面的服務和管理工作中，依然是紙質文件在起作用。這種大量耗費人力物力且看不到效益的狀況，不在法律層面解決問題，依然會繼續下去。我國的電子文件管理工作是納入檔案工作體系進行統一管理呢，還是另建電子文件管理工作體系，需要進一步的明確。

3 客觀因素制約電子文件法規制度建設的發展

目前在我國的電子文件管理實踐中遇到的比較棘手的問題就是，對電子文件的管理往往需要具備一些計算機和信息管理方面的知識和技能，而這又恰恰是傳統的檔案專業管理人員知識體系中最薄弱的一環，因此很多檔案管理人員依靠傳統的檔案管理知識來管理電子文件，這就產生了很多問題。而具備計算機和信息管理相關知識的人員又對檔案管理的基本知識不甚了解，甚至不愿意去做檔案管理工作。從而造成了這樣十分尷尬的局面，因此培養既具備計算機信息管理能力和檔案專業知識相結合的人才迫在眉睫。此外，很多機構由于經費和技術條件的制約，導致電子文件管理工作進步緩慢。復合型人才的缺乏，實踐工作開展不力，使得電子文件的法規制度建設受到嚴重影響。

針對以上問題，我們必須加以重視，采取有效措施使其及時得到解決。

4 明確電子文件的法律地位

在認識問題上，我們不能再以傳統的對待紙質檔案的固定思維方式看待電子文件，必須對電子文件的原始性及真實可靠性進行重新界定，進而在理論上和實踐上明確電子文件作為法律證據的可采納性，再運用法律手段實施嚴格的真實性和相關性評價，增強電子文件的證明力度，并通過相關立法將電子證據增設為獨立的證據類型，認定電子文件作為證據可以直接向法庭提交，而不用將其轉換成書面或其他形式。在技術保障方面，嚴格的技術保證也是電子文件的法律地位得以確立的關鍵。因為電子文件信息與載體的可分離性，所以必須通過一定的技術手段來確保其在結構形式發生變化的時候仍然具備“原始性”特征。例如電子文件中的電子簽名，可以通過電子簽名技術來證明該簽名不是偽造的，是無法更改的原始技術記錄狀態，但無法證明這份電子文件是“原件”，因為擁有電子簽名的電子文件同樣能夠被拷貝。

5 加大宏觀管理力度，明確電子文件管理工作體系

國家要在通過立法明確電子文件法律地位的同時，制定、補充和完善各個層次的電子文件法規制度。加強已出臺的國家標準、行業標準的執行力度，部分強制性標準可考慮上升到法律法規層面。根據目前電子文件工作的實情，加緊制定相關的法律規范，以彌補相關領域的空白。明確電子文件管理工作體系，可以考慮將電子文件管理納入已有的檔案工作體系，各級單位的檔案部門與電子文件形成部門通力合作，明確分工，建立一套符合電子文件特性和本單位實際情況的管理模式。

6 加強管理人員的業務培訓，提供相關技術保障

從我國目前的情況來看，傳統的檔案管理人員大多缺乏管理電子文件的相關知識和技能，因此必須加強對檔案管理人員的業務培訓，尤其是計算機和信息管理相關知識和技能的培訓，只有這樣才能實現電子文件管理的科學、高效。同時，電子文件本身就是高科技的產物，所以信息技術對維護電子文件安全，推動電子文件管理工作的發展起著至關重要的作用。所以各單位應根據自身情況，加大對信息技術的投入力度，提高本單位的信息技術質量，但也要量力而行，不可盲目投入，操之過急，否則將造成財力人力物力的浪費。

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作者簡介

陳超，男，重慶三峽學院，碩士研究生。