村（居）委會消防檔案管理狀況調查及改進策略

文/中山市三鄉鎮檔案館 鄭穎欣

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村（居）委會消防檔案管理狀況調查及改進策略

文/中山市三鄉鎮檔案館 鄭穎欣

【摘要】消防檔案工作是基層消防工作的一個重要組成部分，對預防火災有著重要作用。本文通過選取中山市三鄉鎮5個村（居）委會2013年-2015年消防檔案管理情況進行調查，對消防管理情況進行定性評價分析，調查結果顯示：消防安全基本情況整體良好，但消防安全重點部位情況、建筑物消防設計、消防設施管理情況、有關重點工種人員等檔案的管理方面仍有改進的空間。消防安全管理情況差強人意，除了防火檢查（巡查）記錄、滅火和應急疏散預案的演練記錄之外，其余項目仍有改進空間。本文就完善消防檔案管理工作從而提升消防安全管理水平提供策略。

【關鍵詞】居委會；消防檔案；管理狀況；策略

消防檔案工作是基層消防工作的一個重要組成部分，消防檔案工作主要包括收集、統計、分類、整理以及保管等幾個方面，對預防火災有著重要作用。檔案工作完善與否關乎企業消防任務的質量，每年村（居）委會形成的消防檔案準確客觀地記載著各企業不同時期的火災隱患，為村（居）委會以及消防部門加強火災隱患排查、消除火災隱患提供了第一手的資料。特別是建筑物經過二次裝修或者損耗，其使用性質和功能也在不斷發生變化，如果沒有完備的消防檔案資料，將無法順利開展各項的消防安全工作。由此可見，規范化的消防檔案管理工作對消防安全有著至關重要的作用。本文通過調查中山市三鄉鎮5個村（居）委會2013年-2015年消防檔案管理情況進行分析，并在此基礎上對消防檔案管理工作中存在的問題及改進策略進行討論。

一、調查方法、內容和結果

（一）調查、統計方法。對選取的村（居）委會檔案管理情況進行調查，并進行數據分析。所有數據經過統一收集、整理后，按照《廣東省村民委員會檔案工作目標管理考核標準》考核標準進行評價分析，評價結果分為“良好”“達標”“待改進”三個層次，計數資料以百分率表示。

（二）調查內容。

1.消防安全基本情況包括：企業基本概況和消防安全重點部位情況、建筑物或者場所施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件和資料、消防管理組織機構和各級消防安全責任人、消防安全制度、消防設施、滅火器材情況、與消防安全有關的重點工種人員情況、新增消防產品、防火材料的合格證明材料、滅火和應急疏散預案等。

2.消防安全管理情況：消防設施定期檢查記錄、消防設施檢測報告及維修保養記錄、火災隱患及其整改情況記錄、防火檢查（巡查）記錄、有關燃電設備檢測等記錄資料、消防安全培訓記錄、滅火和應急疏散預案的演練記錄、消防獎懲情況記錄等。

（三）調查結果。

1.消防安全基本情況調查結果。

表1 消防安全基本情況的評價情況

根據表1可見，評價結果為“良好”的共有27項，占比67.5%；評價為“達標”的共有9項，占比22.5%；評價為“待改進”的共有4項，占比10%。消防安全基本情況整體良好，但消防安全重點部位情況、建筑物消防設計、消防設施管理情況、有關重點工種人員等檔案的管理方面仍有改進的空間。

2.消防安全管理情況調查結果。

表2 消防安全管理情況的評價情況

根據表2可見，評價結果為“良好”的共有25項，占比62.5%；評價結果為“達標”的均共有8項，占比20%；評價結果為“待改進”的均共有7項，占比17.5%。消防安全管理情況差強人意，除了防火檢查（巡查）記錄、滅火和應急疏散預案的演練記錄之外，其余項目仍有改進空間。

二、通過調查發現存在的問題

（一）缺乏重視。就本次調查結果來看，各個村（居）委會都將主要精力放在日常經營業務上，對消防工作不夠重視，在消防管理上也大多沿襲過去的管理方式，安排值班人員進行常規的檢查等，消防檔案管理人員多為兼職人員。部分檔案人員甚至分管，領導不重視消防檔案工作，認為消防檔案安全管理工作做得好壞，關鍵在于企業消防安全責任人。沒有明確和落實領導帶頭，責任到人，并建立獎懲制度，認為只要沒有發生火災，就萬事大吉。

（二）硬件條件和管理水平普遍低下。很多村（居）委會沒有專門的消防檔案管理庫房，消防檔案資料與其他檔案資料混合存放，有效的消防檔案資料沒有及時被收集。沒有完整的、系統的管理制度，導致消防檔案管理工作無法可依，大多憑借經驗對消防檔案進行管理，未形成規范的檔案管理模式，沒有嚴格的分類和保管，有價值的信息丟失。

（三）缺乏有效的監督和管理。部分村（居）委會即便制定了一些管理制度，但是脫離單位實際情況，導致執行上存在困難或者管理人員將這些規定置若罔聞，或者簡單地掛在墻上，缺乏有力的監督，使得消防管理制度流于形式。

（四）消防檔案管理手段滯后。隨著信息技術的不斷發展和進步，電子檔案開始取代傳統的紙質檔案，產生了很多新的檔案形式，例如聲像檔案資料、電子檔案、圖片檔案等，這些檔案形式不僅真實、形象，信息容量大，而且大大減輕了工作的壓力和負擔，將消防檔案管理人員從繁重的檔案整理、分類、保管工作中解救出來，提高了工作效率。然而，很多村（居）委會檔案信息化管理的程度明顯不足，傳統紙質檔案管理模式依然大行其道，紙質檔案不僅需要很大的存儲空間，而且隨著時間的過渡以及保管環境的變化，容易出現磨損或者丟失的現象，給消防檔案管理工作帶來不便，而且檔案管理的效率也十分低下。

（五）傳統的檔案管理方式束縛了新型檔案信息化管理的發展。就目前來說，檔案部門還是傳統的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊思想，伴隨著新技術和相關科學理論的不斷滲透發展，新形勢下的信息化檔案管理涌現出了很多新問題和新情況，這使得一些思想觀念閉塞、行為方面認識不足的工作人員遠遠落后于時代的發展，隨即導致了制約檔案信息化管理發展不良因素的存在。

三、做好消防檔案管理的對策探討

（一）加強認識，引起重視。檔案管理者工作相對比較枯燥和單調，工作成就感不強，容易產生職業倦怠感，進而導致檔案管理工作流于形式。因此，作為單位領導，要加強對檔案管理人員的教育，讓檔案管理人員了解到，在工作中不斷創新和摸索消防檔案管理工作的新方式、新方法，不斷提高消防檔案管理工作的成效。要認識到消防檔案管理工作對于預防消防事故發生的作用和重要性，必須明確和落實領導帶頭，設置消防檔案管理專職崗位，責任到人，并建立獎懲制度。

（二）加大投入，提升軟硬件水平建設。硬件方面：檔案管理現代化是一個復雜的系統工程，它涉及計算機硬件、網絡、數據處理、信息發布和規范、信息安全等眾多技術問題。消防檔案信息化建設不是一蹴而就可以完成的，要搞信息化，就需要購置計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印、復印等設備，全面實現電子文檔一體化管理，步入檔案辦公管理自動化軌道，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費都需要相關資金的投入。

軟件方面：要實現檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業人員要有專業的技能和扎實的知識基礎，所以必須要重視人才的培養，首先就是對在職人員實行各種形式的再教育，以適應技術和科技發展的需要，與此同時要注意引進專業人才，兩者相互結合相互促進，為適應信息化時代的發展建議一支智能化檔案管理隊伍。單位要積極采取各種措施加強對檔案管理人員的培訓，培訓合格的人員才具有上崗資格，通過培訓使檔案管理人員充分掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，最大化的發揮檔案管理工作的效。

（三）創新消防檔案管理理念。要沖破陳舊理念的枷鎖，樹立全新的開放意識和創新意識，檔案部門要對檔案信息資源深度開發利用，以此提供優質高效的服務。提高消防檔案管理工作的現代化水平消防檔案管理者應抓住這個時機，一是利用現有的高速掃描儀、字符識別儀、語音識別儀、光盤刻錄機等數據錄入和存儲設備在現代辦公中的廣泛應用，為檔案信息輸入及文書、聲像資料的存儲大開方便之門。二是隨著計算機硬件技術的發展，利用各種功能強大的應用軟件，使檔案管理工作更為簡單實用。三是隨著網絡技術的充分利用及發展，使檔案利用者足不出戶，各類信息便能信手得來。

【參考文獻】

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