如何維護計算機辦公信息安全

楊意超

（中共廣西壯族自治區紀委、自治區監察廳反腐倡廉信息教育管理中心 廣西南寧 530000）

如何維護計算機辦公信息安全

楊意超

（中共廣西壯族自治區紀委、自治區監察廳反腐倡廉信息教育管理中心 廣西南寧 530000）

隨著信息化時代的來臨，辦公已經在朝著集成化和智能化方向發展，不僅逐漸實現了無紙化辦公，而且在互聯網的影響下，辦公的效率越來越高，但是信息化時代也有諸多不足，會給計算機辦公的信息造成很大的影響，例如互聯網時代可以實現資源共享，所以就會導致信息存在巨大的安全隱患。對此本文重點通過對計算機辦公存在的安全問題進行分析，經過問題找到相關的解決策略，不斷提升計算機辦公信息的安全性和可靠性。

維護；辦公信息；安全；管理；措施

1 引言

不知不覺中我們已經進入了無紙化辦公的時代，如何有效利用計算機的便捷性大大提升互聯網環境之下的辦公，就成為很多人關注的重點問題。一方面計算機相當普及，所有人共處于一個開放的網絡系統中，信息資源實現了共享，但是在共享中無疑存在信息漏洞，受諸多的制約因素限制，導致計算機辦公網絡的信息安全性存在很大的安全隱患，所以辦公人員如何通過計算機提高辦公效率同時又減少信息安全的故障發生就顯得十分重要，除了應該懂得一些基本的辦公技巧之外還需要對辦公的信息安全問題引起高度重視。

2 辦公室信息安全的威脅因素（如圖1）

2.1 設備問題

圖1 計算機辦公信息安全影響因素流程圖

在無紙化辦公的時代，整個計算機辦公的系統十分龐大，儲存了大量的數據與文件，所以一旦丟失會造成嚴重的后果，在通常情況下，信息的安全隱患是由于辦公系統網絡以及基本的電子化設備自身的原因導致，例如整個辦公樓將所有的計算機辦公硬件設備以及線路連接在一起，所以勢必會加大電力線路的承載力，如果處于辦公的集中期就會導致網絡癱瘓或者引發重大的斷電事故，從而由于計算機正在處理的信息以及文件來不及備份導致數據丟失，所以辦公管理人員能否對整個辦公網絡系統以及自身的計算機軟件、硬件設備進行定期的維護與檢查，關系到整個辦公系統的穩定性與安全性。有的辦公場所人員混雜，多臺設備安裝在了公共場合，所以對于十分重要的文件以及辦公數據來講就會留下了巨大的制度漏洞，所以很大程度上，辦公室信息安全的威脅因素主要是設備存在嚴重問題。

2.2 人為因素

如果說電子計算機設備問題是客觀的故障因素，那么人為因素將是需要高度引起重視的主觀因素。由于辦公人員的計算機操作水平不高，所以對辦公軟件的錯誤操作就會造成保存信息的丟失，有的由于人為的信息泄露，所以直接導致辦公信息安全性大大降低；可見人為因素的信息破壞將是無紙化辦公時代十分致命的信息安全隱患因素，通過數據統計分析發現，很多先進的管理人員也會由于技術失誤導致辦公信息泄露，最嚴重的的就是有的單位存在報復心理從而故意篡改公司的辦公文件信息記錄，這樣就會使電腦網絡以及程序設置發生改變，存在嚴重的利益糾紛，對網絡信息進行越級、越權訪問，導致核心的機密信息遭到非法竊取。從而不難發現，計算機信息的安全工作要想做到位離不開辦公人員的精細化管理，減少技術性失誤，降低信息安全風險。

2.3 病毒侵入

21世紀是信息化時代，所以互聯網帶給我們的巨大影響無法忽視，但是也有人針對此提出了“互聯網是一把雙刃劍，利用得好可以起到事半功倍的辦公作用，如果利用不好就會貽害無窮”，顯然計算機網絡大大提高了我們辦公的效率，但是互聯網巨大的風險我們不得不引起高度重視，當我們在網上尋找信息、資料時，每一次瀏覽記錄很可能會被不法分子利用，所以并不能保證每一次辦公都是安全可靠的，網絡就像一個魚目混雜的市場，有我們所需要的各種形形色色的信息資源，但是殊不知每一次資源的共享就會伴隨著巨大的網絡病毒進入我們的辦公網絡系統，很多病毒文件、木馬信息嚴重造成了信息的干擾，如果我們在辦公室時過于疏忽，就在復制這些文件的同時遭受病毒的侵害，嚴重時導致整個計算機辦公系統發生癱瘓，從而引發重大的信息丟失事故。

2.4 黑客攻擊

計算機操作技術如影隨形，很多網絡中的不法分子技術手段非常高明，所以會有大量的黑客攻擊我們的辦公系統，從最近的實踐發現，常見的黑客攻擊主要是計算機本身存在嚴重的信息漏洞，另一方面TCP/IP協議之間存在技術漏洞與風險。隨著新的技術不斷出現，黑客的攻擊手段也越來越多，所以每天都會有不同形式、不同種類的黑客攻擊事件發生；但是計算機網絡辦公系統的應用更新周期相對較長，因此這些黑客攻擊事件很多情況下我們并不知情，要經過人為處理才能發現，所以黑客可以采取趁虛而入的方式進行攻擊。但是當我們發現諸如此類的技術失誤問題時，另外的信息安全事件又出現了，所以，黑客總是采取多樣化的手段對我們的辦公數據信息進行竊取。

3 如何維護辦公室信息的安全

圖2 維護計算機辦公信息安全流程框架圖

3.1 做好數據備份工作

數據的備份工作是保護計算機辦公數據安全性的一個重要方法，在平時的辦公過程中，辦公人員要逐漸養成一種勤于備份數據信息的習慣，備份主要是針對計算機網絡中相對重要的文件信息進行復制保存，這樣一旦數據辦公文件遭到人為因素的損失或是技術設備因素造成的損失，都可以找到備份的源文件，最重要的就是可以通過備份的數據文件將計算機網絡辦公環境下的操作系統進行恢復。

3.2 強化信息安全意識

隨著信息化的時代來臨，計算機的安全意識我們需要不斷加強，盡管計算機系統可以在不安裝查殺毒軟件的情況下進行，但是這樣勢必會加強網絡辦公的風險，對此管理人員以及辦公人員需要提高自己的信息安全防范意識，除了勤于對每天的辦公重要信息進行備份之外，還需要將殺毒軟件安裝以及定期進行更新，減少病毒的侵害，在計算機病毒的防治方面要加強管理，經常清理不必要的文件，在上網的同時通過正規的渠道以及途徑查找資料和信息，減少病毒的侵入，在訪問網絡時要定期對瀏覽的頁面數據信息記錄及時清除，以免不法分子竊取重要的信息資料。總之網絡是一個不安全的信息環境，在每一次辦公時都要將信息安全的理念牢記心中，防微杜漸，以免因信息丟失造成不必要的麻煩。隨著科學技術的發展，多種多樣的網絡危害圍繞在我們的辦公過程中，當在計算機中使用外接的數據或電子設備時，要經過病毒消除降低危害，例如常見的U盤等信息傳輸介質在信息保存時一定要全盤進行清理病毒，然后再安全打開，這些基本的防范意識都是一個現代化信息時代，網絡辦公人員需要具備的安全防范意識。

3.3 設置信息密碼

由于單位的辦公計算機網絡是處于一個巨大的公共場合，所以人員的混亂就會導致信息的竊取，在自己的電腦中要設置一定的開機密碼，密碼的設置要經常更換，難度要適中，經過分析發現，大多數的辦公用戶都通過給自己的電腦設置開機密碼來保護其中的信息數據安全，這不失為一種良好的信息保護方法，但是要有效保證信息數據的安全性除了設置基本的密碼之外，管理人員還需要對該單位的整個計算機操作系統設置一套管理的標準，除了防止內部人員的機密竊取之外，還需要減少外來因素的信息盜取行為發生，減少用戶的非法登錄，保證客戶端的數據安全。

3.4 提高認證等級

辦公系統的認證需要高科技的認證系統奠定基礎，為了增強信息的使用安全，人們在通常的辦公過程中通過數字認證證書的形式以及USB智能卡的形式，把二者相結合認證提高了認證的等級，與傳統辦公用戶輸入口令結合用戶名認證的方式相比，提高了數據保護的安全性和可靠性。

4 結語

綜上所述，信息化時代數據安全問題已經無法回避，如何加強辦公用戶的信息安全，減少因數據丟失而造成的巨大損失，這是每一個人員需要關心的問題，只有不斷提高我們的辦公安全意識，通過合理的手段降低人為技術因素的損失，才能有效提高辦公水平。

[1]陳珊瑜.解析如何維護計算機辦公信息安全[J].辦公室業務，2013，05：152.

[2]劉 欣.維護計算機辦公信息安全的思考[J].科技與企業，2015，16：90.

[3]張嘉.網絡環境下計算機信息安全防護措施[J].計算機光盤軟件與應用，2014（03）

[4]楊紅格.計算機辦公系統存在的問題和解決辦法分析[J].信息與電腦（理論版），2012（08）.

TP309

A

1004-7344（2016）04-0288-02

2016-1-13

楊意超（1985-），男，大專，主要從事網站、辦公網絡維護方面的工作。