學校檔案管理中服務意識的強化方法

劉芳

摘要：21世紀，在激烈的社會競爭中，人才顯得尤為重要。為適應社會的發展，越來越多的人開始走進學校充實自己，以便自己能夠在社會中擁有更強的競爭力。為滿足現代人的學習需求，許多學校紛紛選擇擴大自己的建造規模，這給學校的管理帶來了大量的麻煩，必須對其進行有效的改革。通過研究分析學校檔案管理在學校建設過程中的作用，發現學校檔案管理在學校管理中的重要性。針對現階段我國學校檔案管理過程中存在的一系列問題，進行討論，進而提出解決這些問題的一些方案。

關鍵詞：學校 檔案管理 服務意識 強化方法 決策

學校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會實踐、教學成果等一系列資料，對學校師生以后的就業和晉升有著重要的作用，因此，學校的相關人員必須對學校檔案管理給予足夠的重視。現階段，我國居民對于知識的重視程度不斷加深，學校的學生日益增多，學科資料、學生信息、檔案資料等也越來越多，這給學校的資料管理人員造成了極大的困難。針對這些問題，進行研究分析。借此平臺，與各位相關研究人員切磋討論。

一、學校檔案管理的作用

1.記錄學校發展史

一般來說，人的記憶是有限的，所以有時候需要利用文字來記錄過去時間內發生的事情。學校檔案的功能就在于此。學校的檔案應記載著自學校建立以來所發生的各個重大事項，包括教學、科研、學生檔案、教師履歷等等，是整個學校運行過程中不可缺少的一部分。學校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學校發生的重要事件，蘊含了大量可靠的信息。伴隨著時間的流逝，許多事情只能通過學校的檔案來查詢獲得。

2.為決策提供依據

學校檔案記錄了學校的發展歷程，匯集了學校的知識成果、教育經驗等，可以為學校的各種決策提供依據，具有極大的價值。主要體現在以下兩個方面：第一，教學管理作為學校工作的核心，引起了學校相關部門的強烈重視。在對本校的教師進行教學質量評估的過程中，需要對參與教學評估的教師的論文發表、研究發明、就業情況等一系列教育成果進行調查對比，而這些程序的進行主要是依據學校的現存檔案來實現的。第二，學校的領導決定了學校的運營軌跡，但是大多數學校領導層的任期都具有一定的時間限制，他們只是學校某一時間段的參與者，對于學校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開，學校的領導階級必須通過查閱學校檔案來了解學校的發展與前景。并在此基礎上，做出正確的決策，促進學校的發展。

二、現階段我國學校檔案管理中存在的問題

1.學校對檔案管理重視度欠缺

受過去舊式思想觀念的影響，現階段我國大多數學校并不能真正的意識到檔案管理的重要性。因此，在平時的工作中，并沒有許多學校對檔案管理給予應有的重視，導致很多麻煩的產生。例如：在現實的學校管理中，許多工作人員由于缺乏對學校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時或者材料內容不健全，導致學校的年立檔歸卷無法按時完成，給以后學校工作的展開帶來了極大的不便。

2.學校檔案管理中硬件設施較差

目前，我國學校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務意識中，不能適應新時期的學校檔案服務管理。過去，學校的檔案管理工作長期處于手工操作進行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著科技的發展，計算機技術不斷進步，舊式的管理方式早已不能滿足日益發展的社會的需要，必須對其進行技術的革新。為更好地保管檔案，學校應配備較為先進的計算機設備與相關軟件，對學生檔案實行集中管理。對于紙質的檔案，也應注重防潮、防蛀、防火等，使學校的檔案可以長期保存。

3.缺乏專業的檔案管理人員

由于缺乏對學校檔案的認知度，一些學校并沒有按照相關規定設置專門管理學校檔案的職位，而是讓學校的教師或者學生來兼職，致使學校的檔案管理工作出現了大量的問題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專業出身，對于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對于檔案管理的專業素養。有的兼職人員甚至沒有經過一些適當的培訓，使學校的檔案管理工作存在著較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時還忙于其他的工作，并沒有多余的時間來進行學校檔案管理工作方面的培訓，更沒有多余的時間與精力來管理學校的檔案。

三、如何更好的強化學校檔案管理中的服務意識

1.增強學校對于檔案管理的重視程度

思想是一切行動的前提和基礎，只有從根本上轉變觀念，才能最終體現在行動上。因此，要想強化學校檔案管理的服務意識，就必須首先從思想上轉變觀念，增強學校對于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時也要求學校其他人員對于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學校相關領導應準確認識到檔案管理對于學校發展的重要性，通過自己的實際行動，為全體師生樹立一個良好的榜樣。同時，學校應對檔案管理的重要性進行宣傳講解，讓全體師生了解到學校的檔案管理與他們自身的利益息息相關。由于檔案管理的目的是為學校的各個部門、機構提供有用的信息，所以，學校各個職能部門之間的默契配合也是對學校檔案進行有效管理的重要條件。針對這種情況，學校應定期對各個部門進行檔案管理的培訓，使大家明確了解自己的職責，增加各個部門之間的默契度，提高學校的工作效率。

2.強化學校檔案管理的信息化服務水平

隨著我國經濟的不斷發展，越來越多的人認識到了知識的重要性，紛紛選擇走進學校充實自己。為給越來越多的學生提供更好的學習環境，我國大多數學校選擇擴充自己的學校規模。學生數量不斷增多，學校規模不斷擴大，導致學校的檔案越來越厚，給學校的檔案管理人員帶來了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應日益發展的社會的需要。近幾年來，計算機技術快速發展，給我國學校檔案管理工作帶來了極大的方便。檔案管理數字化主要包括檔案數字化信息采集、檔案數字化查閱系統與檔案日常管理系統三個方面。這三個系統之間相互影響，相互聯系。如果其中一個系統出現差錯，勢必會影響其他兩個系統的正常運行。例如：檔案數字化信息采集系統出現錯誤，信息采集的不準確、不及時，勢必會影響檔案數字化信息查閱系統對于所收集信息的快速反應。檔案日常管理系統也由于檔案數字化信息采集系統所采集信息的失誤，不能及時有效地對所采集的信息進行歸類整理。這嚴重違背了學校進行檔案管理的初衷，降低學校的工作效率。

3.提高檔案管理人員的專業素養

學校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務量重。現階段，我國大多數學校并沒有配備專門的管理人才對于學校的檔案進行管理，不能滿足學校對于檔案管理的要求。針對這一現象，學校應聘請專業的檔案管理人員對學校檔案實行嚴格的監管，并定期對學校檔案管理人員進行專業的檔案管理培訓，不斷加強學校檔案管理人員的專業素養，提高檔案管理人員的業務能力，為學校全體師生提供更好的服務，進而提高整個學校工作效率。值得注意的是，在對檔案管理人員進行業務培訓時，不僅要加強對檔案管理人員專業理論知識和先進技術實際操作能力的培訓，還應注重對于檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的職業道德。此外，為提高學校的檔案管理效率，學校還可以建立激勵制度，對于表現突出的檔案管理人員進行適當的獎勵。

總體來說，隨著人們對于知識的重視程度不斷加強，越來越多的人選擇再一次走進校園，充實自己。學校為適應現階段的發展需求，不斷擴大學校的規模。不斷增加的學生數量，不斷發展的學校進程，導致學校的檔案資料越來越厚重。這給我國學校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問題，提高學校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國學校的檔案管理工作中存在著包括學校對檔案管理重視度欠缺、學校檔案管理中硬件設施較差、缺乏專業的檔案管理人員等幾個方面的問題。針對這些問題，通過一系列的研究分析，對如何才能更好的強化學校檔案管理工作中的服務意識進行了大量的討論，提出應在增強學校對于檔案管理的重視程度的基礎上，利用計算機技術，強化學校檔案管理的信息化服務水平。同時，應對檔案管理人員進行定期的培訓，使其緊跟時代的發展潮流，提高檔案管理人員的專業素養，更好地為全校師生服務。

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