從文件生命周期看供電企業檔案的保密與利用

翁凱琳

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 保密是檔案管理的基礎，利用是檔案管理的目的。如何解決好檔案利用與保密的關系，已成為新時期供電企業檔案工作重要的研究課題。本文從文件生命周期出發，探討新時期如何在保密的前提下更好地發揮檔案的作用。

關鍵詞 文件生命周期 保密 利用

“文件生命周期”指的是文件從產生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。文件在生命周期的各個階段中進行著有規律的運動，每一階段都被賦予不同價值。同時，也正是由于在生命周期的各個環節中檔案的整理、存放與利用不同，其開放與利用可能存在的泄密可能性也有所不同。把握檔案生命周期，平衡保密與利用的關系，才能更好地實現檔案工作的意義。

一、檔案開放與利用中存在的問題

（一）檔案歸檔前的泄密

按照生命周期理論，在歸檔前文件對形成機關來說具有原始價值。一般而言，供電企業都能認識到檔案安全的重要性，對已接收歸檔的檔案安全管理較為規范，但是歸檔移交之前的文件材料的安全，卻很容易被忽視。特別是工期長、人員變動大、案卷數量多的項目，雖然文件材料雖沒有正式經審核、整理后歸檔，但部分文件已經涉及敏感數據，如果保管條件不妥善，容易發生文件遺失、泄密等情況，給企業造成損失。

（二）檔案利用中的泄密

在歸檔后，文件主要是對其所有機關和利用者具有從屬價值。在這一階段，主要是由部門的檔案管理人員按照企業規定的程序及條件對其進行專門管理。在這一環節中，主要泄密的風險存在于利用過程中，如檔案閱覽、外借、復制過程，都存在信息泄密風險。尤其是隨著辦公自動化的迅速發展與普及，大量的計算機軟盤、移動硬盤、光盤、磁帶等數字化介質成為主要的歸檔來源，給保密工作增加了難度。

（三）檔案銷毀的泄密

當現行價值完全消失后，檔案走到衰退期，經由檔案管理人員鑒定可以銷毀后，這一階段的泄密風險則主要在于銷毀過程。如果只是自行簡單處理，沒有進行規定處理，則容易造成泄密，必須在保密部門的指導下由相關的技術人員負責處理。

二、做好檔案開放利用中的保密工作

（一）完成檔案開放利用前的準備工作

從檔案的源頭開始，進行前段介入，注重未歸檔文件的整理和保護，設置保管文件的場所和設施。 一要做好檔案案卷的分類整理。對涉密檔案和非涉密檔案進行認真劃分和鑒別，做到分類科學、組卷合理、編目清楚、摘要準確，確保開放檔案案卷的內在質量。二是審查確定檔案的開放與控制范圍。在開放前，檔案專業人員應根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行鑒定，嚴格遵循《保密法》與企業的有關規定，劃清密與非密、內部與外部的界限，確定能開放利用的檔案。

（二）加大檔案利用過程管理與監督的力度

做好檔案利用中的管理與監督是做好科技檔案保密工作的關鍵環節。通過利用過程的監督管理，發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而較好地平衡檔案利用與保密二者之間的關系。

1.加大力度，嚴格執行保密工作管理辦法，并且根據實際情況進行完善執行。一是要實現檔案管理規范化和標準化，；二是要規范保密檔案的管理行為，用完后應及時歸檔，專柜存放，集中統一管理，定期檢查；三是要明確使用人員的使用權限，嚴格審批程序，使檔案利用有章可循。

2.強化電子檔案安全保密工作。在保護檔案利用的過程中，要特別關注對電子檔案網絡信息安全的保密管理。一是嚴格根據相關規定，對電子檔案信息系統主體及其與外界關聯行為進行規范和約束。二是技術監督，一方面涉密網絡必須與互聯網實行物理隔離，增強涉密網絡的技術防范能力。同時，定期進行網上信息檢查，確保涉密檔案信息不上網。

（三）嚴格落實銷毀措施

電子檔案隨著目前科技手段的提升，即便刪除了有關文件或進行了格式化，甚至在介質已經損壞的情況下，都可以通過專業手段恢復和提取大部分數據，有可能造成泄密。涉密數據存儲介質報廢時， 必須進行清點、登記、建立銷毀檔案， 履行必要的手續。

（四）失密泄密的應對措施

如果在檔案的生命周期中，一旦發生人為或自然災害引起的泄密事件，必須在第一時間向主管領導和上級業務部門報告，及時采取有效的補救措施， 將損失控制在最小程度。

三、結語

如何合理地利用檔案，為企業工作服務，是檔案工作的根本目的，也是檔案部門的職責所在。對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。只有從檔案生命周期入手，在檔案各個環節都注重平衡好利用和保密二者關系，盡可能地挖掘檔案利用價值，同時又避免在檔案的利用過程中造成泄密，才能真正實現檔案工作的價值，更好地為企業服務。

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