淺議企業文書檔案收集與歸檔工作

白芝梅

摘 要：企業文書檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，具有查考憑證作用。文件的收集與歸檔是將文件轉化成檔案的重要環節，也是檔案管理的核心內容，制約著檔案管理工作的效率和質量。本文基于文書檔案收集與歸檔工作的重要意義，探究了在日常檔案管理實踐中存在的問題，并提出建設性的改進意見及應對策略。

關鍵詞：文書檔案；收集；歸檔

文書檔案是歷史發展進程的文字載體和客觀依據，記載著特定社會背景下、一定歷史時期內，問題的產生、所采取的解決措施以及產生的結果。文書檔案管理在檔案管理工作中兼具重要性和基礎性等特點，文書檔案的收集與歸檔是企業各項管理工作中的一項輔助性和服務性的檔案管理工作。文書檔案收集與歸檔的重要性日益凸顯，只有規避可能出現的問題，確保文書檔案內容的連貫性、完整性和真實性，才能使文書檔案在日常管理和運營活動中發揮最大效用。

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業的各項管理工作中起到基礎性和輔助性的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎和重要環節。文書檔案所涵蓋的內容相當龐雜，其中不乏涉及到企業的發展進程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對于企業的戰略發展與重大決策有著重要的參考意義和依據價值。文書檔案中的重要文件材料，如計劃任務書、審計報告、考核評定辦法等，對其進行收集、歸檔，確保形式完整、內容準確，則會對企業處理日常事務、調整發展戰略提供事實依據。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.文書檔案管理人員管理意識薄弱

文書檔案管理在整個檔案管理工作中屬于基礎性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關部門以及工作人員的重視，主要體現在工作人員綜合素養有待提高，缺乏對文書檔案的管理意識。如，將文件按級別劃分，只關注重要文件，對于普通文件的重視程度遠遠不夠，致使文書檔案管理工作的質量大打折扣，維持在低效率運行水平，更為嚴重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現缺失和破損的現象，無法確保檔案的真實性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責任感和工作責任心。工作人員是檔案管理的執行者，人員要素出現問題，勢必會拉低檔案管理工作的質量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時，并未對檔案資料的來源和出處進行核實，真實性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴謹性、規范性，利用價值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時俱進、順應技術變革，及時更新和學習檔案管理技術，在識別檔案真實性和有效性上缺乏應有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實際操作問題，應引起相關部門的重視，并及時采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進一步加強收集和歸檔的力度，從以下幾個方面進行探索：（1）流程的規范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時的現象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統的文字檔案運用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進行存檔。而檔案管理技術的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關工作人員尚未扭轉對于電子文書檔案的看法，缺乏對電子文書檔案收集和歸檔的意識，經驗不足。在實踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補充，因而要對這兩種歸檔模式加以綜合運用，進一步加強文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對歷史信息的統計和記錄，只有作為真實信息的載體時，才能發揮應有的參考、備查效用，檔案管理實踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實性、權威度受到極大的挑戰；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應的時間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進而對真實性和可靠性產生負面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個重要指標。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數量大、內容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現遺失和錯誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續工作的開展設置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進行日常工作時，由于職責劃分的模糊性以及個人經驗的制約力等綜合因素的影響，導致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運行，往往會出現收集與歸檔不全面的問題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進措施

1.提升檔案管理人員的業務能力和綜合素養

對于檔案管理人員的評價，應從兩個維度來衡量：業務能力和綜合素養。（1）業務能力，包括檔案管理人員系統掌握專業領域的管理知識，并能夠熟練、靈活的將其運用于日常檔案管理實踐中，從而將知識與技能相結合，進一步形成檔案管理核心能力。優秀的檔案管理人員除了要掌握自身領域內的知識與技能外，還應具備檔案管理的主動性等職業習慣，充分調動管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業務能力的實現有賴于內部培訓，相關部門主管人員針對檔案管理人員的階段性績效目標和業務能力指標，制定出相應的專項培訓計劃，通過培訓的方式，促使檔案管理人員在較短的時間內，熟練掌握領域內的知識與技能，并于培訓結束后進行考核，在培訓的終端把握檔案管理人員的培訓效果。（2）綜合素養，綜合素養涵蓋了工作態度：敬業精神，責任心，使命感；文化修養：學識、文化層次、主動學習的能力；心理狀態：積極樂觀、熱情友善、堅毅果敢；價值理念：奉獻工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養是其內在狀態，而業務能力是其外在表現，內心狀態與外在表現之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養彰顯管理人員積極健康的狀態，為業務能力的培育提供良好的素質條件；而過硬的業務能力使得管理人員在優秀的績效激勵下，保持積極進取的內在狀態。

2.優化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時、省力、高效的完成工作，減輕了工作負荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學、合理的歸檔范圍應具有一定的適應性和針對性，以企業的整體發展戰略為依據，立足于實際需要，依照相關制度規范、工作職責范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現實需求，就失去了存在的意義和價值，甚至會阻滯檔案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關部門應在考量現實需求和自身發展的基礎上，及時調整文書檔案管理制度中的不適應性，及時更新制度，來適應不同時期、特定條件下對于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統的軌道上積弊已久，多體現為缺乏主動性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實現新的突破。（1）問題反饋的及時性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規避可能出現的紕漏，但問題的出現在所難免，如不及時處理，會造成巨大的管理成本，降低企業的運營管理效率，因此，出現問題應及時反饋并處理；（2）工作的主動性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動為主動，相關管理人員主動開啟與別的部門的聯系，統籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進程，定期實行檢查，確保檔案材料的真實性、可靠性、連續性，主動做好每一個細節工作，滿足各部門乃至整個企業對于檔案資料的需求；（3）硬件設施的完備性。檔案管理人員在進行檔案收集與歸檔工作時，容易因短期內無法克服的人員特質因素，而導致工作失誤，如：人員素質、業務能力、工作態度、工作疲勞度等。在信息技術如此發達的當下，充分利用高科技設備，可以有效規避人員特質因素而產生的工作失誤和潛在危機，還能節省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

四、結語

文書檔案作為行政管理活動的記錄載體和現實依據，其重要地位不言而喻，文書檔案的收集與歸檔工作兼具基礎性、輔助性和重要性，是文書檔案管理工作的關鍵環節。因此，在日常檔案管理工作中，優化文書檔案的收集與歸檔工作，及時發掘可能存在的問題與潛在隱患并調整策略，制定切實可行的應對措施，確保文書檔案的連貫性、完整性和準確性，促進文書檔案收集與歸檔工作的有序進行，不斷提升文書檔案管理的效率，更好的為企業服務。

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