現代化管理辦法在事業單位檔案管理中的運用

李洋

摘 要：當前我國的事業單位，正隨著時代的步伐不斷向前邁進，同時其功能也在朝著服務化、多樣化的方向發展，為了迎合時代改革的具體要求，我國的事業單位必須對單位檔案的管理進行有效的完善，加快運用現代化的管理辦法和手段，從而提高整體的事業單位工作水平。但是，當前的單位檔案管理并沒有完全地融入現代化的網絡技術，存在著許多的管理問題，必須做出盡快的整改。

關鍵詞：現代化管理；事業單位；檔案管理

隨著信息化網絡時代的全面到來，各事業單位的工作辦事效率正處于不斷地上升階段，而其自身的檔案管理水平也因為融合了現代化的科技手段而逐步提升。但是，科技設備為單位檔案管理帶來的不只有管理效益，也出現了一些問題和缺陷，如整體檔案管理存放制度不完善、檢索速度十分慢等，這些問題出現的最主要原因在于沒有對現代化管理辦法進行正確地認識，其操作人員的專業素質也有待提高。當前的事業單位檔案管理，已經越來越離不開現代化的管理設備和手段，而如果要想獲得進一步的管理方面的突破，就必須正視檔案管理當中的各種問題，采用現代化的管理措施進行有效的解決，同時逐步健全檔案管理機制，使檔案管理更加具有可操作性。檔案管理是事業單位進行辦公的核心環節，它不僅可以促進辦公的效率，也能夠也能夠記錄事業單位的各項工作的具體流程，便于查閱尋找，并為事業單位接下來的工作提供方向和操作依據。因此，為了在日益發展的時代下全面促進事業單位的工作效率和辦公水平，必須逐步推進現代化的管理辦法，構建科學的檔案存儲管理系統。

一、現階段事業單位檔案管理存在的主要問題

（一）整體的檔案管理制度沒有全面地結合時代性

由于現階段的我國正處于高速發展的社會狀態，國家的各項事業日益變化，事業單位需要不斷進行工作內容和設備的革新，一旦出現對社會進展信息缺失的狀況，很容易造成事業單位各項工作的落后和延誤。而要想從本質上提升事業單位的工作效率，必須著重完善現階段的檔案管理制度，但是，當前許多事業單位的檔案制度并不能很好地與時代接軌，沒有及時進行設備和管理系統的更新，甚至許多單位的檔案管理主要采用的還是文籍庫存的形式。因此，事業單位的檔案管理必須采用新的管理措施與手段，積極進行現代化設備的革新，努力收集并保持檔案管理信息的先進性，優化現有的檔案管理制度，使事業單位的內部管理系統始終處于時代前沿的地位。

（二）檔案管理中的程序銜接不當、檢索十分不易

雖然當前我國的多數事業單位都采用了現代化的檔案管理存儲設備，但是其在各個單位中的具體應用和操作程序都是不同的，而且許多事業單位的管理人員都對現代管理設備的性能缺乏一定的認知，不能較好地加以利用，實現其功能的最大化。在實際的檔案管理過程當中，事業單位往往進行了檔案管理的部分形式化作業，而實際的操作程序卻無法進行具體的銜接，而且建立了許多繁瑣的搜索工具，導致檢索的過程十分冗雜，效率十分低下，缺乏實效性。

（三）檔案的管理措施不當、發揮不出本質的作用

在當前的信息化網絡時代下，事業單位能夠較好地保存以往的工作記錄，便于進行及時地糾正和引用，同時電子設備的存儲空間是十分大的，事業單位并不需要擔心儲存的數量問題。但是，雖然現階段的檔案管理主要由計算機等電子設備操作，仍然需要一些人為的管理措施，比如對檔案進行整理歸集、分類排序等，從而提高檢索查找的效率，可是現狀并非如此，當下的事業管理人員已然形成了對電子管理設備一定程度上的依賴，對檔案的管理規范幾乎全都由這類設備運行，同時對于其中過時的無實際功能的檔案未能進行及時地清理革新，導致檔案管理信息查詢系統存在著許多的漏洞，實際的文件整體繁雜不清，檔案的信息無法得到最有效地運用，發揮不出應有的功能。

二、現代化管理方法在事業單位檔案管理中的運用策略

面對當前我國事業單位檔案管理中存在的各種問題，必須加快全面落實現代化的管理方法和手段的步伐，促使事業單位的檔案管理水平不斷上升，同時要在運用信息設備管理的基礎上，加入現代化的人為管理方法，使事業單位的工作開展變得更加順利，辦公效率獲得有效提高。

（一）加強檔案管理制度的科學規范化

現有的事業單位檔案管理制度，在各個環節和實施中都存在著許多的不足，要想使其更加的具有執行力和操作力，事業單位應當優先進行檔案管理制度的規范和深化，利用新型的科技電子管理設備不斷對檔案進行科學的整理分配，同時在時代的督促下加大對管理制度的革新，使其隨著時代的進步不斷具有新鮮的活力和動力，能夠在日益變化的社會中保持其先進的管理水平。除此之外，在進行檔案管理制度的創新和制定時，管理者要充分結合事業單位的實際工作，采取因地制宜的管理方式，促使檔案管理制度能夠得到最有效的深化。

（二）提高管理人員計算機網絡設備的操作水平

新時代下的事業單位檔案管理必然離不開計算機網絡設備的運用，但是許多的事業單位管理人員對計算機的管理運用手段并沒有較好的認知，其計算機的操作水平也亟待提升。因此，事業單位必須對管理人員進行專業素質的強化，提高其基本技能的操作能力，逐步加強計算機管理在檔案管理中的實際運用，使得新時代的檔案管理更加具有條理性和科學性。

（三）健全現代化的管理措施與手段

當前事業單位的檔案現代化管理手段是多種多樣的，而且分別具有不同的可操作性，在實際的檔案管理過程中，事業單位應當根據具體的工作要求建立相應的檔案管理數據庫，對檔案進行分批分類管理，形成便捷的管理查詢系統，簡化工作內容，提高辦公的效率。

三、結束語

在時代發展的新階段，面對時刻變化著的社會，事業單位若想保持持久的活力，逐步提升檔案的管理水平，就必須深入落實現代化的管理制度，充分利用現代化的管理方法，發現并解決當前檔案管理制度中的不足，使檔案管理變得更加具有實效性，最終全面提高工作的效率。

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