論云存儲(chǔ)環(huán)境下的人事檔案管理

劉春澤

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，云計(jì)算技術(shù)也獲得了較大的發(fā)展，給目前的人事檔案管理工作帶來了發(fā)展機(jī)遇，促進(jìn)了人事檔案管理理念的更新以及服務(wù)方式的改進(jìn)，推動(dòng)了人事檔案管理工作的高效進(jìn)行。基于此，本文以“云存儲(chǔ)環(huán)境下的人事檔案管理”為主要研究對(duì)象，分析了云存儲(chǔ)應(yīng)用于人事檔案管理的意義及存在的問題，探討了相關(guān)的管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：云存儲(chǔ) 人事檔案管理 意義 問題 策略

信息化時(shí)代的到來，使得大量信息產(chǎn)生，如何保存越發(fā)龐大的數(shù)據(jù)信息資源成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。基于此，云存儲(chǔ)技術(shù)得到開發(fā)與利用，有效緩解了數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)量過大的壓力。云存儲(chǔ)具有高速度、大容量、易搜索等特點(diǎn)，相較于傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式而言，其設(shè)備數(shù)量更多，分布區(qū)域更廣。這些設(shè)備由網(wǎng)絡(luò)連接起來，并通過計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)協(xié)同式工作，實(shí)現(xiàn)了管理的一體化。同時(shí)，云存儲(chǔ)突破了單機(jī)存儲(chǔ)的容量、空間及地域限制，能使用戶更加自由、便捷地獲取數(shù)據(jù)資源，滿足了用戶的現(xiàn)實(shí)需求。本文探討云存儲(chǔ)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高人事檔案管理工作之效率和水平皆具積極意義。

一、云存儲(chǔ)應(yīng)用于人事檔案管理的意義

目前，我國人事檔案存儲(chǔ)工作仍以手工操作為主，需要消耗大量的時(shí)間及人力，且檔案的統(tǒng)一、精準(zhǔn)、完整化管理難以實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)方式下人事檔案管理工作的查詢、處理能力較差，難以滿足信息快速調(diào)取的要求，也不能有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的開發(fā)利用，無法提供高質(zhì)量的人力資源服務(wù)。云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理工作變得便捷、高效，能快速為人力資源管理者以及檔案需求者提供資源共享服務(wù)，大大提升了服務(wù)的質(zhì)量和效率。此外，人事檔案采用云存儲(chǔ)的管理模式，不僅能有效避免無檔、棄檔、“死”檔等情況的發(fā)生，還能減少檔案管理人員的工作量，避免紙質(zhì)檔案遭受磨損與破壞，同時(shí)云存儲(chǔ)能有效保證原始檔案信息的完整性，杜絕檔案資料損壞、內(nèi)容遺失等現(xiàn)象。再者，人事檔案作為各部門選用人才的重要參考依據(jù)，做好人事檔案信息服務(wù)也是人事檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，而云存儲(chǔ)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，能使該項(xiàng)服務(wù)工作的質(zhì)量得以提高，有利于人事檔案的充分利用，更好地發(fā)揮人事檔案管理的工作職能。

二、云存儲(chǔ)應(yīng)用于人事檔案管理存在的問題

云存儲(chǔ)雖然是一項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)，具有廣闊的應(yīng)用前景，但在目前的人事檔案管理應(yīng)用中還存在著一些問題，需要引起相關(guān)人員的重視，主要表現(xiàn)如下：

1.信息安全問題。云存儲(chǔ)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，受到互聯(lián)網(wǎng)各方因素的制約，最主要的是受到網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響。雖然云存儲(chǔ)服務(wù)會(huì)采用各種方法防范網(wǎng)絡(luò)安全問題，但網(wǎng)絡(luò)攻擊花樣繁多、層出不窮，且電腦病毒不斷更新、變化，嚴(yán)重威脅著網(wǎng)絡(luò)安全，一旦網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)問題，則會(huì)給人事檔案管理工作帶來麻煩，甚至出現(xiàn)檔案信息被篡改、刪除、泄露等情況。這就需要相關(guān)工作人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，確保云存儲(chǔ)信息的安全。

2.訪問限制問題。目前，人們對(duì)人事檔案的重視程度越來越高，對(duì)其的利用開發(fā)也逐漸增加，這就使得個(gè)人檔案信息被不斷調(diào)閱與查詢，難免會(huì)出現(xiàn)信息泄露、隱私被偷窺、權(quán)益被侵犯等問題。雖然云存儲(chǔ)在人事檔案管理服務(wù)方面設(shè)置了訪問權(quán)限，增加了訪問密碼保障，但云存儲(chǔ)加密技術(shù)還沒有形成規(guī)范、系統(tǒng)的管理體系，如何有效防止越權(quán)訪問、非法訪問，實(shí)現(xiàn)用戶檢索活動(dòng)的智能記錄，還需要進(jìn)一步完善相關(guān)技術(shù)。可見，云存儲(chǔ)在人事檔案管理中既具有查詢、利用便捷的便利，也存在訪問限制方面的問題，需不斷探索，提升其效能。

3.數(shù)據(jù)管理問題。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，人事檔案信息化程度也不斷提升，檔案數(shù)據(jù)的同步更新與備份問題日益突顯。云存儲(chǔ)環(huán)境下的人事檔案信息同步更新還存在著多種問題，面臨著多種挑戰(zhàn)，不僅因網(wǎng)絡(luò)限制使得信息更新系統(tǒng)受各種因素的影響而難以保證正常運(yùn)行，降低了服務(wù)效率，而且信息同步更新緩慢還使得人事檔案信息的完整性和保密性受到影響。此外，云存儲(chǔ)屬于共享平臺(tái)，人事檔案更新還涉及多個(gè)部門或機(jī)構(gòu)，因而，單一方式難以保障檔案的同步更新，這就需要改進(jìn)云存儲(chǔ)的應(yīng)用系統(tǒng)，加強(qiáng)系統(tǒng)研究。

三、基于云存儲(chǔ)的人事檔案管理策略分析

1.完善人事檔案云存儲(chǔ)管理體系。要優(yōu)化云存儲(chǔ)管理，提升其應(yīng)用實(shí)效，就需建立完善的管理體系。一方面需建立以人事部門為主體、檔案部門為業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體制，對(duì)于規(guī)模較大的人事檔案管理部門，可建立專屬的“云檔案”管理系統(tǒng)，而小型人事檔案管理機(jī)構(gòu)則可依托大型人事檔案管理部門構(gòu)建“云檔案”體系，實(shí)現(xiàn)資源的共享，降低管理服務(wù)的成本。另一方面需制定相應(yīng)的制度規(guī)范，以使工作人員在人事檔案管理工作中能照章應(yīng)用、有據(jù)可依。對(duì)此，既要加強(qiáng)《檔案法》《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》的學(xué)習(xí)與運(yùn)用，又可根據(jù)本部門的工作特點(diǎn)以及云存儲(chǔ)的管理特點(diǎn)制定符合實(shí)際的制度及辦法，以優(yōu)化人事檔案管理工作。此外，利用云存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)資源共享，還應(yīng)提升管理人員工作意識(shí)，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路徑，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、智能化。

2.加強(qiáng)云存儲(chǔ)在人事檔案管理中的技術(shù)應(yīng)用。要加強(qiáng)云存儲(chǔ)在人事檔案管理中的應(yīng)用，還需要加大技術(shù)研究力度，不僅應(yīng)加強(qiáng)云存儲(chǔ)管理的理論研究，還需依據(jù)人事檔案管理之特點(diǎn)，開發(fā)與之適宜的應(yīng)用技術(shù)和服務(wù)方案，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化。一方面，應(yīng)健全云存儲(chǔ)加密技術(shù)，對(duì)于數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩珕栴}，可采取128位數(shù)據(jù)加密技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密，此外還應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理；另一方面，應(yīng)加大技術(shù)開發(fā)投入力度，完善云存儲(chǔ)管理服務(wù)體系。為實(shí)現(xiàn)資源的快速搜索，對(duì)各服務(wù)接口可采取Web2.0技術(shù)，并使用SOAP協(xié)議，以實(shí)現(xiàn)各終端及操作系統(tǒng)的兼容。另外，還可參照國際元數(shù)據(jù)要素規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（ISO/IEC 11179）建立數(shù)字檔案資源管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享及訪問管理，最大限度滿足人事檔案的查詢、開發(fā)和利用。

3.加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員綜合素養(yǎng)。云存儲(chǔ)既是一項(xiàng)應(yīng)用技術(shù)，更是一種新式管理理念，這就需要相關(guān)工作人員不僅要掌握這一先進(jìn)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，還需要更新管理理念，強(qiáng)化云存儲(chǔ)管理之服務(wù)意識(shí)。一方面，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)人事檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，定期開展理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐學(xué)習(xí)，使之熟悉云存儲(chǔ)相關(guān)理論知識(shí)，熟練掌握云存儲(chǔ)有關(guān)的設(shè)備設(shè)施及軟件的應(yīng)用，研究云存儲(chǔ)管理的最新動(dòng)態(tài)，并從實(shí)際工作出發(fā)，探索人事檔案管理與云存儲(chǔ)之間的最佳契合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)水平的有效提升；另一方面，應(yīng)使人事檔案管理工作人員更新觀念，明確自身職責(zé)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中走出來，適應(yīng)“云檔案”信息導(dǎo)航員角色的轉(zhuǎn)變，以良好的服務(wù)滿足用戶對(duì)人事檔案信息的個(gè)性化需求。

綜上所述，目前云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理雖然還存在諸多的問題，需要加大技術(shù)研究，以加快完善，但云存儲(chǔ)的應(yīng)用毫無疑問也給相關(guān)檔案管理工作帶來了便利，不僅使人事檔案管理工作更加高效化，還實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，促進(jìn)了人事檔案的開發(fā)與有效利用，促進(jìn)了人力資源管理工作向好的方向發(fā)展。

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