信息化助力搭建工程造價企業新模式

文｜陳登明 陳永斌

信息化浪潮風起云涌，各行各業因為信息化的助力，行業生態已經發生了天翻地覆的變化。信息化已經不僅僅是一個工具，更是一種模式、一種生態、一種理念。企業作為社會的經濟組織單元，首要任務是生存，其次是謀發展，根基都離不開對經濟利益的追逐，對企業自身資源和外部社會資源的整合利用，離不開高效率的資源優化配置，否則談不上競爭力，躋身行業第一梯隊就是一句空話。企業要想對資源能力做高效配置，前提之一是要具備對信息資源的開發和利用，一整套高效便捷的信息管理系統無疑在其中發揮了舉足輕重的作用。

工程造價行業信息化建設在整個建筑行業內走在前列。因為有著對工程投資和成本控制等大量數據的計算處理工作，一些IT廠商抓住機遇，研發并推出了各種各樣造價工具軟件，為工程造價行業信息化建設做出了貢獻。工程造價企業由于中介機構的地位和作用，往往對企業自身的管理信息化不予重視，沒有形成造價企業自身的管理信息系統。在工程造價行業，形成了工具軟件多，管理軟件少；別人軟件多，自身軟件少的局面。一些有戰略眼光的工程造價企業在競爭激烈、跨界打劫的背景下，充滿危機意識，積極探索工程造價行業管理升級轉型的模式和路徑。

以重慶開源工程項目管理有限公司為例，自2005年成立以來，積極拓展業務，強化生產管控，規范業務流程，細化表單模板，夯實管理基礎，不斷創新經營理念，積極引入新的發展模式，在重慶市范圍內，已經具備很高的知名度和美譽度。從2012年甚至更早，公司就已經意識到信息化、互聯網、大數據、云技術、BIM技術等現代科技對企業發展的影響，開始把企業管理信息化提到議事日程，并加大信息化方面的投入，自身研發咨詢項目管理系統，取得較為明顯的效果。重慶開源工程項目管理有限公司緊緊圍繞企業做強做大、秉承平臺發展的戰略理念，堅持以信息化帶動管理規范化，以規范化促進標準化，以標準化融入信息化，積極開發信息資源，推廣應用信息技術，提升造價咨詢項目管控能力，強化運營風險管控，為企業的快速健康發展提供強有力的IT平臺支持。

科學規劃、務實推動

有的企業信息化變革屬于問題倒逼型，是到了非搞不可的地步實施絕地反擊，終獲成功。但重慶開源工程項目管理有限公司的信息化變革則是行業發展趨勢和企業家戰略眼光實現了交集，并主動實施開展。在管理信息化啟動之初，公司對造價行業未來發展進行了思考，對包括自身在內的造價企業發展進行了戰略梳理，以未來的業務發展戰略為導向，梳理了公司的信息化規劃，明確了公司信息化建設的方向、目標、途徑、策略和步驟。提出了以信息化為契機，倒逼公司管理規范化、標準化，通過IT平臺管控，實現效率提升、成本降低、風險防控、科學決策，為公司進一步整合社會資源，提升組織能力奠定基礎。

按照信息化發展規劃，重慶開源工程項目管理有限公司確立了“自身研發與外部引進兩線作戰，過渡期間逐步取代”的選型策略。公司獨立投資研發了造價咨詢項目管理信息系統，但囿于統計查詢及報表功能缺陷，決定引進社會成熟的咨詢項目管理系統。為了不影響業務的開展，采用了原系統繼續使用，新系統邊學邊試用，直至新系統完全成熟后，采取新系統代替原系統的方式。經過近三個月的培訓試用、考核評價后，覺得新系統完全成熟，員工對新系統使用進入正常狀態后，全面推行新系統的全員、全項目、全過程的應用。

在新系統實施策略方面，公司根據系統特點和員工信息化的狀況、公司內外環境等因素，采用了“統籌規劃、分步實施；易用先上、急用先上；穩妥推進、務求實效”的策略。

統籌規劃、分步實施。社會引進的咨詢項目管理系統因具有較高的靈活性和具備較多的業務板塊覆蓋功能受到公司的青睞。在多功能排序選擇過程中，公司對整套系統先行測試使用，掌握其操作應用和熟悉其功能模塊后，根據公司實際，實施了切塊三段，邏輯排序、逐步實施、逐步應用的方式。在工程造價點項目（預算編制、預算審核、結算審核等）、跟蹤審計項目、互聯互通項目實施應用方面，分階段培訓、上線應用。同時對整套系統的上線應用從組織分工、權責梳理、推進程序、實施策略、實施方法、進度安排、培訓手段、考核評價、獎懲機制、上線應用等方面做了系統梳理，確保大處著眼、細處著手，取得實效。

易用先上、急用先上。為了在信息化引發的管理變革過程中迅速見到實效，取得階段性的勝利果實，穩固變革成果，推進信息化變革信心，公司把復雜的單位管理員操作和簡單的操作人員應用區隔開來。把單位管理員操作定向培養一批對信息化感興趣、有計算機基礎知識、知曉造價業務的人員；對操作人員只需要學會發起流程、填寫表單、上傳附件、提交審核、統計查詢等，整體上減少實施抵觸情緒。對預算編制、結算審核等點項目實施較為簡單的第一階段先上，對跟蹤審計項目、互聯互通項目等較為復雜的分別放在第二階段、第三階段上線應用。從業務結構上看，公司的點項目占比較大，產值較高，因此，公司急需的也是點項目管控系統，把點項目上線應用放在第一階段實施也符合公司管理要求。

穩妥推進、務求實效。信息系統應用不是上線了項目就行，必須把每一個上線項目落到實處，嚴格按照規范操作，真正起到過程管控的作用才能算真正上線應用。為了保證項目真正上線應用，開源咨詢項目實施推進小組組織業務骨干編寫了咨詢項目管理系統表單填寫規范、附件完整性規范和及時性操作規范等，并對各個流程環節涉及到的表單和文檔編制了表單樣板和文檔模板，方便該環節操作人員按統一的格式和標準上傳附件，同時可供參考借鑒模板內容。同時，開源咨詢項目實施推進小組開展了形式多樣的操作培訓活動，并對每次培訓活動進行了考評，推行積分制度，實行考評結果與積分掛鉤的獎懲制度。實施推進小組還組織一對一跟蹤輔導上線活動，手把手教、一對一示范如何規范填寫和上傳附件等。為了強化系統應用執行力，公司成立了效能督導部，不僅對線下項目進展起到監督指導作用，同時效能督導離不開信息系統的支持，通過系統規范填寫上傳附件等解決效能督導的信息傳遞問題，效能部對系統的規范進行督促指導，并實行積分打分制度，進一步增強信息系統應用的執行力。

系統架構、功能及特點

開源咨詢項目管理系統總體框架、功能布局及特點可概括為“123456789模式”。

一個平臺。即一個共享的公共技術及管控IT平臺，包括服務器、數據庫、存儲系統、網絡系統等，同時也是重慶開源工程項目管理有限公司及相關利益者共同的IT管理平臺。

兩種客戶端。一個是桌面客戶端，固定的；另一個是移動客戶端，目前支持安卓系統，可以便捷的使用智能手機進行移動辦公，完成審核審批工作及監控查詢工作等。

三類人員。由于開源咨詢項目管理系統屬于互聯互通的項目管理系統，即包括施工單位、建設單位、監理單位、造價咨詢單位、設計單位、地勘單位等都可以同時在系統中進行流程流轉和其他操作。為了對各單位進行總體配置和各單位內部自行配置，系統存在系統管理員、單位管理員和項目操作員三種角色。

四類文檔。工程造價項目很重要的工作底稿、工作臺賬、項目檔案及工作報表在系統中都很便捷的予以體現，每個項目的這些文檔相互獨立，且嚴格按照流程和對應的表單進行編號和排序。臺賬規則根據公司實際靈活設置，檔案目錄根據公司實際進行體系設置，工作報表根據管理需要靈活設置。

五種配置。系統支持每一個項目的個性化配置，但是配置的模式是相同的，一個項目必須完成五種配置才能發起流程進行操作。第一是項目的工作事項配置；第二是項目的人員配置；第三是項目的臺賬規則配置；第四是項目的檔案目錄及歸檔規則的配置；第五是各種流程的配置。只有這五種基本配置完成后，這個項目的初始化工作才算完成，后續業務活動開展才能得以進行。

六大原則。開源咨詢項目管理系統遵循造價管控為核心，項目進度為主線，項目合同為手段，工作質量為保證，工作協同為支撐，信息通透為底線六大原則。通過體系化的思想理念和實操性的管理方法策略、務實有效的信息化工具，保證工程造價咨詢項目的順利實施和管控。

七大階段。工程造價咨詢項目涉及到立項、勘察、設計、招投標、實施、結算、決算等工程項目的全過程，讓不同的參與單位都能在同一個平臺上通透的協同工作，不同的階段有不同的參與主體，實現項目全生命周期的信息共享和高效協同。

八方參與。開源咨詢項目管理系統是一種互聯互通的開放系統，只要是項目參與方，都能在同一個系統圍繞同一個項目進行操作，真正實現了跨組織的協同。系統參與方涵蓋建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位、施工單位、咨詢單位、政府機構等。

九大模塊。開源咨詢項目管理系統包括項目計劃、項目實施、項目合同、項目進度、項目采購、項目風險、知識管理、信息交流、統計分析等九大核心模塊。系統很好的把通用的項目管理體系和開源公司造價咨詢項目管理體系有機融合，即體現了行業常規的項目管理體系思想，又融合實際、求真務實、突出重點、簡化管理。

信息化建設成效

自開源咨詢項目管理系統全面推廣應用以來，已有大量項目全程上線且規范運行。通過系統，項目利益相關者均可以在系統中進行實時動態的全程監控，可以不受時空限制進行工作協同，大大提升了項目管控能力，也推動了公司整體管理水平的提升。

增效降本控風險。提升效率是信息化的基本功能，開源咨詢項目管理系統同樣不例外?，F在流程各環節的表單流轉、附件上傳及審核審批等工作通過系統主動推送的方式精準到責任人，桌面客戶端的自動提醒功能及手機客戶端的實時審批功能等大大提升了工作效率。由于對項目的進展有了過程管控和實時跟蹤監控的工具，系統能夠配合公司效能督導有的放矢，一個項目組可同時操作更多的項目，項目總成本得到有效控制。線下梳理優化流程，設置風險環節點，通過線上的實時動態的查看監控，及時進行風險預警和風險應對。公司通過質量標準的建立、培訓、督導和成果復核，根據工作任務的重要性分別建立多層級質量復核機制，建立表單模板填寫規范、附件上傳規范、業務操作和系統上線及時性規范等，通過標準化管理及流程復核機制、IT平臺的融合，建立了公司的風險防控體系。

模式優化促升級。開源咨詢項目管理系統的引入，不僅僅是引進了一套管理工具，更是引進了整套管理模式和思想。在啟動信息系統伊始，公司同步進行了線下管理的優化，通過對業務發展方向和目標的定位，理清業務發展策略，梳理匹配和支撐業務發展的管理模式，通過細化項目工作，優化項目流程，細化表單、規范模板等基礎工作夯實管理。通過IT系統靈活配置功能固化梳理后的管理模式，信息系統的剛性執行減少了人治管理中的人為干擾，為法治管理、規則管理奠定了基礎。系統的運行實質是新管理模式的運行，新管理模式的運行則是公司全方位管理的整體升級。

平臺搭建促轉型。公司項目管理系統的建成，為公司構筑了一個產能釋放的平臺，一個風險管控的平臺，一個效能督導的平臺，一個協同工作的平臺以及一個整合資源的平臺。基于平臺的模式復制讓重慶開源工程項目管理有限公司的市場拓展得以充分挖掘。以前以項目組進行成本核算，現在已經開始劃小核算單元，細化核算科目，推行以單個人員的收入成本核算模式。精細成本管控體系、可復用的生產模式、IT管控平臺使得公司總部直管項目模式在重慶市其他區縣和外部省市輕易復制，項目管控能力的強力突破和過剩讓公司的管理信息化成了聚集社會資源的平臺。