淺談人事檔案的信息化管理

靳麗娟

摘 要：隨著國內人事制度改革工作的不斷深入，人事檔案的利用率也迅速提高。加之當今互聯網和信息技術應用的普及，計算機管理技術也不斷深入各層管理，檔案已不僅僅以單一的紙質形式存在，而將會以各種形式的電子文件形成信息化管理。本文以人事檔案的定義及內容為出發點，簡要分析了我國人事檔案信息管理工作中出現的問題，并對人事檔案的信息化管理提出了幾點針對性的建議。

關鍵詞：人事檔案；信息化；管理

人事檔案是全方位的考察一個人各方面的重要依據，亦是管理人才的憑據，是一個人從出生到生老病死都有記載的信息來源，它關系到每個人的切身利益。人事檔案管理工作的順利進行有賴于人事檔案信息化管理的合理規劃，甚至影響到每個人的升遷發展、享有社會福利權利等各環節。對人事檔案進行信息化管理，希望通過建立人事信息數據庫形成個人電子檔案、引入人事檔案管理軟件，加快信息化管理進程、通過網絡和計算機輔助進行管理等手段，以及人事檔案工作者的不斷探索和實踐，進一步改進人事檔案管理工作，增強人事檔案管理的科學性，使之更好的服務于社會。

一、相關概念界定

（一）人事檔案信息化管理

人事檔案信息化管理主要是結合網絡信息化技術和檔案管理軟件，對人事資料信息進行管理的過程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎之上的一種新型的人力資源信息管理模式。如今信息時代，計算機網絡技術的應用為事業單位檔案信息化管理提供了保障，我們應積極將信息技術與檔案管理工作緊密結合起來，伲進檔案信息化工作快速發展。

（二）人事檔案信息化管理的內容

基礎設施建設是信息化建設的首要任務。保證計算機硬件和軟件系統的合理配置，建立人事檔案信息網絡，充分利用計算機、掃描儀等現代設備，將人事檔案資料整理后輸入計算機。其次，信息資源建設是信息化建設的核心。人事檔案信息數字化要規范電子檔案的管理，加強對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔程序的操作，確保有價值的人事信息電子文件真實、完整有效。

二、我國人事檔案信息化管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

人事檔案管理不嚴格，標準不規范，缺乏起碼的檔案管理制度，如交接手續不嚴密，重視程度不夠等，這樣就造成了檔案管理工作的責任不明確和管理的混亂等。

（二）效率低

基于各種舊觀念的束縛，以往傳統的人事檔案管理還停留在紙質的檔案素材上，依靠手工操作，在檔案建立檢索時，嚴重組礙了操作效率，既費時又費力。同時，在資源利用時，還需通過人工操作調閱，致使工作變得較繁瑣，并且查準率相對較低。

（三）未合理達到資源共享

一般來說，大部分人事檔案管理部門還是沿用的手工檢索查閱，再加上目前檔案管理人員的計算機與互聯網知識處在薄弱環節，相對的信息化程度較低，只停留在一些較簡單的操作上，而面對信息化的繁雜技術就顯得有些力不從心了，研究與開發就更不值得一提了，雖然有的管理部門擁有一些較先進的管理設備，但也也只是為了應付達標檢查或升級考核而已，沒有實地的用處，形同虛設。當前，以業務劃分的形式是人事部門相關的管理職能的依托，并且各自具備相應的權限，各司其職、互不干涉的現象較為突顯，致使內部人事信息分散，阻礙了資源共享的進展占同時，人事檔案信息管理未設有明確的標準加以規制，導致了各科室數據通用性能只低不高，加劇了重復勞動的現象。

（四）人事檔案管理的安全受到威脅

改革開放以來，雖然人事檔案的信息化管理已取得了長足的進步，并運用計算機在單位內部建立辦公局域網、人事信息網等網絡體系，為人事檔案材料的錄入、分類、整理以及保管等注入了一劑強心針，從某種程度上加快了查準率以及效率的提升，但是，計算機在網絡運行中的安全問題確日益突顯，比如材料的泄露、黑客的侵入、以及病毒等，因此，計算機的保密、安全管理問題迫在眉睫。

（五）信息化人才隊伍建設匱乏

人事檔案管理人員的信息化程度隨著人事檔案管理信息化的遞進而有所提升，這是一個必然的發展趨勢。人事檔案的信息化管理需要一支掌握信息化知識的檔案人才為支撐，既要掌握傳統的人事檔案流程，還要熟練操作現代信息技術。從近幾年來看，雖然也擴充了一部分信息化技術的專業人才，但是認識檔案管理的整體素質卻未曾提高，關鍵是一些復合人才的缺失，雙向型人才的缺失阻礙了人事檔案信息化的建設和發展。

1、缺少真正懂行的決策者。決策者對于檔案信息化管理起到舉無輕重的作用。檔案管理部門的領導，尤其是分管檔案信息化的領導，他們均站在整個隊伍中的最頂層，但是，就目前我國檔案部門來說，還有相當大一部分的檔案部門領導達不到要求，所識別的信息化技術頗微，而另一方面由于受到思想的禁錮又懶于接受新知識，更談不上進行專項研究了。這就導致了決策上的疏漏。

2、缺失信息化專業人才。從整體上看，檔案信息化管理部門不但缺少復合型人才，而且自身的機構也不太合理，故而整體素質有待于提高。檔案的信息化管理是一個龐大的系統工程，需要大批的專業化信息人才來維系工作的需求，但現在的認識體制遠遠還未達到，和其他部門相比來說，人事檔案部門的社會地位以及現有資源都處于一種劣勢?；趥€方面的原因致使檔案部門難以引進復合型人才，而內部原有的檔案信息人才的流失無一不加劇了檔案部門信息化人才的匱乏，尤其是中小城市，這種現象更是突顯。

3、整體信息化素養不高。檔案的信息化管理需要所有的員工共同維泵才能持續、健康的發展，不僅僅是依賴于信心技術部門這個單獨的個體。甚至在有的檔案管理部門，不會打字上網的大有人在，也有部分領導雖然站在決策者的高度-，但連一些最基本的信息技術操作都不懂，只是重于形式。如果不能得到有效的改善，將會為檔案信息化管理留下重大隱患。

三、完善人事檔案信息化管理的對策

（一）完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

人事檔案信息化管理中，要不斷更新原有制度，要推陳出新，及時建立相對科學合理的人事檔案信心管理制度，確保人事檔案管理工作更加規范化。另外，在檔案信息的收集方面，要注意完整性與及時性，并要保證檔案信息的查準率。同時，要科學、嚴謹的對檔案進行整理歸檔，在各個環節實施過程中，嚴謹防范檔案的安全問題，尤其是對檔案新添加的內容進行及時、主動的補充、更新。

（二）實現信息資源共享

人們的時間意識越來越強，獲取的人事檔案信息不僅要求真實、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現代化管理手段管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。

（三）增強檔案信息化管理的安全意識

在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，如何防止計算機的安全問題是一個老生常談的話題，這就需要對通用的數據庫數掘依據不同的使用權限進行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關系。

（四）要完善管理人員的專業素質

隨著現代化的快速發展，傳統的方法已經無法滿足現在工作的需求，單位就必須要大力的培養一批高素質和專業水平高的人員，并對其進行專業知識技能的培訓，加強計算機知識的學習和操作技能，幫助其更快的掌握現代方法。管理人員還需要時刻學習，并以此來拓寬自己的知識面，提高自己的知識水平，提高處理現代化檔案管理的能力，只有掌握住現代化的管理技術，才能適應現代網絡化和信息化的檔案管理工作，才能更好的為單位服務。

四、結語

綜上所述，只有采用高效的計算機管理模式，建立科學規范的人事檔案管理信息網絡，更好的發揮計算機在檔案管理方面的作用，才能激發員工的積極性和勞動熱情，更好的選拔人才，才能使單位在競爭激烈的社會中利于不敗之地，實現可持續發展。

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