如何做好食品檢驗機構合同評審

伍立鋒 楊麗娟 吳月仙

新版的《中華人民共和國食品安全法》于2015年10月1日正式實施，這部史上最嚴的食品安全法也將整個食品行業推上新臺階。隨著人民文化水平的提高及法律意識的逐步增強，對食品質量與安全的要求也逐步提高，而食品檢驗機構擔任著食品質量與安全技術支撐的角色，其重要性尤為突顯，食品檢驗機構檢驗工作的第一環節就是合同評審，也是控制整個食品檢驗機構質量的重要環節。如何做好食品檢驗機構合同評審工作，根據筆者工作經驗提出自己的一些看法。

編制委托合同書

為了更完整的反應客戶需求，設計一份完整的委托合同書是整個合同評審的前提條件。委托合同書內容要盡量的詳細，包括檢驗的性質、報告形式、委托方信息、樣品信息、檢測項目和技術要求、申請的檢測方法、時間、要求、簽字確認、費用、是否分包、報告領取方式等信息，以便明確雙方責任及合同的順利履行。

合同評審人員的要求

承擔食品檢驗機構的合同評審人員應具備一定專業知識，熟悉本機構的各個檢驗科室的檢驗資質、檢驗能力，并經過考核授權后才能上崗，合同評審人員是實施合同評審的必要條件，應具備以下素質：①善于溝通、有效傾聽，具有高度服務意識。②具有較強的法律意識并掌握相關的法律法規。③熟悉食品檢驗機構檢測標準方法及流程。④具有廣泛的專業知識，對檢驗結果、意見、和解釋具有一定的專業判斷力。⑤積極獲取工作領域相關信息，補充更新已有知識庫。

制定和實施合同評審程序

《實驗室資質認定評審準則》4.6“合同評審”條款及ISO/IEC17025：2005《檢測和校準實驗室能力認可準則》4.4條款要求“實驗室應建立和保持評審客戶要求、標書和合同程序。”，食品檢驗機構應制定符合本機構實際情況的合同評審程序。

合同評審程序首先是對委托方的接待，在接待過程中充分了解委托方的檢驗目的及送檢樣品的相關情況，在樣品滿足檢驗要求的情況下指導委托方填寫委托合同書再對委托合同進行評審，評審內容包括：①評審應明確委托方的要求，收集委托方與檢驗的相關信息，包括檢驗所使用的方法、判定標準等文件是否雙方都能夠接受并理解。②評審本機構是否有能力和資源滿足委托方要求，并選擇能滿足委托方要求且適當的檢驗方法。③評審合同中關于法律法規、技術細節、費用及繳納方式、樣品檢畢后的處理方式、報告交付時間和方式等內容應得到檢驗科室與委托方雙方的同意。④評審合同設計分包項目時，評審內容要包含所有分包工作，并對合同的偏離均應及時通知委托方。⑤合同簽訂后，如果在執行合同中發現需要修改變更，應對重新修改變更的合同內容進行評審，并將修改內容通知所有受影響的相關人員。

實施過程中的要點及風險控制

在實施合同評審中，法律責任、技術能力、樣品信息、分包要求、合同變更、保密要求都是不可忽視的要點。對上述要點進行嚴格的風險控制，也將為后續順利開展的檢驗工作提供了保障。

法律責任要求合同評審人員應就合同的合法性、合同中信息的真實性進行審核。首先要對委托方身份進行確認，避免一些別有目的的人員冒充企業負責人或執法部門送檢，導致報告發出后對社會及個人產生不良影響，其次要在合同中寫上“食品檢驗機構僅對來樣負責”，以免被誤讀成對同批次及產品或同類產品負責。

技術能力方面主要是針對委托方申請的檢測項目及方法檢驗機構的資質能力是否已經覆蓋，機構是否具備了必要的物力、人力和信息資源，能否按合同規定時限內完成任務。

樣品信息中樣品名稱、包裝規格、數量、商標、等級、生產日期、保質期、貯存方法等都要填寫清楚，盡量避免因樣品信息不全引起的質量事故。

分包要求主要對分包項目進行對口調查，確認分包方的能力與資格，優選出分包實驗室名單并與其協商分包事宜，確保分包方有能力按規定時間提供分包結果以便告知客戶。

合同變更應注意的問題是要對變更后的合同重新進行評審，對修改內容逐條記錄并第一時間通知相關人員，防止出現溝通不暢給雙方造成不必要的損失。

對客戶所提供的信息及檢驗結果進行保密，尤其是對不合格的檢驗報告應嚴格遵守保密原則，避免因泄密使委托方遭受名譽及其他方面的損失。

合同評審記錄的保存與歸檔

記錄是闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。合同評審記錄的保存與歸檔是合同評審后管理的一個重要環節。合同評審記錄應及時分類及按時間進行保存歸檔并保密，如果出現合同補充或者修改的情況，也應及時對原合同評審記錄進行補充并標注，以便日后上級部門及相關人員查閱。

討論

合同評審環節是食品檢驗機構獲取外部信息的關鍵途徑，也是規避可能出現質量風險的重要步驟，我們應該重視并識別風險，嚴格執行制定的合同評審程序，使食品檢驗機構在給客戶提供高質量服務的同時，維護自身利益，把質量隱患控制在最低點，這樣才能不斷提升食品檢驗機構在社會的聲譽并發揮其技術支撐功能，為保障廣大人民群眾及客戶需求提供優質的服務。

（作者單位：海南省食品檢驗檢測中心）