淺析科研院所會計檔案電算化管理

黃曉云

【摘要】會計管理工作是管理學科的一個重要組成部分，而電算化下的會計檔案管理是諸多會計管理工作中的一個重要分支。科研院所在電算化下的會計檔案管理同樣是其會計管理工作中不可缺少的一部份。

科研院所當前會計檔案管理方式存在借閱查詢效率低、空間占用大、保管環境要求高、資源浪費大等問題，已不適應新時期會計電算化管理的發展。為進一步提高會計電算化在科研院所的應用程度，利用現代信息技術手段開展會計檔案電算化已成為科研院所會計管理工作中面臨的新課題。

本文從提高科研院所對會計檔案電算化建設的認識、重視軟硬件設施建設，完善會計檔案電算化管理制度、培養會計檔案電算化管理人才、加強會計檔案電算化的安全性等方面積極探索會計檔案電算化管理在科研院所的可行性，說明科研院所實行會計檔案電算化管理，能夠使科研院所未來的會計檔案管理工作更加高效、規范、環保，在會計信息共享方面有更大的提升。

【關鍵詞】科研院所 會計檔案 電算化管理

科研院所會計檔案信息是科研院所經濟活動的真實記錄，是認識和把握科研院所經濟規律的重要依據。隨著時間的推移，科研院所經濟活動日趨復雜，會計檔案內容、檔案信息量驟增，檔案信息服務對象也逐漸擴大。傳統會計檔案管理方式的局限性越來越明顯，已不適應新時期會計信息化管理的發展。科研院所財務人員在新形式下如何加強會計檔案電算化管理工作是其面臨的新挑戰。

一、科研院所現行會計檔案管理工作存在的問題

科研院所現行的會計檔案管理方式普遍存在借閱查詢效率低、空間占用大、資源浪費大、管理難度大等問題，已不適應新時期會計信息化管理的發展。

（一）會計檔案查尋和調閱不便，效率較低

科研院所會計記賬憑證、賬簿、會計報表均已實現電算化，但對會計檔案保存形式及管理方式仍以紙質會計檔案為主，尤其是原始會計憑證為紙質會計檔案。因大部份會計檔案查閱需要翻查原始憑證，需要專人根據歸檔后的檔案目錄進行不同年度、不同月份的查找翻閱，查尋和調閱不方便，調閱后也需要一本一本的按照檔案目錄、不同年度、不同月份進行歸檔，查詢歸檔效率較低，影響到會計檔案信息的利用效率。

（二）紙質會計檔案空間占用大，保管環境要求高

科研院所紙質會計憑證、賬簿、報表、銀行對賬單、合同資料、稅務資料等會計檔案十分厚重，數量多，體積大，需要占用大量檔案保管空間。隨著時間的推移，科研院所經濟活動日趨復雜，會計檔案越來越多，符合檔案管理要求的會計檔案保管空間已不足。紙質會計檔案在保管過程中對保管環境要求較高，需要防盜、防火、防塵、防潮、防有害生物、防其他毀損等，保管和管理難度較大，需要建立符合上述保管條件的專門的會計檔案保管庫房和庫房管理制度。

（三）資源浪費大

紙質會計檔案需要消耗大量的紙張、碳粉，對打印機、復印機、裝訂機等辦公設備磨損嚴重，資源浪費較大。電子會計檔案更符合國家“節約資源”、“低碳環保”的倡議。會計憑證、賬簿封面封底的填制，會計資料的裝訂成冊，各種資料加蓋印章、歸檔并登記入冊等工作都需要專門的會計人員進行處理。大量繁瑣的工作消耗了會計人員的寶貴時間和精力，會計檔案管理人力資源消耗浪費大。

二、科研院所實行會計檔案電算化管理的意義

科研院所開展會計檔案電算化管理工作，符合會計電算化、信息化要求，可以提高會計檔案信息查詢、利用的效率，減少會計檔案保管面積的占用，節約紙張、人力等資源，使財務人員將更多的精力放在更加重要的財務管理工作上。

（一）符合會計電算化、信息化要求

科研院所實行會計檔案電算化管理，改變了傳統會計檔案管理工作方式。會計檔案電算化是指將傳統的紙質會計檔案，轉變為在計算機等介質上進行存儲和應用的記錄著企業經濟業務活動的電算資料，包括電算憑證、電算賬簿、電算報表、電算文檔及其他資料等。科研院所實行會計檔案電算化管理，是新時期會計信息化管理發展的需要，符合會計電算化、信息化的要求。

（二）會計檔案查詢、清理效率提高

科研院所實行會計檔案電算化管理，方便會計檔案的查詢和分析，能夠提高會計檔案查閱、清理效率，提高會計檔案信息的利用率，同時提高了財務管理效率。科研院所會計檔案電算化管理在合理地授權下，會計檔案使用人員可在計算機設備上對歸檔后的電算會計檔案進行靈活方便的查詢、搜索、調閱。同時，檔案管理人員在清理會計檔案時，只需按符合清理要求的條件檢索，就能夠輕松找到符合保管期限屆滿或其他清理條件的會計檔案，極大地提高清理效率。

（三）減少會計檔案空間占用，降低了保管環境要求

科研院所實行會計檔案電算化管理，會計檔案資料大部份以電子化形式存儲、保管，能夠減少會計檔案空間占用，同時也降低了對會計檔案保管環境的要求。會計檔案電算化管理便于會計檔案的存儲和保管，能夠節約紙張等資源，符合當前綠色辦公、低碳辦公的環保趨勢。

三、科研院所實行會計檔案電算化管理的建設意見

科研院所會計憑證、賬簿、會計報表均已實現電算化，為適應新時期會電算化管理的發展，對會計檔案的信息化變革就自然地成為了下一個電算化目標。近年來財政部積極推進會計檔案電算化管理的試點工作，會計檔案電算化管理的標準和規范也逐步完善，這為科研院所開展會計檔案電算化工作提供了依據。同時，國內許多單位也在會計檔案電算化管理這一領域做了積極探索和實踐，為科研院所開展會計檔案電算化工作提供了可資借鑒的經驗。

（一）提高會計檔案電算化建設管理認識

在互聯網、大數據時代，會計信息化管理是會計管理工作的一個趨勢。科研院所應當充分重視會計信息化工作，加強組織領導和人才培養，提高會計檔案電算化建設管理認識，不斷推進會計檔案電算化在本單位的應用。

（二）重視會計檔案電算化管理軟硬件建設

會計檔案管理工作主要包括：前期會計檔案的收集整理、歸檔保存等工作，后期會計檔案的借閱、授權、跟蹤、檢索、共享等應用管理工作和會計檔案數據的保密、查詢控制、病毒防護、輔助安全管理等。科研院所應重視會計檔案電算化管理軟硬件建設，通過計算機、掃描儀、磁盤等電算化設備形成、辦理、傳輸和存儲相關會計文字、圖表、圖像，在電算化形式下進行會計檔案資料的查詢、翻閱、分析。如可以通過掃描儀等影像采集設備對紙質原始憑證及需要保存的會計檔案進行電子掃描上傳，將原始憑證等會計檔案以電子化形式納入信息存儲系統進行保存。科研院所實施會計檔案電算化管理，還應不斷加強關于電算化會計檔案管理方面的人員配備、保密教育、職業教育等方面的軟環境建設。

（三）制定會計檔案電算化管理制度

科研院所應當制定會計檔案電算化管理制度，建立健全適應會計檔案電算化管理工作環境的制度體系。如建立會計檔案電子備份制度，對電算化會計資料建立完善的索引體系，建立防止相關會計檔案數據被篡改的有效內控機制等。

（四）培養專業會計檔案電算化管理人員，提高電算化會計檔案的共享能力

科研院所應當指定專人負責會計檔案電算化管理工作，培養專業會計檔案電算化管理人員，打造會計電算化人才隊伍，全面推進會計電算化工作。會計檔案管理人員的工作，將要逐步地轉變為以監控會計電算化檔案的生成，以及保障會計電算化檔案的可讀性和安全性為首要任務，建立各類會計檔案數據庫，提高計算機對會計檔案信息的采集、檢索、查閱、分析服務的工作力度。同時，借助于錄放機、監視器、多媒體電腦技術等手段，使會計檔案信息在現代化機器設備中快捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。基本實現科研院所內部會計信息資源共享，提高電算化會計檔案的共享能力。

（五）加強會計檔案電算化的安全性

科研院所應當遵循內部控制規范體系要求，提高會計檔案電算化管理的內部控制水平。如通過影像電子技術掃描上傳，進行驗證和多層管理復核，在源頭上保證歸檔的會計電子檔案的真實性。對需要歸檔保存的相關會計資料電子數據進行備份，建立電子備份制度，備份頻率不得低于每月一次，有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。充分顧及電子設備的防盜、防磁、防雷電等安全要求。對會計檔案建立保密等級，設置相應的訪問權限，設置防篡改多層級校驗。保管部分紙質實物檔案，作為會計檔案電算化管理的輔助和補充。通過以上措施，加強科研院所會計檔案電算化管理的安全性。

四、結論

科研院所實行會計檔案電算化管理，積極推進會計檔案電算化管理系統的建設與應用，能夠使科研院所在未來的會計檔案管理工作中更加高效、規范、環保，在會計信息共享方面能夠有更大的提升，逐步實現規范化操作、無紙化辦公，自動化處理，智能化分析等先進的財務管理模式，進一步提升財務管理效率，更符合新形式下會計電算化管理發展的需要。

參考文獻

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