淺析企業收據的管理

【摘要】收款收據，作為一種非正式的收款憑證，用于證明所收取款項的內容、金額及時間的憑證，僅適用于企業內部，諸如收取職工押金、臨時性貨款等。是企業重要的財務原始憑證，在現有企業的日常經營管理中普遍存在。它的存在給企業的日常管理帶來了便利，但如果管理不善，也會給企業帶來極大的風險。

【關鍵詞】收據 管理 風險

收款收據，產生于企業內部經營管理和財務管理的需要，用于證明所收取款項的內容、金額及時間的憑證，僅適用于企業內部，諸如收取職工押金、臨時性貨款等。其作為一種非正式的收款憑證，是企業重要的財務原始憑證，在現有企業的日常經營管理中普遍存在。它的存在給企業的日常管理帶來了便利，但如果管理不善，也會給企業帶來極大的風險。所以有必要對收據使用過程中的收、發、存三方面做一個簡要的分析。

一、收據的取得、存放

收據的取得有自制、購買兩種方式，通常設置有一式三聯（客戶聯、財務聯、存根聯）其中：客戶聯與財務聯須加蓋企業財務專用章，客戶聯交由客戶保存，用于證明其已交付相關款項，準予相關部門辦理其對應業務；財務聯作為財務記賬憑證后附的原始單據，用于證明已收取了相應業務款項；存根聯交由開收據方留存，用于記錄業務的完整性，以便日后核對、備查；從而在管理上形成一個閉合的環節。

收據應由企業指定部門統一購買或制作，并由專人負責保管、發放。首先，應設置收據使用登記簿，將所購買（自制）收據的數量及每本收據的號碼編排進行登記；其次，啟用前應檢查有無缺號、缺聯、少份、錯號等現象，如有上述情況之一發生，此本收據不能使用，應及時調換或重制。再有，應在收據封皮的左上角記錄收據的起止號碼，以便管理、核對。

二、收據的發放與使用

收據使用部門領用空白收據時，由部門負責人統一到收據管理部門領取，采取驗舊換新的方式，在領取新收據時需交回舊收據，領用時，應先清點核實有無少聯、缺號、錯號等現象，如有整本退回。核實無誤后，如實填寫收據使用登記薄，將領取數量、號碼進行登記，雙方簽字認可。各收據領用部門要妥善保管收據，如有遺失、被盜等情況發生，應查清編號及時上報收據管理部門，以便處理。

收據的領取數量根據每月計劃使用量核定，用完的收據存根或停止使用的空白收據，不得自行銷毀，須按規定的期限交回收據管理部門進行核銷處理。核銷時收據管理部門須復核收據的使用情況，如有作廢的情況發生，記錄在收據封面指定位置，使用人和保管人員同時簽字確認并登記備查。

根據“不相容職務”相關規定，出納人員只負責辦理現金相關的收、支業務，不負責開具收據及最終收回、核銷收據。故開具收據這項工作應交由非出納人員以外其他人員辦理。具體流程如下：（1）經辦人憑相關業務部門開具的《收款通知單》，將現金交至出納處；（2）出納收到款項后通知收據開具人員開具收據；（3）收據開具人員根據“收據”的具體事項詳細填寫經辦人、收款事項、金額、收款日期等內容，并要求出納等相關人員簽字，完成后將一式三聯中的“客戶聯”遞交經辦人（現金支付方）；（4）剩余兩聯，“財務聯”轉交給出納人員，出納人員據此登記現金日記臺賬，并將此聯送交會計人員做記賬憑證使用；“存根聯”由收據開具人員保管，用于日后核對、備查。

開具收據時應按收取款項類別，分聯填寫，嚴禁多個款項使用一聯收據，必須做到嚴格按號碼順序填寫，不得跳號，且須一次套寫所有聯次，保證全部聯次內容一致；若發生錯誤，必須重新填寫，不得隨意涂改、挖補、及撕毀。填寫錯誤的收據經所在業務部門主管和財務主管同時簽字確認，方可視為作廢；作廢收據必須加蓋“作廢”章或加注作廢標記，且三聯全部保存在收據本上，不得有缺號或缺聯。

三、收據的保管

收據的保管工作包括對空白收據和已使用收據的管理。首先，收據管理部門應定期清理一次庫存空白收據，將賬面數與實有數、賬面編碼與實際庫存編碼進行核對；并于年終將已使用收據按《會計檔案管理制度》的要求存檔保存，歸檔前首先要核查已使用收據數量、編碼是否與臺賬記錄相符、是否有跳號、缺號現象，已作廢收據是否加注有“作廢標記”并三聯全部收回，若不能同時滿足以上要求，則不予歸檔。其次，收據管理部門要定期與財務部門對賬，核實開出收據的金額與財務部門收到的款項是否一致，如有差額，查明原因、盡快處理；再有，收據管理人員業務交接要有嚴格的制度，如開具收據人員工作崗位變動或離職，不能繼續管理收據，應將收據管理臺賬、未用收據和已使用收據存根一并移交給接收人員，交接時，應對收據進行全面檢查，要求無缺失、開出收據和財務收到款項一致等，移交過程應由第三方人員（一般為部門負責人）監督，雙方移交后相互辦理工作交接簽字手續。

四、案例分析

某審計機構在對某公司的企業內部管理有效性進行評價時，發現其在“使用收據”的管理過程中存在未建立收據管理臺賬、已作廢收據三聯保存不完整及已作廢收據未加蓋“作廢”章或未加注作廢標記等現象。

首先，就“未建立收據管理臺賬”可能給企業帶來的風險進行分析。企業未建立收據管理臺賬或臺賬信息不清晰都會導致企業管理層無法清晰掌握購置、使用收據的數量、編號情況，收取的款項是否與實際業務發生情況相符、收據開具的金額與收到的款項是否相符等信息；更有甚者，如若其中的一本或若干本收據被某人或某單位獲取而未被及時發現，其以該公司的名義對外開具收據招攬業務實施詐騙，將會給企業帶來不可估量的損失。其次，再來談一下“已作廢收據三聯保存不完整及已作廢收據未加蓋“作廢”章或加注作廢標記”情況下可能存在的潛在的風險；如企業已作廢收據中客戶聯未收回，該客戶聯也未加注作廢標記，則這聯收據依然有效、依然可以作為該公司正常業務的收款憑據，如某人以公司名義將此聯開具給客戶并私自收取款項，將會給企業帶來財產損失及法律糾紛；同樣，已作廢收據未加蓋“作廢”章或未加注作廢標記，被工作人員誤當做正常收據開具給客戶或被某不法分子獲取，也存在同樣的風險。

綜上所述，隨著社會產業的多元化發展，經濟形式呈多樣化，收據作為一種常用的收款憑據，會在越來越多的業務領域發揮作用，收據管理作為企業內部控制管理的一部分就會變得尤為重要。所以，健全收據管理制度、加強收據管理力度勢在必行。

參考文獻

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[2]沈維成.論內部審計與企業價值[J].中國內部審計，2011（8）.

作者簡介：孫媛（1982-），女，漢族，山西晉城，晉煤集團審計部，研究方向：審計。