淺談如何做好縣級檔案館檔案開放工作

文·范苗苗

2022年8月1日起執行的《國家檔案館檔案開放辦法》中規定，自形成之日起滿二十五年的國家檔案館的檔案，經開放審核后無需限制利用的應當及時向社會開放。同時，也明確了縣級以上地方檔案主管部門應當協調建立本地區館藏檔案開放審核協同機制的主體責任。縣級檔案館應依據《國家檔案館檔案開放辦法》，進一步完善檔案開放審核工作，確保館藏檔案規范、及時、安全地向社會開放。

一、縣級檔案館開放審核工作的現狀

（一）開放審核人員與日趨增多的檔案開放審核數量相比相對減少

《國家檔案館檔案開放辦法》依據《中華人民共和國檔案法》的要求，將縣級以上各級檔案館的檔案向社會開放的期限縮短至25年，使得需要開放審核的檔案數量驟然增加，但縣級檔案館的人員編制不能隨之迅速增加，因而與檔案開放審核數量相比，檔案開放審核人員無疑是相對減少了。人員的不足，直接影響到了縣級檔案館檔案開放審核工作的進度，甚至是質量。

（二）對檔案開放依然抱有謹慎小心的態度致使檔案開放數量相對較少

《國家檔案館檔案開放辦法》雖然已明確了檔案開放的主體和范圍，但是縣級檔案館人員由于對檔案的內容以及涉及到的背景、事件、意義、價值等把握不準，因此對檔案開放一直秉持謹慎小心的態度，能不開放的就不開放，處于兩可之間的也多以不開放為主，以此來規避不可控的各種問題發生，致使目前對外開放的檔案主要集中在經濟、文化等方面，遠不能滿足群眾利用檔案的需求。

（三）檔案開放審核標準不具體導致檔案開放審核不具標準化和規范性

縣級檔案館目前進行檔案開放審核依據的《國家檔案館檔案開放辦法》以及《政府信息公開條例》，都只規定了檔案開放的主體、范圍、程序、辦法，但是沒有館藏檔案開放審核的具體執行標準，在具體開放審核工作中缺乏參照性，縣級檔案館無法依據此規定制定出符合實際的具體開放審核標準制度，故而開放審核人員一直以來只能憑借掌握的理論、自身的經驗和內部的約定等進行自主或協商把控開放檔案的范圍，缺乏檔案開放審核的標準化和規范性。

（四）縣級檔案館的館藏檔案構成限制檔案按期開放的數量

《國家檔案館檔案開放辦法》規定，涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益和個人隱私等內容控制使用或者延期向社會公開。縣級檔案館的館藏檔案主體是黨政機關的內部文件以及婚姻登記、公證、林權等專業檔案，這些檔案因涉及上級發文、單位核心事務、個人隱私、商業秘密等可以不予公開，而開放審核后可以提前向社會開放的經濟、教育、科技、文化的檔案在縣級檔案館保存很少，這就導致縣級檔案館館藏檔案中能按期開放的檔案少，而延期公開或不能公開的檔案多。

（五）檔案形成單位或者移交單位對檔案開放審核的不配合導致檔案開放工作進展不順

2021年1月1日起施行的《檔案法》出臺前，縣級檔案的鑒定劃控工作通常是由檔案館進行初步審核，然后向檔案移交單位征求意見，得到回復基本都是“同意”“無意見”，檔案開放工作主要依靠檔案館進行，各移交單位的參與度極低。《國家檔案館檔案開放辦法》的出臺，明確規定了“國家檔案館牽頭，檔案形成單位或者移交單位參與，雙方共同負責館藏檔案開放審核”的檔案開放程序和方式，并在“保障和監督”條款規定了“檔案形成單位或者移交單位應當為國家檔案館開展檔案開放工作提供便利，對應當共同負責的檔案開放審核工作，不得拒絕、推諉、敷衍、拖延。無正當理由拒不履行檔案開放審核職責的，由檔案主管部門責令限期改正?！钡钱斂h級檔案館組織各單位開展檔案開放審核時，由于檔案員接觸檔案開放審核工作時間短，缺少開展此項工作的經驗，對于檔案開放的審核把關畏手畏腳，致使審核后可開放的檔案數量極為有限，不僅影響了檔案開放工作的順利開展，也違背了《國家檔案館檔案開放辦法》頒布實施的初衷。

二、做好縣級館藏檔案開放工作的有效舉措

（一）加強檔案開放工作的組織領導，明確各方的職責任務

縣級檔案館要以《國家檔案館檔案開放辦法》為依據，建立以檔案館為主體、檔案形成或移交單位共同參與的工作機制。成立人員相對固定的檔案開放審核工作小組負責初審和復審，班子成員和行業專家組成檔案開放審核工作委員會進行終審，共同確定開放檔案的范圍，并及時向社會公布。同時，制定切實可行的崗位責任制和監督考核機制，將檔案開放審核工作的落實情況加入到檔案形成單位或移交單位的考核機制中，促使檔案開放審核人員各司其職、各負其責，確保檔案開放審核工作落到實處。

（二）強化檔案開放審核工作綜合人才隊伍建設

《國家檔案館檔案開放辦法》既然已經明確了檔案開放審核工作由檔案館會同檔案形成單位或檔案移交單位共同參與，這就需要檔案形成單位或移交單位培養出自己的檔案審核人才，以承擔其本部門的檔案開放審核任務。縣級檔案館作為檔案開放工作的主體責任人，不僅要培養檔案館內的檔案開放審核專家，還要加強對檔案形成單位或移交單位開放審核人員的教育培訓，并指導其在年度檔案歸檔時有效開展檔案開放審核工作。同時，要吸收各行業、各領域的專家參與檔案開放審核工作，組成檔案開放審核工作專家庫，穩定鞏固檔案開放審核人才隊伍。

（三）在檔案整理目錄中增設開放選項，讓歸檔與審核同步進行

檔案立卷歸檔是在次年年初整理上年度的檔案，此時由于檔案形成時間短，檔案形成部門、責任科室對檔案內容熟悉，比較容易把握檔案開放與否的屬性，故建議檔案形成單位在立卷歸檔時同時開展檔案開放審核工作，在目錄中填寫開放與否的審核意見，及時解決掉增量檔案的開放審核任務，規避存量檔案到達開放年限后集中審核鑒定因時間跨度大、人員變動大、政策變化大等給開放審核工作帶來的難度。

（四）完善檔案開放敏感詞匯庫建設，借助人工智能助推檔案開放工作

縣檔案館要根據《檔案法》及《國家檔案館檔案開放辦法》等規定，結合館藏實際情況逐步建立、完善檔案開放敏感詞匯庫，敏感詞匯內容要盡量涵蓋館藏檔案的內容，確保將不適宜開放的涉及國家安全、個人隱私等內容的詞匯包含其中，并根據經濟社會發展變化不斷擴充、更新詞庫內容。敏感詞匯庫建立后要積極運用信息技術輔助檔案開放審核工作，比如利用OCR識別技術，解析檔案原文，從檔案的題名、來源、關鍵詞、密級等多角度進行分析判斷，加快開放檔案的篩選速度，之后再依據具體情況由人工進行普查或抽查審核把關，確保開放檔案既迅速又準確。

總之，檔案開放是一項政治性、政策性很強的工作，需要縣級檔案館與檔案形成單位或移交單位共同努力，積極探索適合新時代的檔案開放審核理論和方法，讓檔案開放工作更好地為社會服務。