分析數字檔案在檔案信息化建設中的重要性

牟仙仙

【摘要】檔案管理是一個復雜、難度大的工作，檔案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪費時間，效率低下。而隨著科學技術的不斷進步，信息化技術已經廣泛應用在各行各業。新時代下，檔案信息化管理也成為了必然的趨勢。運用現代高科技的數字檔案管理模式解決傳統檔案管理的效率低下等問題，本研究主要是探討數字檔案在檔案信息化建設中的重要性，旨在深化我國的檔案信息化建設。

【關鍵詞】數字檔案；檔案信息化建設；重要性

一、前言

隨著我國科技和經濟的快速發展，數字檔案是信息化建設中的重點、難點，要推動檔案信息化建設的高速發展和保證其高質量，就要認識到數字檔案的重要性，要有目標有方向的發展檔案信息化建設。探析數字檔案發展中的不足、管理系統與模式、解決問題的措施、重要性等等，為數字檔案的研究提供價值。

二、數字檔案的管理系統與模式

檔案信息化的起步是以計算機技術的發展為基礎的，隨著計算機的引入，我國的檔案管理才逐漸開始數字檔案建設。數字化檔案相比于傳統的檔案管理更加提高了經濟效益，提高了辦公效率，增強檔案原件保護。數字檔案的管理系統包括檔案采集系統、檔案查閱系統，主要是實現干部人事檔案日常管理工作。系統又主要分為日常業務管理、檔案數字化采集系統和數字化檔案查閱系統幾部分。數字檔案管理系統是一個技術含量高、通用性強、標準化要求嚴的系統，它體現了很先進的科學技術。數字檔案管理系統所具備的特征主要是信息的可操作性、多種信息媒體的集成性、信息的可變性。圖像處理技術是數字檔案管理系統最基礎的技術之一，檔案管理平臺技術是數字檔案管理系統的核心技術，全文檢索技術體現了數字檔案管理系統的快捷功能。

三、淺談檔案信息化建設發展至今的不足

（一）對檔案信息化的理解存在偏頗。我國還存在很多檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的重視程度不高，數字化檔案建設的觀念意識薄弱，沒有去學習和改變的意識，領導階層的意識不足更是導致在此工程上的資金投入不足，這會造成工作上的巨大障礙，使得檔案信息化建設的工作難度更加增大。檔案信息化建設的任務繁重，因為理解不到位而投入資金少會使得許多技術的進步都受到阻礙。比如掃描微縮手段、遠程服務、文檔處理軟件等都是需要資金的投入來得以繼續的工作。

（二）網絡安全問題得不到保障。科技的進步是利與弊同時存在的，科技進步使得檔案管理更加高效率，但是也使得網絡犯罪的數量增加，信息的安全問題受到威脅。檔案信息化建設面臨的主要安全問題包括：計算機病毒、木馬威脅，網絡構建的物理安全威脅，操作系統以及檔案信息應用系統的安全風險，檔案管理系統的安全漏洞等。如今數據庫的防御能力不強，安全技術問題也有待提高，網絡犯罪普遍存在。信息的泄露會導致一系列問題的連鎖反應，所以信息安全的保障是一個長遠需要解決難題。

（三）檔案管理工作效率低。檔案管理工作效率低主要是由管理人員的專業素質低和軟件系統落后造成的。多數檔案管理人員還是傳統的思想觀念，專業技術不足，甚至有很多都不會使用專業的檔案管理系統，不會使用計算機的相關管理軟件。而軟件系統的落后會使得利用效率不高，只能局限于單一的查詢工作等。落后的軟件系統不能緊跟新的時代發展需求，還會影響以后的升級。所以培養專業的檔案信息管理人才和發展創新軟件也是十分重要的任務。

四、數字檔案對檔案信息化發展問題的重要性

（一）數字檔案能提高人們對檔案信息化的認識。數字檔案的廣泛應用可以顛覆人們對傳統的檔案管理的認識，給了人們了解檔案信息化的渠道途徑，這對于數字檔案的發展有極大的幫助。這會促使更多的人才投入到數字檔案的建設中去，加大教育的投入，培養一批既能夠熟練使用計算機，擁有計算機專業知識技能，還對數字檔案感興趣且十分了解的專業人才。還會使得數字檔案的普及程度提升，增加它的應用范圍，使用范圍的增加也會促使數字檔案的更新速度加快。

（二）數字檔案采用高級手段對檔案信息進行加密。數字檔案信息的安全建設是一項復雜的系統工程，信息中存在的普遍漏洞會對檔案信息的安全造成隱患，容易導致信息的泄露，這就需要技術安全控制，包括建設內容安全層、訪問安全層、傳輸安全層、環境安全層等多重安全層來保障安全。還要進行安全管理控制，包括進行定期的風險評估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人員培養力度。數字檔案信息安全是一個動態的過程，是持續性的，沒有絕對的安全，只能是相對的安全，隨意在檔案信息安全管理上要不斷的創新發展，從而實現信息安全保護。

（三）數字檔案以計算機為工具從而提高辦公效率。效率現如今是一切工作追求的目標，即在最短的時間內更好地高質量地完成工作。傳統的檔案管理 費時費力，而且出錯率還比較高，但是數字檔案對于檔案信息化建設就可以實現高效率，還能實現信息的資源共享。數字檔案管理降低了人為因素在檔案管理工作中的影響，發揮了計算機的管理優勢，減少手工操作，提高了工作效率。數字化檔案管理可以使得檔案的分類更加精細，歸檔也更加明確，查找時的方式也更加簡便精確，只需要在計算機中檢索即可，減少了人力勞動的付出，也降低了失誤率，減少了查找時間。

（四）時代發展的必然需求。信息需求者在想要檢索信息時，不能得到及時和精確的服務，這會導致我國的檔案管理效率降低，與先進國家間的差距極大。所以為了趕上時代發展的步伐，對國際上先進的數字化技術加以利用，抓緊發展檔案數字化的管理建設，這是時代發展的必然要求。檔案管理數字化也是我國國際競爭力的表現之一，是我國科學技術的一個側面體現。

五、總結

數字檔案在檔案信息化建設中的重要性是不言而喻的，是時代發展的必然趨勢。雖然檔案信息化建設還存在著許多的問題，但是未來的發展前景是可觀的，是值得期待的。數字檔案應用于檔案的信息化建設可以實現檔案的標準化、規范化、高安全性等，這些都是數字檔案的優勢所在。

參考文獻

[1]秦磊華，肖波.數字檔案館可用性分析，從信息系統的角度[J].檔案學研究，2011，（2）.