解讀《數碼照片歸檔與管理規范》

文·丁靜

解讀《數碼照片歸檔與管理規范》

文·丁靜

隨著科技迅猛發展，數碼照片因其獲取容易、即拍即看、后期易于數字化利用等特點，早已成為人們記錄工作、生活的最重要的媒介之一。作為科技改變人們行為習慣的典型例子之一，對待數碼照片，越來越多的人不再沖洗照片，而是將數字化保存當做常態選擇。

近十年來，在機關單位中，拍攝形成了大量的數碼照片，這些數碼照片已成為機關檔案的一個重要組成部分。但是按照各級檔案部門要求，這些數碼照片的整理一直沿用《照片檔案管理規范（GB/T 11821－2002）》（后文簡稱《紙質照片規范》）來整理。若使用銀鹽感光材料照片的整理規范整理數碼照片，從挑選、沖洗、著錄到打印芯頁、插冊，打印紙質目錄其整理過程過于繁瑣且技術含量高，讓很多機關單位的檔案員難以適從，不得不請專業檔案整理公司整理。很多單位檔案員因此對數碼照片檔案多拍少存，甚至不存，致使大量有價值的數碼照片檔案得不到及時整理歸檔。

2015年8月1日實施的《數碼照片歸檔與管理規范（DA/T 50-2014）》（后文簡稱《數碼照片規范》）使數碼照片終于有了更為適用的整理規范。《數碼照片規范》貼近電子檔案特性，以“輕整理，重檢索”為原則作出了諸多改變，簡化了的整理過程，提升了整理效率。筆者通過學習規范和實踐操作，總結了新規范的幾個最為讓機關檔案工作人員認同的特點：

一、強調數碼照片的電子檔案屬性而不是紙質檔案屬性

數碼照片原生型態為電子數據，其主要信息的保存依賴手工著錄和數碼照片文件及Exif信息。沖洗出的紙質照片是其異質備份件，易質會損失很多原始信息，不宜作為檔案原件單獨保存。《數碼照片規范》中，數碼照片自形成至歸檔始終以電子形態存在，并強調對Exif的保護。

《數碼照片規范》4.4.1條規定：“歸檔的數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。”

《數碼照片規范》同時簡化了紙質照片整理中沖洗照片、購買檔案照片冊、芯頁打印、照片插冊、打印紙質目錄等流程，既節約了整理費用，也節省了整理時間。稍經培訓，檔案員配備一臺電腦即可輕松完成整理和移交。

二、更為合理的存儲結構

《數碼照片規范》中照片號分為五級，分別是全宗號、保管期限代碼、年度、照片組號、照片號，例如：A001-YJ-2016-0001-0001。數碼照片檔案文件保存于依次按不同保管期限、年度和照片組建立的層級文件夾中，并以保管期限代碼、年度和照片組號命名各層級文件夾。

首先，將年度作為一級檔號，使年度的劃分更為清晰，也適合數碼照片一年一歸檔的要求。其次，相較紙質銀鹽照片整理時以“冊”為集合，并將“冊號”編入檔號，數碼照片則引入以“事”為集合的“照片組”概念，并將“照片組”編入檔號。

《數碼照片規范》3.4 條規定：“照片組（photos group）指有密切聯系的若干張數碼照片的集合。如一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數碼照片為一個照片組，全部存儲到同一層級文件夾內。”

以冊為單位整理數碼照片，會因冊內照片存放數量對數碼照片物理分類，不僅打亂了照片事件間的聯系，而且必須待沖洗出紙質照片，購買完相片冊時才能根據照片在冊中位置確定檔號。編號過程一旦出錯，后面所有照片號需全部重新調整，讓預整理幾乎失去意義。以“組”替“冊”進行編號，則是確定保管期限和編制組號后即可直接確定檔號并進行預整理工作。無論新增或刪減某張照片時，檔號的調整僅影響組內照片編號，便于修改。

三、更為合理有效的著錄環節

“輕整理，重檢索”的目的是將整理工作重心轉移，更加重視信息的檢索。通過更為合理有效的著錄環節，既不明顯增加著錄環節工作量，又能盡可能多增加有效著錄信息，拓寬檢索的維度，使數碼照片更容易被檢索出來。

根據《數碼照片規范》制定的山東省檔案局數碼照片數據庫結構及字段表（見表1）中，著錄項分為必著（非空）項和非必著項，二者各有部分著錄項目需要手工著錄和軟件自動獲取。機關檔案員應熟悉著錄項構成，適當選擇有的放矢，不需人工的盡量自動生成，非必著項也可根據需要酌量著錄。真正做好既符合規范要求，又能靈活變通，事半功倍的做好著錄。

必著項中，如組題名，文字說明，攝影者等，要求著錄人員必須在電子檔案管理系統中手工賦值；必著項中，如照片號，全宗號，保管期限，這些項重復或為遞進關系，可通過默認值設置和函數計算軟件實現自動著錄；非必著項中，如地點、人物等，能為管理者與利用者提供高于題名精細粒度的檢索途徑，需要時也可自行選擇著錄；非必著項中，如捕獲設備、文件格式等，可以通過檔案管理系統或數字檔案館登記或掛接之時，由電子檔案管理系統或數字檔案館從照片類電子檔案文件和Exif中自動提取并賦值。機關檔案員可在更新本單位檔案軟件時酌情添加相應功能，不會增加手工著錄工作量。

表1　山東省檔案局數碼照片檔案目錄數據庫結構及字段表

5　部門　BM　字符型　100 6　照片組號　ZPZH　字符型　4　非空7　張號　ZH　字符型　4　非空8　參見號　CJH　字符型　20 9　攝影者　SYZ　字符型　100　非空10　時間　SJ　字符型　8　非空11　組題名　ZTM　字符型　160　非空12　文字說明　WZSM　字符型　254　非空13　文件格式　WJGS　字符型　4　非空14　開放狀態　KFZT　字符型　1 15　密級　MJ　字符型　4 16　檔案館代碼* DAGDM　字符型　6　6位數字代碼17　文件存儲路徑*　WJCCLJ　字符型　100 18　在線存址*　ZXCZ　字符型　100 19　計算機文件名*　JSJWJM　字符型　254 20　著錄者*　ZLZ　字符型　100 21　地點*　DD　字符型　254 22　人物*　RW　字符型　254 23　背景*　BJ　字符型　254 24　主題詞*　ZTC　字符型　100 25　關鍵詞*　GJC　字符型　100 26　版權信息*　BQXX　字符型　254 27　設備制造商*　SBZZS　字符型　100 28　設備型號*　SBXH　字符型　100 29　附注*　FZ　字符型　254

綜上所述，《數碼照片規范》的這些特點切合電子檔案屬性，適合時代需求，為數碼照片整理提供了簡便易行的新方式。對于迫切做好機關數碼照片整理的檔案員來說，這是一份期待已久的規范。機關檔案員應該盡快學習掌握新規范，將需要歸檔管理的數碼照片檔案管好用好。

（作者單位：山東建筑大學）