如何提高檔案管理的科學化水平

葉文鋒

【摘要】文章首先分析了科學化檔案管理的現狀，總結為缺乏完善的制度體系，工作人員素質水平較低，管理制度不統一等方面。其次重點介紹工作任務開展期間提升科學化水平的有效措施，針對現存問題來進行，將其應用在檔案管理中，能夠提升科學化水平。

【關鍵詞】檔案管理；科學化水平；科學化管理

一、當前我國檔案管理科學化水平現狀

1、缺乏完善的檔案管理制度 檔案管理是否科學高效，關系到單位的運營穩定性，雖然科學化管理已經推廣應用，但在落實過程中仍然存在制度不完善問題。基礎尚未形成規范的管理系統，工作任務開展一段時間后，原始資料缺失現象凸顯，管理體系不完善，檔案也很難在單位運營階段發揮作用。目前，我國檔案管理者并未認識到檔案管理的重要性，缺乏完善的管理制度，檔案管理工作不規范，各種檔案信息相互脫離、難以融合，導致檔案管理工作處于混亂局面，嚴重影響到檔案管理科學化水平。

2、管理觀念過于落后 檔案管理人員長期在固定的工作模式下，思想觀念得不到更新。受工作人員思想觀念影響，科學方法很難在基層落實，仍然按照傳統的檔案管理模式來開展工作，雖然總結了足夠的經驗，但工作任務完成質量并不理想，信息化技術更是得不到有效利用。許多檔案管理部門對待檔案管理工作的目的產生錯誤的理解，認為檔案管理工作內容僅存在于表面的信息收集、整理、歸檔、保存，沒有深刻認識到檔案管理的真正價值，在檔案管理工作方面，缺乏端正的管理工作態度，檔案管理工作質量低，難以滿足用戶需求，嚴重阻礙檔案管理科學化發展。

3、工作人員綜合素質低 管理人員個人素質問題是影響檔案管理效率的主要原因。在崗人員大部分沒有接受過系統化的教育培訓，甚至由一些即將退休的老員工來完成工作任務，個人技術水平有限，對科學化技術掌握困難，學習先進知識也需要大量的時間。檔案管理是以服務性質開展的，過于強調管理的安全性，而忽略了檔案是否能夠在基層得到有效利用，違背了持續發展理念，對單位運營管理也帶來了嚴重的影響。隨著信息化、網絡化更新速度的不斷加快，對管理人員的專業技能要求也越來越高，而縱觀我國當前檔案管理整體來看，檔案管理人員管理水平普遍偏低，許多管理人員在管理中責任心和積極性不高，加之，管理單位忽略了人才培養的重要性，沒有對檔案管理人員進行上崗前培訓，導致檔案管理水平質量受到影響。

4、檔案管理不夠統一 管理形式缺乏規范性，各個部門所執行的標準也不統一。科學化管理理念則難以開展。檔案數字化管理需要借助計算機軟件來完成，軟件功能與操作方式如果不能統一，檔案使用階段的復雜性也會因此而增大，嚴重的還會影響到管理工作開展的安全性，由于操作不當，部分信息資料丟失。在社會經濟不斷發展的今天，如不采取相應的、合理的措施進行科學化的管理，將會嚴重阻礙我國檔案管理事業的發展，同時，也會對社會和諧造成一定程度的影響，因而，提高檔案管理的科學化水平，是促進檔案管理工作穩定發展的必然。

二、提高檔案管理科學化水平的可行性措施

1、完善檔案管理制度 提升檔案管理水平，首先需要對管理制度進行完善。結合管理制度落實期間遇到的問題來進行，不斷的優化完善現有體系，以此來提升任務完成的質量。要考慮檔案的使用效率，避免出現死檔案。基于提升服務質量至上開展的管理任務，這樣檔案才能夠發揮作用。加強檔案管理的責任制制度，提高檔案管理人員對于檔案管理的重視，從而督促他們更好地完成檔案管理工作，比如完善檔案管理部門的人員責任制，落實各個檔案管理人員的工作職責，從而更好地確檔案管理工作的完成。完善檔案管理的監督和審核，要提升我國檔案管理的科學化水平，就要完善我國檔案管理的制度，從法律法規、部門制度等方面來著手提高檔案管理的管理效率。

2、加強檔案管理標準化建設 標準化體系建設也十分重要，要樹立明確的工作目標。統一各部門的檔案管理方式，這樣在使用階段才不會出現爭議問題。僅僅依靠基層工作人員的努力很難實現管理標準統一化，要在制度中體現出約束性，為檔案管理實現標注化打下堅實基礎。

加強檔案管理標準化建設，是提高檔案管理工作效率的重要手段。因而，檔案管理部門應打破以往傳統的管理觀念，各檔案管理人員應多進行交流溝通，相互統一管理標準及制度，使用相同的軟件進行管理，從而提高檔案信息的利用率，發揮檔案信息的真正價值，同時，也為廣大用戶提供更多的便利。

3、加強檔案管理信息化建設 提高檔案管理的科學化水平。因為目前我國檔案管理信息化建設存在的問題之一就是企業所使用的檔案管理軟件不統一，所以要提升我國檔案管理的科學化水平，就要加快我國的檔案管理信息化建設，加強各個企業之間的檔案信息共享。加快檔案管理的信息化建設，不僅可以有效地提高檔案管理的工作效率，還能確保檔案信息的完整性，所以國家應該加強對檔案管理的硬件設施的資金投入，完善檔案管理部門的檔案管理設施，從而更好地實現信息化。還有，檔案管理部門還應該借助信息化技術來建立完善的電子檔案，網絡信息共享平臺，即使不同企業所使用的檔案管理軟件不同，也能通過網絡信息共享平臺來共享相關的檔案信息，從而減少檔案管理過程中檔案信息收集的時間，提高檔案管理的工作效率。所以要提高我國檔案管理的科學化水平，就要加快我國檔案管理的信息化建設，完善各種電子檔案以及網絡信息平臺。

4、提升員工綜合素質 檔案管理人員的專業素質對于提高我國檔案管理的科學化水平有著非常重要的作用，所以在進行檔案管理的科學化建設的過程中，就要提高對檔案管理人員的專業素質。提高檔案管理人員的專業素質有兩個途徑，一是從招聘著手，二是從培訓著手。首先，要提高檔案管理人員的專業素質，就要提高檔案管理人員的招聘要求，確保檔案管理人員的專業素質，比如增加招聘過程中的考察環節，對面試人員進行筆試、面試以及實操的考察，從而更好地提高檔案管理的綜合素質。其次是從培訓著手，隨著信息技術的發展，檔案管理的方法也在不斷地發展，所以檔案管理部門就要對檔案管理人員進行定時的專業培訓，比如每年都要對檔案管理人員進行兩次的培訓，也就是每半年對檔案管理人員進行專業的培訓，培訓的老師應該是專業的檔案管理人員，可以從檔案管理人員中進行挑選。

小結

在檔案管理工作中，檔案管理人員必須堅持以科學為管理理論，充分引進現代化科學技術，使檔案管理工作朝著科學化、規范化道路發展，不斷提升檔案管理工作效率及員工綜合素質，提升檔案管理科學化水平，從而為廣大用戶提供更優質的服務，使檔案資料最大限度發揮作用。

參看文獻

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[2]呂清.分析如何提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]東方企業文化，2015（11）.

[3]李曉龍.提高檔案管理科學化水平路徑選擇探究[J].現代商貿工業，2015（09）.