城建檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探究

張華

【摘要】城市建設檔案的收集、整理和利用，不僅關系到當前城市的有序運行，還關系到城市未來的發(fā)展，強化城市建設檔案管理工作具有非常重要意義。我國城建檔案工作起步較晚，在城市建設檔案管理方面還缺乏較為完善的理論和成熟的經(jīng)驗，本文對當前城市建設檔案管理工作中存在的問題進行了分析研究，就如何提升城市建設檔案管理工作水平提出了相應的對策，希望能夠對城建檔案工作者們提供一些幫助。

【關鍵詞】城建檔案；管理；問題；創(chuàng)新

城市建設檔案涉及內(nèi)容多且復雜，隨著我國城市建設規(guī)模的不斷擴大和功能的日臻復雜，要想更有效的完成好城市建設檔案管理工作，原有的思路和方法已經(jīng)跟不上時代的需求，要求我們必須對檔案管理工作進行相應的創(chuàng)新，從而運用新思維、新方法解決檔案管理工作中遇到的新情況和新問題。

一、城市建設檔案管理中存在的問題

近年來，隨著科技的進步和新工藝的陸續(xù)采用，盡管城市建設檔案管理工作水平得以不斷提升，但仍存在一些不可忽視的問題。

第一，專業(yè)性人才匱乏。我國各中小城市的城建檔案館（室），普遍存在檔案專業(yè)人才缺乏的情況，日常檔案管理工作主要由中文、法律或工程等其他專業(yè)人員承擔，有的甚至是由辦公室文員兼職，存在人員不穩(wěn)定、流動性大的情況。現(xiàn)有的檔案管理人員不僅專業(yè)素質不高，而且不同程度存在年齡偏大、文化水平低的情況，這嚴重的影響了城市建設檔案管理工作的有效開展。

第二，城市之間城建檔案管理發(fā)展水平不均衡。在我國的省會、區(qū)域性中心城市，十分重視城市建設檔案管理工作，已經(jīng)建立了規(guī)模較大的城市建設檔案館，并逐漸形成了一套適合本地區(qū)的城市建設檔案管理體系。但在一些中小型城市，受各種因素的影響和自身條件的制約，檔案管理工作還沒有得到充分的重視，必要的硬件設施也沒有配備，檔案管理工作開展十分困難。

第三，城建檔案管理技術設備落后。與國外城市建設檔案管理工作相比，我國城市建設檔案管理工作存在技術落后、設備超期使用的問題。目前，在國外城市建設檔案管理中普遍應用了檔案編碼管理技術、計算機管理系統(tǒng)，而在我國的不少地方，這些工作仍然采用較為原始的手段進行處理。

第四，地方責任部門管理人員缺乏城建檔案管理意識。很多地方行業(yè)管理人員對城建檔案管理工作存在錯誤認識，認為城市建設從建設檔案管理工作中無法獲得益處，進而使得很多工作只是在做表面文章。可以說當前我國城市建設檔案管理工作不到位的重要原因就是缺乏正確全面的認識[1]。

二、提升城市建設檔案管理工作水平的對策

對城市建設檔案管理工作進行優(yōu)化，是有效開展城市建設的重要前提。為了有效解決城市建設檔案管理過程中存在的問題，我認為地方城市檔案管理部門應當從以下幾個方面入手：

首先，應當創(chuàng)新檔案管理理念，規(guī)范檔案管理的收集和處理過程。與此同時，還應當在檔案目標管理中納入檔案資源收集，并確保收集層次、結構、對象的一致性，進而在此基礎上進行相應管理目標的制定，并確保這些目標是能夠逐步實現(xiàn)的。在處理檔案的過程中，要保證整個處理流程的規(guī)范性，并且對檔案分類進行強化，實現(xiàn)對檔案的分類存放和編碼。

其次，地方政府及城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、市政等行政主管部門，應當增強對城市建設檔案工作重要性的認識，科學設置行而有效的監(jiān)督體系。通過監(jiān)督體系的構建，為我國城市建設檔案管理工作的順利開展提供保障。

第三，強化城市建設檔案管理資金保障，積極運用先進的檔案管理設備和技術，并且從現(xiàn)代信息化管理要求出發(fā)，構建適合我國城市發(fā)展特點的檔案管理信息系統(tǒng)。此外，還應當增強中小型城市的城市建設檔案管理活動，通過對檔案管理館的自我完善以及檔案管理人員編制的優(yōu)化，提升中小型城市建設中檔案管理活動水平[2]。

第四，提升對檔案專業(yè)人員的教育與運用水平。檔案管理專業(yè)人才匱乏是城市建設檔案管理中存在的一個重要問題，地方部門應當采取有效措施解決這個問題。一是積極鼓勵高校培養(yǎng)高層次的檔案專業(yè)人才；二是應當為檔案管理專業(yè)人員提供繼續(xù)教育和自我發(fā)展的機會；三是采取相應的激勵政策和提供適當?shù)奈镔|獎勵，支持和鼓勵他們研究和應用城市建設檔案[3]。

第五，保證相關城市建設檔案管理工作單位的協(xié)調配合。城市建設具有工程巨大、復雜的特點，只有各個單位實現(xiàn)有效的協(xié)調配合才能夠保證工作有序完成。同時，城市建設檔案的收集、整理工作具有系統(tǒng)性強、復雜程度高的特點，其管理對象包括建設工程檔案、業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案、基礎資料檔案等，需要在建設單位的主持下，工程勘察、設計、施工、監(jiān)理單位相互配合，才能最終完成城市建設檔案的收集和整理[4]。

第六，對電子檔案的數(shù)據(jù)管理中心進行完善。城市檔案館（室）應當強化和企事業(yè)單位信息管理部門的對接聯(lián)系，并在此基礎上對電子檔案管理中心進行建立完善。電子檔案管理中心作為企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分之一，其主要作用在于對數(shù)據(jù)庫內(nèi)各個單位的電子文件進行保管，并將非限制性和非保密性的電子文件利用和查詢服務提供給具備使用權限的用戶，進而實現(xiàn)對電子文件信息的共享和有效利用。

第七，開展城建檔案在線服務活動。在信息化時代，構建檔案服務形式應當充分考慮社會發(fā)展需要，進而能夠有效滿足用戶的檔案查詢和利用的需求，同時還應當對檔案服務模式進行及時的調整，進而確保檔案管理工作的作用能夠充分發(fā)揮出來。很多用戶希望能夠實現(xiàn)對城建檔案信息隨時隨地的查詢和運用，所以檔案管理工作應當突破傳統(tǒng)的被動的、手工式的管理方式，應當通過互聯(lián)網(wǎng)絡的信息平臺，隨時隨地的為所需要的用戶提供檔案信息查詢和利用服務，這樣不僅提升了檔案信息利用的便捷性，還能夠強化檔案管理部門和用戶的互動交流，進而不斷優(yōu)化和完善城建檔案管理工作。

綜上所述，城市建設檔案管理工作是一項復雜而又系統(tǒng)的工程，為了滿足日益增長的城市檔案管理需求和要求，檔案管理部門應當相應的對工作進行強化，對原有的管理思想和方式進行創(chuàng)新，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的需求得到充分滿足，讓檔案管理工作能夠真正發(fā)揮出應有作用。本文對檔案管理工作中的問題進行了探索，并在此基礎上研究了相應的解決措施和方法，但是本文仍存在一定局限，希望行業(yè)人員能夠加強重視，采取有效措施提升城市建設檔案管理水平，進而為相應的檔案利用工作提供保障。

參考文獻

[1]秦建平.對于《城市建設檔案管理暫行規(guī)定》中幾個問題的思考[J].檔案學通訊，2014，（15）：256-267.

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[3]宋大慶.城鎮(zhèn)化背景下城市建設檔案管理的問題與對策研究[J].科技展望，2014，（11）：6-7.

[4]呂艷萍.分析城市管理中的市政檔案監(jiān)察檔案工作存在的問題與措施[J].才智，2014，（10）：25-26.