事業單位檔案管理的現代化和電子化

張洪冰

【摘要】當前我國的事業單位在檔案管理方面正在呈現出現代化以及電子化的發展特征，這是在互聯網時代發展下檔案管理的必然出路，從各個方面進行考量，開展檔案管理的現代化發展對于事業單位而言都具有重要的意義。因此本文重點對這一問題進行了討論，尤其是針對當前的檔案管理中存在的不足展開探討，在今后的發展中通過采取合理的手段進一步開拓檔案管理的發展出路，對于整個事業單位的發展建設而言具有重要的意義，希望通過本文的論述能夠為相關檔案管理工作者提供一定的經驗。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；改善途徑；信息化；電子化

互聯網時代的到來為我國的檔案管理帶來了嶄新的發展契機，這都要歸功于檔案管理現代化以及電子化的發展特點，所以要想不斷提升我國事業單位檔案管理的發展水平，就要從這兩個方面入手，進一步實現現代化的管理需要，從而在根本上為推進事業單位的建設作出積極的貢獻。另一方面，傳統的檔案管理已經不能適應現代化的發展需要了，所以有必要對檔案管理過程中存在的相關問題進行處理，由此實現更加完善的事業單位的檔案管理，為我國全面發展提供積極的推動作用。

1、現代化和電子化檔案管理的優點

針對目前的形勢來看，加快事業單位的檔案管理朝著現代化以及電子化的發展是必然出路。傳統的檔案管理普遍采用紙質管理，一方面這種管理方式容易受到損壞，一旦出現火災或是其他隱患，對于檔案的保存來說影響是十分巨大的，對于事業單位而言將會帶來嚴重的經濟損失，所以要想實現更加安全化的管理，就要采用一種更為穩定的管理方式，現代化的發展建設中，計算機的應用已經普及到家家戶戶，并且在事業單位中也普遍使用計算機開展相關工作，所以如果將檔案存儲在計算機中，不但有效的避免了火災等安全隱患，還能有效的縮小存儲空間，將大量的物理空間節省起來，這樣就有效的避免了空間上的浪費。這是現代化的檔案管理中最主要的特點之一，具有節省空間以及時間的優勢。除此之外，在檔案處理以及選擇方面也具有極大的特色，主要的表現形式就是使得應用更為便捷，將檔案進行電子化的管理，只要從計算機中搜索關鍵詞，短短幾秒鐘的時間就能夠查找出相關的檔案，在提倡高效率的工作中，這一特點無疑是與現代化的管理方式相契合的。并且在信息的選擇上也可以更加準確，隨著時間的延續，事業單位的檔案信息必然會不斷增長，如果僅僅依靠人工的方式是很難實現有效的查找的，所以電子化的發展特點有效的解決了檔案管理中的問題，為現代化的發展建設提供了全新的空間，這是傳統檔案管理根本無法實現的。

2、我國目前檔案管理的現狀及不足

雖然我國事業單位在檔案管理方面已經朝著現代化以及電子化的方向發展，但是在實際的管理中，依然存在不足之處，影響著檔案管理的水平。在傳統檔案管理的基礎之上，現代化的檔案管理具有極大的優勢，這一點是確信無疑的，但是在規范化的問題上，卻面臨以下幾點問題。一是在管理的過程中，相關的管理人員缺少嚴格的管理制度對管理行為進行約束，這就造成檔案的機密性受到極大的影響，極有可能造成信息的泄露，在上傳電子檔案的過程中，管理人員不懂得遵循保密性的原則，所以就會造成信息缺少必要的保護，事業單位的機密性文件極有可能在這一過程中出現遺失。又或者忽視了檔案的存儲，這就會導致一旦計算機出現故障，而檔案又沒有及時保存，相關的信息就會丟失，這一影響不亞于傳統檔案管理中出現火災等安全隱患。

因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。

上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。

3、提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。

提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。

4、結語

檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業單位來說更是重中之重。隨著現代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案信息數據的安全性。要及時維護電子存儲設備，保障事業單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業單位與時俱進，確保檔案工作穩步開展。

參考文獻

[1]張紅生.事業單位檔案管理信息化建設問題的討論[J].活力，2011（23）：48.

[2]李方中.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].吉林科技信息，2014（7）：165.

[3]孫常.事業單位檔案管理信息化建設的方法[J].卷宗，2010（5）：1.