試論科學化規范化檔案管理

鄭軍

【摘要】規范化、科學化的檔案管理，是單位必須做好的一項基礎性工作，也是成為一流檔案單位的一項重要保障。要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

【關鍵詞】檔案管理；科學化；規范化

當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資產（本）更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，在規范檔案的管理前提下，積極擴展檔案信息資源；檔案模式上集中統一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發展方向。

一、提高檔案管理人員的業務能力和工作技能

規范化、科學化的檔案管理，是單位必須做好的一項基礎性工作。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新；四是要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

二、在規范檔案的管理的前提下積極拓展檔案信息資源

進一步增強做好檔案管理工作的自覺性，盡快突破資料檔案科當前檔案初級保管管理，行政、檔案保管單一的階段，在規范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。如何把學習到的知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構建適宜業務發展實際的綜合檔案管理系統性框架、拓展檔案信息資源是當務之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關鍵點。

1.信息服務的社會化、多主體。檔案部門既要面對各級機關、各個單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越來越復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

3.加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。現階段，我們應以依法治檔為基礎，以管理理念的更新為前提，以檔案資源的建設、整合為條件，以符合檔案工作規律的現代信息技術的有效應用為手段，努力促進檔案管理模式的創新，以實現檔案資源的有效利用與社會共享。

實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高檔案室藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾。

4.注重“反饋”，深層次開發檔案信息。檔案工作者必須著眼于現實，從戰略的高度自覺的加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優勢理念的作用下充分發揮檔案資源在管理、創新中的巨大潛能。檔案部門應將檔案資源建設納入整個社會的文化事業建設框架，從而在史料的組織、地方或部門史志的研究、特色展示、愛國愛鄉愛崗教育、營造文化氛圍等方面發揮積極的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

三、努力提高檔案管理人員的專業知識和業務能力

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。因為無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環節。提高檔案管理人員的業務能力和工作技能，我認為主要體現在三個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握單位的業務，要不斷提高檔案管理方面的業務水平和工作技能；三是要勤總結，勤改進，不斷創新。

四、加強檔案管理的規范化建設

要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度加強檔案管理的規范化建設，健全各項檔案制度，制定相關管理制度。

檔案信息是一種無形資產，也是單位的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。

參考文獻

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