如何實施事業單位檔案信息化管理

秦曉晶

【摘要】隨著現代化進程順利推進，事業單位為我國現代經濟的發展做出了不可替代的貢獻。事業單位的檔案管理工作是一項十分重要的工作。但是目前我國事業單位在進行檔案管理工作時存在著很多的問題，尤其是對先進的信息化技術應用程度不夠。本文將分析在事業單位的信息管理中應用信息化管理技術的優勢，并分析目前應用這項技術的過程存在的問題，提出相應的解決措施。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化技術

在如今的市場競爭上，信息是每一個企業最重要的資源，對于事業單位來說，將有效合理的信息記錄在案是十分重要的。但是面對龐大的信息量，如果先進的技術支持就會導致很多人力物力的浪費，所以事業單位應該采用適當的方法來解決在進行檔案信息化管理過程中出現的問題。

1、事業單位在檔案管理中應用信息化管理的優勢

傳統的檔案管理工作一般都是采用人工收集檔案信息、人工記錄檔案信息、人工查閱檔案、人工保存檔案的方式來進行的。這樣就難免面臨著很多問題，例如信息量巨大收集的不全面。在別人借閱的時候，也有查閱起來困難的問題，而且如果檔案采用紙質儲存的方式，經常翻閱可能會使檔案資料損壞，也不易長久儲存。事業單位在檔案管理中如果應用信息化管理技術就能解決以上所有問題，采用信息化技術收集信息可以保證信息收集的全面性和準確性，在查閱時可以滿足多人隨時隨地查詢，免去了紙質查詢的繁瑣，使用信息化管理檔案也不用考慮儲存時間對紙張的損壞。總之，如果將信息化管理技術應用于事業單位的檔案管理中將會大大地節省所耗費的人力物力，大大地提高工作效率。

2、目前事業單位在檔案信息化管理過程出現的問題

2.1事業單位對檔案管理應用信息化管理技術不夠重視

根據各個事業單位的失敗的檔案管理工作的事例分析，事業單位的檔案管理工作出現問題的根本原因就是對檔案管理工作的不重視。事業單位的領導部門普遍認為檔案記錄只是單純的對單位的發展歷程還有一些日常情況的簡單記錄，對于單位的發展和未來的趨勢變化的預測作用并不大，所以不予以高度的重視，對檔案管理的資金投入力度也不夠，對于引進信息化這種先進技術需要很高的資金投入，事業單位就不愿在他們認為不重視的方面投入資金，不愿進行技術創新。在人員配置方面，也沒有配有優良的人員，信息技術也沒有辦法很好的應用。

2.2進行檔案信息化管理的工作人員素質水平不夠

在事業單位的檔案管理中應用先進的信息化管理技術需要有專業技能的人員來操作。但是由于事業單位領導的不重視，使得被安排在檔案管理崗位上工作的人員素質短缺，沒有專業的技術和知識。職工大都是從別的崗位臨時調用過來或者是同時兼做很多職位的，有的員工對于信息化技術甚至一無所知。何況，由于單位在檔案管理上資金投入量少，從事檔案管理的工作的人員工資待遇普遍不高，職工工作起來沒有積極性和責任心，更沒有去探索新技術、應用新技術的意識。

2.3事業單位的檔案信息化管理的設備老化，技術陳舊

在當前的信息化時代，各行各業都在一定程度上應用了現代化信息技術。但是目前很多事業單位進行檔案管理的方法傳統，使用的技術也很落后。比如對于檔案信息的收集還是通過人工傳遞的方法，經過事業單位相關負責人員手把手傳遞，如果經手人員不重視這項工作，就會產生移交延遲的問題，這樣對信息獲取的及時性有很大影響。事業單位還是在采用手工錄入檔案信息的方式，面對大量的信息，如果想保證不出現錯誤是很困難的。手工錄入會使這樣就可能導致錯誤率增加，登記耗費的時間精力大，甚至會產生事后糾錯的不必要工作。有的事業單位雖然配備了一定數量的技術設備，但是那些現有設備也太過陳舊，事業單位不愿花費資金去進行更新改造，更不會去鼓勵技術人員創新技術方法。這樣落后的技術和設備必然無法滿足現代檔案信息整理的需要。

3.解決事業單位在檔案信息化管理過程中出現的問題的措施

3.1加強事業單位對檔案管理進行信息化管理的重視程度

事業單位的各個單位環節都是十分重要的，檔案管理作為一項基礎工作，有著十分重要的地位。事業單位應該將對檔案進行信息化管理提到日程上來，予以充分的重視。要將檔案管理工作作為核心工作來完成。由于考慮到單位中階級的存在，首先要從領導的意識改觀開始做起，只有領導意識到了這項工作的重要性和應用信息化技術的優勢，對項目檔案的信息化應用工作予以重視，才能帶動整個單位的員工對這項工作有積極性。事業單位還要加大對檔案管理部門的資金投入，引進先進設備，鼓勵人員進行技術創新。還可以適當開展相關宣傳活動，使職工充分意識到檔案管理的信息化管理的重要性。

3.2提高操作檔案信息化管理的人員的素質水平

在事業單位提高了對檔案管理進行信息化管理的基礎上，就要提高操作檔案信息化管理的人員的素質水平。事業單位應注重吸收在檔案管理信息化方面有專業知識和技術的人才，對這些人才重點培養。對于現有的在這個崗位上上工作的人員進行績效和工作能力考核，將不適合這個崗位和渾水摸魚的人員調用到別的崗位上甚至解雇。事業單位還要定期舉行有關于檔案管理的講座，宣傳檔案工作的重要意義，提高人員素質和工作意識，向員工講授管理方法，管理經驗。對優秀人才重點培養，定期進修。對于現有的軟件技術，要鼓勵員工多進行創新，讓原有的檔案信息化系統能夠適應事業單位自身的需要。事業單位還要改善檔案信息化管理人員的工資待遇，提高職工工作積極性。

3.3更新事業單位進行檔案信息化管理的設備，進行技術創新

要想從實質上提高事業單位的檔案管理的信息化水平，在認識其重要性的基礎上，充分的物質保障是必須的。事業單位要應該拋棄傳統的檔案管理觀念，運用先進的信息化管理觀念，不能再停留在人工水平上處理問題。事業單位應該大力投入資金建設檔案管理部門的信息化水平，引進先進的技術和設備，并且配備專業人員進行操作和保養。對于引進的設備和技術，要根據單位自身的運營情況和工作環境進行適當的改造升級以適應事業單位自身的特點。將高科技技術引入進檔案管理工作中去，充分發揮高科技技術對整個事業單位的幫助。對于重點文件，要利用先進的安全性能好的軟件和應用儲備。這些信息化設備應該能夠根據時代變化要求進行升級以適應新時期檔案管理的要求。

結語

要想保證事業單位的工作順利進行，就要做好事業單位中的任何一項工作。檔案管理工作尤其不能忽視。雖然目前事業單位進行檔案信息化管理的過程中出現了重視程度不夠、人員素質水平低、設備和技術過時等問題，但是事業單位要積極的采取增強對檔案信息化管理的重視、提高相應崗位上員工的素質、更新設備、創新技術的措施。發現問題并積極解決問題，使事業單位建立高效的檔案信息系統，助力事業單位的發展。

參考文獻

[1]羅麗英.聘用制下事業單位人事檔案管理模式創新研究[J].邢臺職業技術學院學報，2012（06）.

[2]王靖.突出人事檔案管理的重要地位切實加強事業單位人事檔案管理工作[J].才智，2011（36）.