淺談檔案管理現代化中應注意的問題

吳蓉蓉

【摘要】隨著社會市場經濟和科學技術的逐漸發展和完善，檔案資源的重要性逐漸凸顯出來，因此需要加強對檔案的管理工作，為了社會各領域發展對檔案資源的需求，需要檔案管理工作人員采取現代化的管理方式，與傳統檔案管理方式相比，現代化的檔案管理方式具有很多的優勢，不僅能夠保證檔案管理工作效率和質量的逐漸提升，還能夠維護檔案管理部門的社會經濟利益，有利于我國檔案資源的合理開發和有效利用。現本文就檔案管理現代化中應注意的問題進行探究就，僅供交流借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；現代化，存在問題；有效措施

檔案管理現代化是指檔案管理人員在管理檔案的過程中使用現代化的管理方式，在現代化檔案管理理念的指導下開展檔案管理工作，極大的提高了檔案管理工作的效率和質量。通過現代化檔案管理方式的使用，能夠實現檔案資源的快速整理和分類，提高檔案資源的利用效率，有利于實現檔案資源的合理開發和有效利用。但是檔案管理現代化發展的過程中還存在一些不足和缺陷，需要引起工作人員的關注，并采取有效的措施解決這些問題，從而保證我國檔案管理現代化水平的進一步提升。

一、我國檔案管理現代化中存在的問題

1、檔案管理現代化意識較為薄弱

在檔案管理現代化過程中，現代化檔案管理觀念是其中一個重要的組成部分，與檔案管理現代化建設水平具有密切的聯系，因此需要加強對檔案管理觀念現代化的重視。而在現代化檔案管理工作中，檔案管理觀念的轉變是首要的工作環節，如果檔案管理工作人員的管理理念沒有得到及時的轉變，那么檔案管理現代化進程就會受到影響。一直以來，檔案管理現代化建設水平并不是很高，很多單位的檔案現代化管理還只是停留初級探索階段，一個最主要的原因就是對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案人員的現代化意識不是很強，從而造成檔案管理缺乏充足的資金，管理設備的比較成就，從而會在檔案管理過程中出現各種各樣的問題，影響檔案管理現代化建設水平的提高。

2、檔案工作人員業務素質亟待提高

人才現代化是檔案管理現代化的前提。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。電子計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案管理者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現狀來看，許多機關、企業、事業單位的檔案管理人員知識結構還遠遠達不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題。所以，加快培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才就成為了當務之急。

3、技術設備問題

由于經濟條件的限制，部分檔案部門不能在現代化建檔案管理現代化方面投入足夠的資金，使得自身的現代化技術裝備較差。而且絕大多數單位檔案室的計算機，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數卻僅占檔案室檔案總數的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會計檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

二、提高我國檔案管理現代化的有效措施

1、更新檔案管理意識，加強對現代化檔案管理重要性的認識

在檔案管理的現代化建設過程中，為了使現代化管理水平有較大的提升，需要檔案管理人員積極轉變檔案管理理念，加強對檔案管理現代化工作重要性的認識，從而提高檔案管理現代化的建設水平。具體來說就是提高管理人員的現代化檔案管理意識，有利于提升單位整體的檔案管理水平，其次就是檔案管理工作人員的現代化檔案管理意識的提高，只有對現代化管理方式的運用，具體的檔案管理工作效率和質量才能得到較大的提升，有利于檔案服務工作質量的提升，而檔案資源的利用價值才能得到充分的發揮，有利于檔案管理的現代化建設。

2、培養檔案管理人員的專業素質，促使其的業務能力提高

人才資源是單位發展的決定性因素，因此在檔案管理現代化建設的過程中需要加強對管理人員的重視，并定期開展檔案工作人員的業務培訓工作，從而使檔案人員的專業素質和工作能力得到較大的提升，做好檔案管理人員的現代化管理，有利于推進檔案管理現代化的進程。首先需要提高檔案人員的基礎業務素質，能夠保證檔案管理人員做好基本的檔案管理工作；其次需要檔案管理人員的現代技術的掌握水平，只有熟練的掌握計算機管理技術，才能夠提升檔案管理現代化建設的水平。從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，提高檔案工作人員的業務素質，以滿足檔案信息化發展的需要。

3、加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化

這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟效益。

4、采用現代化管理

這是實現檔案管理現代化的主要途徑和必經之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發展目標，以及為實現這一目標進行計劃、組織、協調、控制等一系列活動，后者是運用先進的科學方法，做好檔案的收集、整理、保護、鑒定及開發利用。檔案部門及檔案工作者應遵循檔案工作的發展規律，采用科學的管理方法，最大限度地發揮人、物、財的效用，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優質服務的信息中心。

三、結語

綜上所述，我國現代化建設的過程中，檔案管理的現代化建設是其中一個重要的組成部分，其的發展和建設也是社會發展的一個必然趨勢，有利于促進我國檔案事業的進一步發展。在具體的檔案管理工作中，工作人員需要采取有效的措施保證檔案管理工作的質量，并加強學習和積極參與培訓工作，從而使檔案管理工作的質量得到較大的提升，從而滿足社會各領域發展對檔案的需求。但由于受到各方面影響因素的制約的，促使檔案的現代化管理過程中還存在一些不足和缺陷，需要采取有效的措施進行處理，促進我國檔案管理的現代化發展。

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