全新視角下的檔案整理認識

尹偉

【摘要】隨著社會市場經濟和現代技術的發展和進步，促使檔案整理工作發生了極大的改變，傳統的檔案整理理念和管理方式具有嚴重的滯后性，不能夠滿足現代社會發展對檔案整理工作的需求，因此，需要采取有效的措施促進檔案整理的現代化，提高檔案整理工作效率和水平的提高，從而滿足社會發展和人們生活對檔案的需求，進而促進對檔案的有效開發和合理利用。現本文對全新視角下的檔案整理認識進行探究，僅供交流借鑒。

【關鍵詞】全新視角；檔案整理；整理方式；信息化；元數據

在進行社會服務的過程中，檔案是一項重要的內容，其對社會的穩定持續發展具有十分重要的作用，因此需要提高人們對其重要性的認識。檔案整理工作是管理檔案中一個重要的環節，對提高檔案管理的質量具有較大的促進作用，因此需要采取有效的措施提高檔案整理工作的效率，在進行檔案整理的過程中應該采用現代化的技術，能夠促進檔案整理工作質量的提高，使檔案整理工作符合社會發展的趨勢，滿足人們對檔案的需求。

一、檔案整理概述

檔案整理的類型主要有兩種：①系統排列和編目。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館（室）內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。②局部調整。對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案，進行新的系統化調整。檔案整理要求保持文件之間的歷史聯系，便于保管利用。文件之間的歷史聯系是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面的聯系。維護文件之間的歷史聯系有時可采用不同的方法，在優選時應以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統一起來。

二、全新視角下的檔案管理認識

在科學技術的推動下，檔案管理工作的發展正朝著信息化方向，促使我國檔案管理的形式發生了很大的轉變，不僅僅局限于制止檔案的管理，而對于作為檔案管理中的一個重要環節的檔案整理工作來說，需要加強對該技術的改進和創新，使其適應時代發展的趨勢，并且滿足社會發展和人們生活對檔案的需求。在這種發展狀況下，對檔案整技術認識的加強在實際的檔案真理工作中具有十分重要的影響，在新型的檔案整理中，元數據檔案整理技術和非元數據檔案整理技術是兩種較為常見的技術，對當檔案整理工作質量的提升具有重要的促進作用。

1、元數據檔案整理技術

電子檔案的出現對元數據整理技術的應用具有較大的促進作用，兩者具有密切的聯系，不可分割。相對而言，這是一種新型的檔案整理技術，是由西方檔案領域的研究人員提出來的。在實際的應用過程中，元數據檔案整理技術具有重大的意義，這項技術是在傳統檔案的基礎上發展起來的，是對傳統檔案整理技術的改進和創新，該種技術較為先進合理。在應用該種整理技術的過程中，其主要研究的基礎是檔案資料的生命周期，這樣一來，檔案管理的一體化能夠得到有效的保證。檔案數據的收集工作在元數據檔案整理技術中是一核心的環節，對元數據檔案整理技術功能的充分發揮具有重要的影響。主要是圍繞文件進行文件中心理論的闡述，這種理論將文件管理和檔案管理有效的結合在一起，從而形成一個文件系統，更加的切實可行。將電子文件轉化成電子檔案是該項技術在使用過程中一個較為重要的作用，其也是現階段檔案整理工作中不可缺少的內容，但由于各種影響因素的存在，這種技術在我國檔案整理過程中并沒有得到廣泛的應用。

2、非元數據檔案整理技術

在現代化檔案整理過程中，還具有一個先進的整理技術就是非元數據檔案整理技術，由于元數據檔案整理技術自身具有的復雜性特點，以及各種影響因素的存在，造成元數據沒有在我國得到廣泛的應用，然而非元數據檔案整理技術卻得到了較普遍的應用，其是在元數據的基礎上形成的一種新技術，與我國的實際情況有效的結合起來，該項整理技術具有較強的綜合性，因此比較實用于我國現有的國情，在科學技術極速發展的推動下，在我國的檔案整理工作中，這項技術出現了新的變化，在我國檔案整理工作中具有舉足輕重的地位，對我國檔案工作而言，這一技術的基礎理論有著十分重要的參考意義，對我國檔案管理事業的發展和完善具有較大的促進作用，同時還能夠推動我國檔案整理工作的穩定發展，促使我國檔案整理工作能夠滿足社會發展和人們生活的需求。

三、新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業的飛速發展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數據庫技術。目前的數據庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業單位可通過建立檔案數據庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現在以下幾點：（1）保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證；（2）對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據；（3）檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。

四、結語

綜上所述，在企事業的運轉和發展過程中，檔案整理工作是很重要的一個部分，同時也是不可缺少的一個部分，對企事業員工之間的工作參考和經驗學習具有重要的作用。檔案整理工組時管理檔案過程中一個重要的環節，為了有效的提高檔案管理的水平，就要在整理檔案的過程中應用現代化的技術，從而有效的提高檔案整理工作的質量，進而保證檔案管理工作的質量，有利于促進我國檔案事業的進一步發展。

參考文獻

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