電子文件研究二十年

徐曉莎

摘 要：借助CiteSpace，運(yùn)用詞頻分析法，對1996年～2015年核心期刊中有關(guān)電子文件的文獻(xiàn)進(jìn)行可視化分析。以作者、機(jī)構(gòu)、關(guān)鍵詞為分析對象，在通過高產(chǎn)作者、高產(chǎn)機(jī)構(gòu)、高頻次關(guān)鍵詞分析我國電子文件研究現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，以五年為單位進(jìn)行階段性分析，理清電子文件研究的發(fā)展脈絡(luò)，同時對相關(guān)熱點(diǎn)進(jìn)行梳理，以期對今后的研究方向提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子文件；CiteSpace；可視化

自1996年第十三屆國際檔案大會召開以來，我國檔案學(xué)界對電子文件展開了廣泛而深入的研究。至2015年，我國電子文件研究已有二十年的歷史，對二十年來的研究成果進(jìn)行回顧和梳理，有助于明確今后的研究方向。

CiteSpace是用于計(jì)量和分析文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化軟件，可較為直觀地反應(yīng)某一科學(xué)領(lǐng)域的研究現(xiàn)狀和熱點(diǎn)，識別該領(lǐng)域的主要研究人員和機(jī)構(gòu)。該軟件在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。在檔案領(lǐng)域，利用CiteSpa -ce做研究的相關(guān)文獻(xiàn)中，包括檔案學(xué)研究可視化分析[1]、檔案數(shù)字化可視化分析[2]、檔案價值問題可視化分析[3]、國際檔案服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展脈絡(luò)及研究熱點(diǎn)分析[4]，都側(cè)重于通過圖譜來解讀研究現(xiàn)狀、熱點(diǎn)及發(fā)展路徑，極少利用詞頻進(jìn)行分析。

本文以CNKI為檢索平臺，篇名為檢索項(xiàng)，“電子文件”為檢索詞，時間區(qū)間為1996.1. 1- 2015.12.31，根據(jù)北大最新核心期刊目錄，將數(shù)據(jù)來源設(shè)定為《檔案學(xué)研究》《檔案學(xué)通訊》《中國檔案》《北京檔案》《檔案管理》《浙江檔案》《檔案與建設(shè)》《山西檔案》八本期刊，檢索到文獻(xiàn)1012篇，經(jīng)數(shù)據(jù)清洗后得到有效文獻(xiàn)944篇。借CiteSpace，運(yùn)用詞頻分析法對作者、機(jī)構(gòu)、關(guān)鍵詞進(jìn)行可視化研究，并以五年為單位進(jìn)行階段研究。文中所提“高產(chǎn)”標(biāo)準(zhǔn)為年平均發(fā)文量為一次以上（含一次），“高頻”標(biāo)準(zhǔn)為年平均出現(xiàn)兩次以上（含兩次）。

1 電子文件研究作者分析

1.1 高產(chǎn)作者分析。在CiteSpace軟件界面，設(shè)置“Time Scaling”為 l，網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)為Author，數(shù)據(jù)抽取對象設(shè)置為30。運(yùn)行CiteSpace，得到研究作者圖譜（圖1）、節(jié)點(diǎn)信息表（表1、表2），圖譜中節(jié)點(diǎn)大小表示出現(xiàn)頻次，節(jié)點(diǎn)間連線表示作者合作情況，凸顯數(shù)值（Brust）表示該節(jié)點(diǎn)在短時間內(nèi)受到較多關(guān)注。

可見，二十年間劉越男、張正強(qiáng)等十位學(xué)者發(fā)文較多；劉家真、徐義全等十一人在短時間內(nèi)取得較大成果。在535作者之間，共形成了123條連線，其中與其他作者合作較多的有馮惠玲、劉越男、張照余等學(xué)者。

1.2 作者發(fā)展脈絡(luò)分析。以五年為一個時間區(qū)間運(yùn)行CiteSpace，得到各階段的高產(chǎn)作者匯總表（表3）。

可見，在1999年～2000年，有劉家真、馮惠玲等四位高產(chǎn)作者，最高達(dá)3.6篇/年；在2001年～2005年有徐全義、劉越男等七位高產(chǎn)作者，最高達(dá)2.4篇/年；2006年～ 2010年有陳勇、張正強(qiáng)等十一位高產(chǎn)作者，最高達(dá)2篇/年；2011年～ 2015年，有劉立、趙屹等七位高產(chǎn)作者，最高達(dá)1.6篇/年。可見馮惠玲、劉家真、張寧、于麗娟四位學(xué)者開啟了我國電子文件研究熱潮，隨后越來越多的學(xué)者投入到該研究中，而隨著研究的不斷深入，高產(chǎn)作者年平均發(fā)文量有所下降。

2 電子文件研究機(jī)構(gòu)分析

2.1 高產(chǎn)機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)合作分析。將網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)調(diào)整為Institution，可得研究機(jī)構(gòu)圖譜（圖2）。

筆者通過節(jié)點(diǎn)信息表將不同名稱同一機(jī)構(gòu)進(jìn)行合并，可得中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院（簡稱人大信管院）、南京政治學(xué)院上海分院、武大信息管理學(xué)院等九個高產(chǎn)機(jī)構(gòu)（表4）。除鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院、浙江省檔案局外，其他機(jī)構(gòu)七個機(jī)構(gòu)和中山大學(xué)信息管理系均在較短時間內(nèi)取得較大的研究成果（表5）。798個機(jī)構(gòu)之間的形成了42條連線，機(jī)構(gòu)間的合作并不明顯。

2.2 機(jī)構(gòu)發(fā)展脈絡(luò)分析。以作者分析相同的方法對電子文件機(jī)構(gòu)進(jìn)行階段分析，可得每五年的高產(chǎn)機(jī)構(gòu)匯總表（表6）。

可見，在研究初期（1999年～2000年），人大信管院以及武大圖書情報(bào)檔案學(xué)院形成了研究的基礎(chǔ)性成果；2001年～2005年，人大信管院、蘇大檔案系等八家機(jī)構(gòu)都投入到電子文件的研究中；2006年～2010年，人大信管院、南京政治學(xué)院上海分院等八家單位為研究的高產(chǎn)機(jī)構(gòu)；2011年～2015年，人大信管院、南京政治學(xué)院上海分院等八家機(jī)構(gòu)為研究的高產(chǎn)機(jī)構(gòu)。可以看到人大信管院是研究主要陣地，引領(lǐng)這一主題的研究；電子文件的研究機(jī)構(gòu)相對比較穩(wěn)定，并逐漸得到檔案行政機(jī)構(gòu)的關(guān)注。

3 基于關(guān)鍵詞的電子文件研究熱點(diǎn)分析

3.1 電子文件研究熱點(diǎn)。將網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)調(diào)整為Keyword，可得關(guān)鍵詞圖譜（圖3）及節(jié)點(diǎn)信息表（表7）。從知識理論的角度來看，頻次和中心性高的關(guān)鍵詞代表著一段時間內(nèi)眾多研究者共同關(guān)注的問題，是研究熱點(diǎn)。由于關(guān)鍵詞是自然詞，且早期的文獻(xiàn)中作者沒有提供關(guān)鍵詞，由CNKI根據(jù)文章正文提取，故對關(guān)鍵詞進(jìn)行了數(shù)據(jù)處理：忽略“比爾曼”等無實(shí)意詞；去除“電子文件”、“電子文件信息”等與主題高度重合詞。可得1996年～2015年電子文件研究的熱點(diǎn)為電子文件產(chǎn)生對來源原則以及傳統(tǒng)檔案工作的影響、電子文件歸檔、管理、存儲、憑證價值、國家戰(zhàn)略、電子文件中心、數(shù)字檔案館、國外電子文件研究。

3.2 電子文件研究熱點(diǎn)發(fā)展脈絡(luò)。從五年為單位的研究熱點(diǎn)匯總表（表8），可見1990年～2000我國電子文件研究集中在歸檔、管理、文件保存、憑證價值、國外電子文件研究、來源原則、檔案工作八個方面；2001年～2005年集中在管理、歸檔、文件保存、憑證價值、前端控制、檔案工作、數(shù)字案館、電子政務(wù)、元數(shù)據(jù)、檔案利用十個方面；2006-2010年集中在管理、歸檔、文件保存、電子文件中心、 電子政務(wù)、國外電子文件研究、前端控制、檔案工作、憑證價值、電子文件格式、數(shù)字檔案館、國家戰(zhàn)略十二個方面；2011-2015年集中在管理、歸檔、電子文件中心、前端控制、數(shù)字檔案館、國外電子文件研究、文件保存、

元數(shù)據(jù)八個方面。可見我國學(xué)者對電子文件研究的關(guān)注點(diǎn)由基礎(chǔ)理論逐漸向?qū)嵺`領(lǐng)域發(fā)展，從電子文件對基礎(chǔ)理論的沖擊，到探尋電子文件管理新模式再到對數(shù)字檔案館、電子文件中心等管理機(jī)構(gòu)及元數(shù)據(jù)技術(shù)在電子文件管理中的應(yīng)用研究。

3.3 電子文件研究熱點(diǎn)內(nèi)容分析。

（1）電子文件管理。我國電子文件管理研究歷經(jīng)了第十三屆國家檔案大會、電子政務(wù)的發(fā)展、國家戰(zhàn)略的提出三次轉(zhuǎn)折[5]。形成電子文件管理理論體系、管理流程及管理模式、國外電子文件管理模式研究、管理系統(tǒng)、管理機(jī)制、體系、標(biāo)準(zhǔn)、國家及區(qū)域發(fā)展戰(zhàn)略、相關(guān)技術(shù)、管理現(xiàn)狀八方面研究成果。

（2）電子文件歸檔。自1997年起，我國學(xué)者就開始對電子文件歸檔進(jìn)行研究，主要著眼微觀研究，內(nèi)容涉及國外歸檔辦法、歸檔格式、范圍、流程、時間、載體、保管期限、辦法、規(guī)范、移交、技術(shù)及高校電子文件歸檔。

（3）電子文件長期保存。該研究自1999年開始，在保存格式、載體、背景信息保存微觀研究的基礎(chǔ)上，側(cè)重于宏觀的策略研究，如政策框架、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、合作機(jī)制、實(shí)現(xiàn)策略、國際合作、國外借鑒、異地備份。

（4）電子文件憑證價值。我國學(xué)者圍繞電子文件的憑證價值主要進(jìn)行了電子文件是否具有法律證據(jù)性、電子文件法律依據(jù)的定位、可采性以及如何保障電子文件的法律證據(jù)性三方面的探討。

（5）數(shù)字檔案館。作為電子文件的管理機(jī)構(gòu)，我國學(xué)者對數(shù)字檔案館建設(shè)的需求、條件、技術(shù)、實(shí)施方法、風(fēng)險(xiǎn)對策、功能模塊、標(biāo)準(zhǔn)體系以及數(shù)字檔案館與電子文件中心的辨析進(jìn)行了全面深入的研究。

（6）電子文件中心。我國學(xué)者從電子文件中心的定位、作用、功能、建設(shè)模式、技術(shù)方案、安全保障等方面進(jìn)行了有力探討。并通過定量方法對電子中心研究進(jìn)行綜述，對建成的電子中心進(jìn)行實(shí)證研究。

（7）電子文件管理國家戰(zhàn)略。2006年5月，馮惠玲教授將電子文件管理國家戰(zhàn)略提上日程。

從戰(zhàn)略的角度探討電子文件的宏觀管理，我國學(xué)者在借鑒國外國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，對我國電子文件管理進(jìn)行調(diào)查和分析，探討了我國電子文件國家戰(zhàn)略的特點(diǎn)、基礎(chǔ)理論、實(shí)施框架及保障體系，并探索出電子文件區(qū)域合作模式。

本文對我國電子文件研究現(xiàn)狀、發(fā)展脈絡(luò)、研究熱點(diǎn)進(jìn)行了全面的梳理。得出我國電子文件研究具有研究主體多樣化、研究團(tuán)隊(duì)系統(tǒng)化、研究視角多元化、研究熱點(diǎn)繼承性等特點(diǎn)。同時，也存在如缺乏合作、對電子文件開發(fā)利用的研究不夠等問題。