對《黨政機關公文格式》刪繁就簡之管見

范錚

摘 要：《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）的發(fā)布實施，對推進黨政機關公文處理的科學化、規(guī)范化發(fā)揮著重要作用，但該標準對一些格式要素的規(guī)定過于繁瑣，不利于廣大文秘工作者正確應用。文章對此提出簡化思路，以期為今后進一步修訂完善《黨政機關公文格式》提供借鑒，促進公文的規(guī)范化建設。

關鍵詞：國家標準；公文格式；簡化

與中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機關公文處理工作條例》相配套，國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會在對《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-1999）修訂的基礎上，于 2012年6月29日正式批準發(fā)布了《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日開始實施。該標準實施四年多來，對統(tǒng)一黨政機關公文格式，促進公文處理科學化、規(guī)范化發(fā)揮了重要作用。但由于該標準一些規(guī)定過于繁瑣，在實際應用中往往造成廣大文秘工作者掌握不全面、執(zhí)行不規(guī)范的現(xiàn)象。筆者提出對《黨政機關公文格式》的簡化問題，希望與廣大學界同仁共同探討。

1 關于公文字體、字號的簡化

《黨政機關公文格式》規(guī)定，公文格式各要素使用的字體、字號共有7種，分別為5種字體、4種字號：一般用3號仿宋體字；密級、保密期限、緊急程度、公文正文結構層次第一層、附件的“附件”二字及附件順序號用3號黑體字；發(fā)文機關標志用小標宋體字，字號以醒目、美觀、莊重為原則；簽發(fā)人姓名及公文正文結構層次第二層用3號楷體字；標題用2號小標宋體字；版記中的抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期用4號仿宋體字；頁碼用4號宋體字。其中，版頭部分就用了4種之多。份號僅規(guī)定了用3號字，未規(guī)定字體，《黨政機關公文格式》5.2.2規(guī)定，“如無特殊說明，公文各格式要素一般用3號仿宋體字”，按此規(guī)定，份號用3號仿宋體字；發(fā)文字號、“簽發(fā)人”三字用3號仿宋字；密級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文機關標志用小標宋體字；簽發(fā)人姓名用3號楷體字。這么繁瑣的規(guī)定，不僅普通文秘工作者掌握起來有困難，即使專業(yè)排版人士也容易出現(xiàn)有關要素格式不規(guī)范問題。也有研究者指出，“版頭左上角三要素字體上的不同，尤其是份號的數(shù)字與保密期限的數(shù)字字體不同，讓頁面顯得不和諧、不統(tǒng)一，不符合公文‘莊重美觀的原則。”[1]建議份號使用黑體字，與版頭左上角的其他要素字體一致。黑體字具有方正、粗獷、樸素、簡潔、醒目的特點，小標宋體字作為標示發(fā)文機關標識、公文標題的標準字體、仿宋體字作為公文的通用字體已為大家所接受。因此，筆者認為，在以醒目、美觀、莊重為原則的前提下，字體、字號可以簡化為：一般用3號仿宋體字；版頭部分的份號、密級、保密期限、緊急程度以及正文部分的結構層次第一層、附件的“附件”二字及附件順序號用3號黑體字；發(fā)文機關標志、公文標題用小標宋體字，發(fā)文機關標志的字號根據(jù)實際需要確定，標題用2號字。這樣，公文格式由使用5種字體、4種字號，簡化為使用黑體、小標宋體、仿宋體3種字體，使用3號、2號、發(fā)文機關標志根據(jù)需要確定字號3種字號。這一簡化方式既符合公文“醒目、美觀、莊重”的原則，又使字體、字號的使用大為簡化，便于廣大文秘工作者理解運用。

2 關于發(fā)文機關標志的簡化

《黨政機關公文格式》規(guī)定，發(fā)文機關標志“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加‘文件二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。”這一規(guī)定，讓廣大文秘工作者什么情況下加“文件”、什么情況下不加“文件”無所適從，執(zhí)行各異。《黨政機關公文格式》又規(guī)定，“聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有‘文件二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。”在其后的“式樣”中，聯(lián)合行文公文首頁版式1（圖3）加了“文件”二字，聯(lián)合行文公文首頁版式2（圖4）、信函格式首頁版式（圖11）未加“文件”二字。可見，對于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，沒有明確的規(guī)定。筆者認為，可加可不加，不利于公文格式的規(guī)范化，在加與不加都可以的情況下，不如統(tǒng)一規(guī)定不加“文件”二字。再者，聯(lián)合行文時，《黨政機關公文格式》規(guī)定“文件”二字“以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布”，如果聯(lián)署發(fā)文機關是單數(shù)個3、5……，加“文件”二字“以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布”容易操作，在第2、4……個發(fā)文機關后面加“文件”二字即可，而如果聯(lián)署發(fā)文機關是雙數(shù)個2、4……，加“文件”二字“以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布”就要在兩行之間排布，需要通過插入“文本框”來解決，給公文的排版帶來一定難度。因此，建議發(fā)文機關標志“使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱”，統(tǒng)一不加“文件”二字。

3 關于發(fā)文機關署名的簡化

按照《黨政機關公文格式》規(guī)定，無論是單一機關行文，還是聯(lián)合行文，都要加發(fā)文機關署名，而在原來的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-1999）中規(guī)定，“單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。” 在《黨政機關公文格式》國家標準主要起草人徐成華等主編的《GB/T9704-2012〈黨政機關公文格式〉國家標準應用指南》一書中這樣解釋，“為什么一般要標注發(fā)文機關署名？發(fā)文機關署名是公文生效的重要標識之一，署名生效也是國際慣例。”[3]筆者認為，新《黨政機關公文格式》這一規(guī)定，主要是考慮了公文有“不加蓋印章”的情形，在“不加蓋印章”的情形下，應署名后標識成文日期。但是，按照我國長期以來的傳統(tǒng)習慣，公文一般是蓋章生效，蓋章兼具公文防偽功能。因此，日常應用中，大量的公文是需“加蓋印章”的單一機關行文。對于單一機關行文，在公文版頭中已有發(fā)文機關標識，在公文標題中還有發(fā)文機關名稱，再在落款處署名后加蓋印章，一篇公文中發(fā)文機關名稱出現(xiàn)四次，不僅顯得羅嗦，而且在兩行文字（署名、日期）之上再加蓋印章，也會影響印章的視覺美觀。再者，《黨政機關公文格式》規(guī)定，“成文日期一般右空四字編排”，署名“以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名”。這一規(guī)定以發(fā)文機關署名不超過成文日期八個字為宜，超過八個字將不能按右空四字編排。因此，建議在《黨政機關公文格式》7.3.5.1 加蓋印章的公文中，仍沿用原來《國家行政機關公文格式》的規(guī)定，“單一機關行文時，不署發(fā)文機關名稱”。

4 關于附件說明的簡化

《黨政機關公文格式》在7.3.4附件說明中規(guī)定，“在正文下空一行左空二字編排‘附件二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如‘附件：1.××××××）； ……附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。”在實際應用中，“附件：1.”占據(jù)5個字位置，如果附件名稱較長，回行后每一行都需縮進5個字，造成此部分左右不對稱，影響公文的美觀。建議改為“在正文下空一行左空二字編排‘附件二字，后標全角冒號，下一行標注附件順序號和附件名稱。如僅有一個附件，不標順序號。附件名稱較長需要回行時，在下一行頂格編排。”

5 關于左、右空字的簡化

在《黨政機關公文格式》中，最繁雜的就是左、右空字問題。經筆者統(tǒng)計，在《黨政機關公文格式》中涉及左、右空字共有18處之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，讓文秘工作者掌握起來十分困難。尤其在“發(fā)文機關署名、成文日期和印章”部分，就有加蓋印章的公文“成文日期一般右空四字編排”；不加蓋印章的公文單一行文時，“在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名”，“如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相關增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)”；加蓋簽發(fā)人簽名章的公文，“單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章節(jié)下空一行右空四字編排成文日期”的復雜要求。建議將此部分統(tǒng)一規(guī)定為“成文日期右空四字編排，如需標注發(fā)文機關署名或簽發(fā)人職務、加蓋簽發(fā)人簽名章，以成文日期為準居中編排，編排不下時適當增加成文日期右空字數(shù)。”這樣，關于公文中的左、右空字編排就可以概括理解為：在版頭部分上行文的發(fā)文字號左空一字，簽發(fā)人右空一字；在主體部分正文、附件說明、附注每個自然段左空二字，成文日期右空四字；在版記部分抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期左右各空一字；頁碼單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字，執(zhí)行起來大為簡化。

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。[3]作為一種工具，就應該易學、易記、易于掌握。改革公文格式，對其刪繁就簡，對于提高公文處理效率，促進公文的規(guī)范化，保證公文的權威性等都將有著重要意義。