影響檔案利用的因素及對策

孫麗

1 影響檔案利用的因素

1.1 檔案門類少，結構單一。各級國家綜合檔案館里的檔案主要來源于接收機關工作中形成的檔案和撤銷機關的檔案。在這些檔案中，黨政機關的文書檔案占絕對優勢；館藏門類單一，缺少反映經濟建設、科學研究等方面的科技檔案及企業生產經營管理方面的檔案；內容結構單一，反映工農業生產、基本建設、科學研究、地方經濟狀況，特別是當前經濟熱點的檔案很少；載體結構單一，非紙質檔案所占館藏總量的比例微乎其微；空間結構單一，上級單位的檔案比較齊全，反映地方特色的檔案極少。

1.2 檔案管理人員觀念陳舊，重管輕用，缺乏高水平的編研成果和主動服務意識。重保管輕利用的思想仍困擾著檔案工作，檔案工作難以擺脫保管好、整理好、不丟失、看攤守業的狀態，缺乏競爭意識和參與意識，對社會對利用者了解少，從而使檔案工作失去了主動性。在檔案利用方式上，被動服務仍占據主導地位，坐等利用者上門，既缺乏參與主動服務的意識，又缺乏參與競爭的意識，使檔案工作失去了活力。

1.3 檔案意識薄弱，宣傳工作滯后。長期以來，檔案部門還隱藏在神秘的“面紗”中，加上檔案開放工作做的不及時，社會檔案意識未能得到根本轉變，影響了檔案的利用。

2 克服檔案利用不利因素的對策

2.1 加強接收征集工作，優化館藏結構。必須樹立優化館藏結構的指導思想，形成一個數量充足、質量優化、門類齊全、結構合理的館藏體系。不僅有黨政機關的檔案，還要有科技檔案、專門檔案；不僅收集一般檔案，還要收集特色檔案；不僅有宏觀檔案，還要有微觀檔案。要增大館藏檔案的時間跨度，彌補館藏歷史檔案資料的不足。整合檔案資源，改變館藏檔案中文書檔案一統天下的局面。

2.2 拓寬檢索渠道，完善檢索體系。開發利用新的檢索工具，完善檔案檢索體系，提高利用率。當前應以編制查找性檢索工具為主，以滿足高效的利用。同時，亦應力求編制基本的指導性檢索工具，以拓寬開發檔案信息資源的渠道。開發檔案信息資源，建立健全計算機檢索系統，充分發揮計算機先進的存儲、檢索功能，提高查準、查全率。

2.3 強化自身建設，轉變服務觀念，改變服務模式，樹立全面、全新的服務觀念。

2.3.1 主動服務觀念。檔案工作人員要變被動服務為主動服務，認真做好利用者的參謀，提高服務質量，為利用者創造一個良好的借閱環境；做好檔案的編制與報道工作，及時報道館藏；應根據當前的中心任務和工作重點，編制多種解釋檔案內容的參考文獻。

2.3.2 開放的觀念。改革開放給檔案工作的改革發展提供了良好的環境，檔案工作必須逐步由傳統的封閉型轉向開放型、服務型，用改革開放和市場經濟的思維方式和行為方式指導檔案工作，面向社會，了解并參與社會活動。同時要增強應變能力，有效地開發檔案信息，向社會提供及時有效的服務。

2.3.3 市場觀念。社會主義市場經濟體制在思想、觀念上給檔案館帶來了很大沖擊，檔案館必須改變以往按部就班、墨守成規、等客上門的被動局面，積極參與到市場經濟的大潮中去，在參與中做好服務，在參與中謀求發展。檔案工作人員要走出檔案館，深入社會，了解社會動態，了解各行各業的需求，及時準確的提供檔案信息服務。檔案人員要增強憂患意識，積極參與到社會競爭中去，在競爭中開拓進取、強化自身、求得發展，由此產生開發檔案資源的強大動力。

2.4 加大宣傳力度，增強檔案意識。檔案宣傳工作要立足檔案工作實際，面向社會。要提高宣傳質量，緊緊服從大局、服務全局，把握好正確導向，堅持實事求是、正面宣傳為主的原則，要自覺同黨的方針、路線、政策保持一致。檔案宣傳要辦出特色，要突出檔案的歷史作用、憑證作用，營造出良好的文化氛圍。

2.5 樹立超前意識，做好檔案利用動向預測。要改變檔案利用服務的被動局面，主動為利用者提供超前服務，關鍵在于做到“先知先覺”，掌握各方面利用者的檔案需求，預測利用動向，提前準備，及時服務。