“云”時代視域中數字檔案構建的現狀及趨勢

蔣艷華

“云”時代的到來，推進了社會分工的不斷細化，各個行業也呈現出專業化、技術化的趨勢。在這樣的大背景下，一些檔案機構加快了與其他技術部門的合作，實行工程外包，將一些保密程度低的工作交給有經驗的機構去做，以期盡快完成數字檔案建設。這樣不僅加快了數字檔案建設的進程，更確保了數字檔案建設的質量和進度。這種嘗試雖然還處于探索階段，但是這種模式為數字檔案建設指明了發展的方向。

1 數字檔案建設對外承包內涵

業務外包是一種常見的企業經營模式，它起源于二戰后的發達資本主義國家。一些效益好的企業，為節約勞動成本、減少能耗和污染等，將一些非保密或保密級別低的工作外包給其他企業，以減少和壓縮不必要的人工消耗，從而實現利潤最大化。這種經營管理的主要特點是保密強、成本低、效益高等。數字檔案業務外包則是將即將建設的數字檔案工程中的部分工作承包給有經驗、有資質、要價低的企業，以加快數字檔案建設的步伐。數字檔案對外承包工程主要包括：數字檔案軟件開發與利用、紙質檔案數字化處理、數字檔案區域共享、日常維護等內容。

2 “云”時代視域中的數字檔案建設策略

專業化的數字檔案建設公司是實現“云”時代數字檔案建設的重要前提。“云”時代把人們帶向了專業化、精細化。因此，數字檔案的建設要求“專業發展”，在外包過程中要尋找資質好、專業過硬、經驗豐富的公司合作。主管部門在考慮合作對象時，不僅要聽取專家的意見，更重要的是要根據自身的實際需要，對外包公司的情況有一個全面細致的了解，如：技術能力、財務狀況、創新與研發能力、服務能力等。具體做法是：首先要對承包公司的相關資質進行審核，如證書證明、資質級別、資質種類以及國家允許其承接業務范圍等。其次，要審核外包公司以前的業績，了解其技術、服務態度、后續管理等各方面的情況。再次，要對承包公司的相關能力進行調查。筆者認為，不僅要調查其數字檔案建設能力，也要對其駕馭設備、后續管理、開發研究的能力進行調查，看其是否滿足相關要求。最后，還要考察承包公司的品牌實力。品牌文化是一個公司長期積淀形成的，通過對公司近幾年的工作業績的考察，鑒定其管理、技術、成本控制、工具設備等全面品牌實力。

加強對數字檔案建設外包企業的管理是做好“云”時代數字檔案建設的重要保障。“云”時代的內涵要求全面滿足客戶的需要，加強管理則是實現滿足客戶需求的重要途徑。我國數字檔案的建設規模大、范圍廣、難度大，采取對外承包部分業務的做法是必要的。對外承包是一個繁復的過程，簡而言之，就是要實現由業務的承辦者向業務的管理者轉變。首先，要制定數字檔案建設對外承包業務合同，規范和明確雙方的權利和義務。合同要堅持原則性與靈活性并重，既要強調在服務范圍內雙方的責任，又要靈活處理在管理過程中出現的各種問題；既要相互充分信任，又要按照合同在規定時間內完成任務；既要明確賠償制度，又要制定解決爭端的辦法。另外，合同年限也不必太長，以三到五年為宜。其次，要加大對外承包業務的監督力度，主管單位或企業應組建對外承包業務督導小組，聘請專家擔任小組負責人，定期對外包公司進行技術、業務、財務等方面的督查，并及時向主管單位反饋，如匯報一段時間內承包公司的業務進度、調查承包公司的滿意程度、在公司外圍開展公司信譽評價；也可以將承包公司的各項能力與其他公司進行對比，以期發現問題，減少不必要的風險。

加強與承包公司的溝通和聯系是推進“云”時代數字檔案建設的有效方法。溝通與協調是現代企業發展的強大助力，數字檔案建設外包業務的溝通與協調工作的主要形式是召開協調會議，可以明確外包的階段性任務，強調總任務，強化對經費以及人員的調配，優化工作進度。同時，數字檔案建設外包業務并不意味著主管單位或企業可以放手不管，而是要時常注意發現數字檔案建設過程中的不足，如及時發現頁碼錯誤、信息輸入錯誤等。

總之，“云”時代是滿足人們對數字化需要的時代，而數字檔案的建設是實現人們對數字檔案的需要。數字檔案的建設是一項長期而復雜的工程，整體工程的不斷推進是實現檔案資源共享的第一步。相信隨著這項工程的穩步推進，將來一定能為網絡檔案資源共享創造良好的條件。