教育民生檔案中的中小學資助檔案管理現狀與對策

曾建榮+李利梅

【摘 要】闡述教育民生檔案管理的范疇，并以南寧市中小學校學生資助檔案管理狀況為例，分析研究學校學生資助檔案管理工作中存在的問題，提出資助檔案規范化管理的對策和建議，以實現南寧市學生資助檔案管理制度化、規范化和信息化的目的。

【關鍵詞】教育民生檔案 資助檔案 管理現狀 對策

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）07B-0015-03

一、前言

2008年，國家檔案局就民生檔案管理工作的問題，印發了《關于加強民生檔案工作的意見》。2014年至今，中央、省、市印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》提出加強民生檔案工作。民生檔案是政府解決民生問題的歷史憑證，是黨和政府總結民生工作經驗教訓的資政工具，是黨和政府保障人民生活、增進人民福利的歷史記錄，是當今中國社會矛盾凸顯期，解決各種糾紛和生活困難、化解矛盾、減少磨擦的減震器和穩定器。民生檔案對促進社會穩定和構建社會和諧起到了積極作用。研究民生檔案管理工作，做好民生檔案管理工作，是檔案工作者在新形勢下的重要任務。

什么是民生檔案？民生檔案是指與公眾利益直接相關的、與普通民眾的生計有密切關系的、受到老百姓高度關注的檔案；民生檔案是機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的檔案。

什么是教育民生檔案？教育是民生之基，它牽涉到千家萬戶，決定著民族的未來。教育民生檔案是教育系統解決民眾最關心、最直接、最現實利益問題的教育信息資源，是維護廣大師生權益的原始憑證。目前，國家把教育部門的學籍檔案列入民生檔案的范疇，納入《國家基本專業檔案目錄（第二批）》，但該檔案目錄內容未包括學生資助檔案。

根據民生檔案和教育民生檔案的定義，筆者認為學生資助工作是一項教育民生工程，是國家惠民政策。學生資助檔案產生于學校開展學生資助工作和資助活動的全過程，是貫徹黨和國家的資助政策體系的真實記錄和直接憑證，具有重要的參考價值和可靠的憑證作用。憑證的類型和內容有：A.資助類（學生申請材料；管理性文件；資金指標文件；統計報表等）。B.財會類（銀行撥款憑證；銀行發放明細清單及受助學生簽領表或確認表；審計部門對資助專項審計的報告等）。C.實物類（獲獎的證書、獎狀、獎牌匾等）。D.照片聲像類（照片、VCR影像視頻、光盤、磁盤等）。E.資助專項課題研究材料等。F.電子數據類（基于計算機技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術等轉化形成的信息化數據，也稱數字化檔案）。這些資助憑證具有教育民生檔案的特性，屬民生檔案管理范疇，應列入教育民生檔案進行規范化管理。

資助檔案是教育民生檔案的重要組成部分，是保障貧困學生切身利益，落實資助政策的重要依據。因此，研究中小學資助檔案規范管理對策，具有現實意義和指導作用。

二、南寧市中小學資助檔案管理的現狀

自2007年起，南寧市各級黨委政府高度重視家庭經濟困難學生資助工作，各級教育部門和學校相繼成立了資助管理部門﹙學生資助辦﹚，為學校資助檔案的收集工作提供了人力保障。目前，國家資助政策體系在南寧市中小學各教育學段實現全覆蓋，資助項目種類多達17個。資助工作形成的檔案類型多，內容有政策性、管理性文件、資金指標文件，有資助金撥款憑證、發放明細清單、資助活動記錄的聲像、圖片以及實物類等。這些資助檔案真實反映了資助工作的全過程，具有廣泛性和分散性的特點。

為實現教育民生資助檔案規范化管理目標，南寧市資助管理辦公室結合為民辦實事考核標準的要求，加強資助檔案的收集分類業務培訓，創先并自主研發和啟用了“南寧市學生資助信息管理平臺”多個管理系統，直接提供了中小學校家庭經濟困難學生資助電子信息的大量數據，實現資助系統與銀行系統之間無縫對接、信息大數據共享的目標，促進了資助管理實體檔案和電子檔案管理工作順利開展，提高了中小學校學生資助管理信息化水平和工作質量及工作效率，為南寧市教育民生檔案的收集、管理和利用服務提供了堅實的保障。

為打開教育民生資助檔案規范化管理工作新局面，南寧市學生資助管理辦公室以學生資助檔案規范化管理為研究內容，申報南寧市教育科學規劃課題獲立項。通過調查研究，發現教育學生資助民生檔案管理工作還存在以下不足。

（一）部分學校檔案組織機構不健全，資助檔案管理工作不到位

調查發現，南寧市直屬單位和學校基本健全了檔案組織機構，設有檔案室，設有專兼職檔案員，僅個別學校的檔案室正在籌建中。縣區鄉鎮大部分薄弱學校沒有條件設立綜合檔案室，而大部分資助檔案材料就產生在這些縣區鄉鎮薄弱學校。這部分學校檔案組織機構不健全，檔案無專人負責，學生資助檔案只有堆放在學校資助辦，無法按規定的期限移交學校檔案室，無法實現檔案集中統一規范化管理，從而導致檔案收集不全，資助檔案流失，或歸檔材料質量不高，缺乏完整性。這些因素不利于資助檔案規范化管理，影響教育民生檔案的服務和有效利用。

（二）工作人員思想認識不到位，資助檔案管理工作出現脫節現象

調查發現，各教育學段的學校資助工作人員大多為兼職人員，工作任務重，在接受資助業務培訓后，基本對本校實施的資助項目產生的資助檔案材料有所了解，但對資助材料管理的認識模糊不清，未按檔案管理規范化要求進行收集、分類、整理和集中統一，普遍認為資助檔案的管理工作是學校檔案員的工作。而學校檔案工作人員對學校資助流程工作不甚關注和了解，對學生資助工作和活動產生的檔案材料模糊不清，普遍認為資助工作人員移交多少材料，就整理多少材料，不需考慮資助檔案的完整性和獨立性。兩個“模糊不清”和“普遍認為”反映出學校檔案管理工作內部脫節，工作人員檔案管理意識淡薄，思想認識不到位，制約學校資助檔案規范管理工作的開展。

（三）資助檔案管理制度不完善，缺乏統一標準和規范要求

目前，國家對民生檔案的形成、管理、利用等沒有做出具體規定，教育民生檔案沒有明確的定義和統一范疇。資助工作涉及面廣，資助項目繁多，檔案數量大，學生資助檔案管理工作沒有相應的管理制度，對資助檔案的收集、整理、分類、鑒定、歸檔和保管沒有統一的標準和要求，學校資助工作人員和檔案工作人員在進行檔案整理歸檔中無章可循，對是否符合檔案規范管理要求把握不準，難以判斷工作結果質量的好與壞，直接影響資助檔案人員的實際操作和檔案整理質量。由于沒有管理制度的制約，缺乏監管和問責，工作人員干好干壞一個樣，這些因素不利于檔案管理規范化工作的開展。

（四）資助檔案信息化基礎好，但缺乏信息資源有效整合

南寧市學生資助工作以信息化建設為抓手，創新研發并在全市各資助管理部門和學校推廣應用了“南寧市學生資助信息管理平臺”的中職教育、高中教育和大學新生資助信息管理系統，提高了學生資助工作質量和效率，為傳統資助檔案管理實現電子化檔案規范管理提供了良好的基礎。由于工作人員檔案專業水平偏低，缺乏信息化知識，極少運用計算機及網絡技術進行管理能力，對系統自動生成的電子檔案概念不清，無法科學有效地將檔案信息轉化整合為信息數據檔案，直接影響資助檔案高效利用和規范管理。在檔案的利用上沒有形成主動對檔案信息進行整合、分析，以便有效地提供利用服務的意識，致使資助檔案不能充分發揮其作用及利用價值。

（五）工作人員檔案業務培訓學習機會少，檔案管理水平有待提高

調查發現：全市教育系統的單位和學校參加檔案專業部門組織的檔案專業培訓學習的工作人員占調查總人數的比例為10%；參加市教育局組織的教育系統檔案業務講座學習的工作人員占調查總人數的比例為19%；參加市資助辦組織的資助檔案業務培訓學習的工作人員占調查總人數的比例為33%；沒有參加任何檔案培訓學習的工作人員占調查總人數的比例為38%。相對檔案培訓工作來說，參加資助檔案業務培訓學習的工作人員占比略高些，主要是學生資助工作列為政府年度為民辦實事工程，資助辦在培訓時，主要針對學校學生資助工作人員進行培訓，以績效考評的標準要求作為培訓內容，培訓資助工作人員分項目收集、整理資助檔案，確保考核佐證材料完整齊全而不被扣分，確保區市級年度績效考評順利通過。這種管理現狀離專業檔案規范化管理的要求甚遠。調查數據反映工作人員檔案業務培訓學習機會少，專業檔案管理水平不高，實際工作中對形成的資助歸檔材料的歸檔及整理缺乏規范統一的指導，影響學校檔案規范化管理的進程。

三、資助檔案規范化管理工作的對策

針對教育資助民生檔案管理工作存在的問題，筆者認為當下應當做好以下幾方面工作。

（一）健全和完善檔案管理機構，確保資助檔案工作有序開展

健全和完善檔案管理機構，是做好資助規范化管理的前提條件，為資助檔案管理工作的開展提供強有力的組織保障。自2011年以來，南寧市教育局在全市教育直屬單位和中小學校開展了檔案管理達標定級工作，現已有97%的直屬單位和學校的檔案管理工作達到了科技事業單位自治區級標準，取得了可喜的成績，為資助檔案規范化管理提供了條件。但縣區中小學校檔案管理達標定級的比例仍較低，針對鄉鎮中小學檔案管理機構薄弱滯后的現狀，要繼續在縣鄉鎮中小學校開展檔案管理達標定級工作，促進縣鄉鎮學校檔案管理在組織領導、建章立制、基礎設施、業務建設方面達到規范化管理要求。健全學校檔案管理網絡，配備專兼職檔案員，建設設施完備的綜合檔案室，做到各類檔案集中統一管理，改變各類檔案分散各處，無專人管理的現狀。在資助檔案管理上，堅持集中統一、規范管理的原則，確保資助檔案收集完整齊全，分類準確，整理規范，保管安全，利用和查找方便。

（二）加大資助民生檔案的宣傳教育，提高資助檔案管理意識

一是大力宣傳檔案法律法規。通過多種形式進行民生檔案宣傳教育，舉辦民生檔案專題展覽，增進廣大民眾對資助工作的了解，整體提升意識，把資助檔案當作民生檔案組成部分，使資助檔案管理有一個良好的思想基礎。二是加強檔案業務的培訓教育。從當前教育精準扶貧、教育公平的的戰略高度，準確定位學生資助工作和資助檔案管理工作，從而提高工作人員對資助檔案管理工作的認識，進一步提高資助人員與檔案管理人員的業務水平和履職能力，更好地為學校教育服務。三是強化資助檔案利用服務理念。在檔案利用中樹立以人為本的服務意識，以增強資助服務意識和主動服務貧困生作為工作的出發點和落腳點。通過熱情周到、高效便捷的服務，提供全方位的檔案信息服務，讓利用者感受到檔案對自己的重要性，從而提高社會民生檔案意識。四是加強學校檔案部門和資助部門的工作協調、銜接，改變各自為政、自行其是的工作方式，確保資助人員和檔案管理人員相互了解各自工作流程及職責，做到既科學分工，各司其職，各盡所能，又緊密聯系，互相溝通，齊抓共管。

（三）加強資助檔案管理制度建設，進一步明確工作職責

制定《南寧市中小學校學生資助管理文件材料歸檔范圍和保管期限規定》和《南寧市中小學校學生資助檔案管理工作制度》及《資助檔案工作年度考核制度》。明確資助檔案管理工作流程、管理部門職責和工作人員的崗位職責，結合全市檔案工作年度檢查制度，對民生檔案的歸檔情況、管理狀況和利用工作進行檢查，將檔案管理納入考核范疇，對民生檔案的收集分類、歸檔范圍和期限、保管和利用等各個環節進行有效監管。在制定檔案管理制度時，應以簡明實用、可操作性強為目標，體現合理性、科學性，符合資助檔案管理實際，以適應檔案管理的需要，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，確保資助檔案的收集整理、分類裝訂、上架排序、移交保管及有效利用符合統一要求，統一標準，達到管理規范化。

（四）加強資助檔案信息化建設，推進資助檔案信息化進程

樹立資助檔案科學現代信息化管理理念，轉變傳統的管理模式和理念，運用管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理，擴大民生檔案的空間服務范圍，適應新形勢發展的需要。加大檔案信息化基礎設施投入，提升資助檔案數字化水平和數據庫建設，使資助檔案高效管理和高效利用。建立檔案信息查閱利用平臺，滿足查檔利用需求，真正實現信息資源共享、利用快捷方便的目標。根據“存量數字化、增量電子化”的要求，在資助檔案現有的信息化水平基礎上，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，對檔案信息進行存儲和備份，確保檔案信息的安全防范。并對紙質檔案進行數字化加工處理，充分挖掘整合檔案信息資源，加強編研工作，充分利用民生檔案信息提高民生檔案的利用效果。

四、結束語

學生資助檔案是國家改善民生、推進教育公平、建設和諧社會的有力見證，是教育民生檔案的重要組成部分。加強學生資助檔案規范化管理，推進民生檔案信息化進程，充分利用民生檔案信息，以檔資政，服務民生，正是南寧市教育系統今后對民生檔案管理的工作目標和努力方向。

【參考文獻】

[1]國家檔案局《關于加強民生檔案工作的意見》（檔發〔2008〕12號）

[2]南寧市關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見（南辦發〔2016〕5號）

[3]汪佩珍.淺析資助檔案的管理[J].浙江檔案，2012（4）

[4]宋寶英.民生檔案建設的思考[J].黑龍江檔案，2015（6）

【基金項目】南寧市教育科學規劃2014年度南寧市學生資助研究專項課題“學生資助檔案規范化管理對策的研究”（2014XSZZ10）

【作者簡介】曾建榮（1962— ），女，廣西柳江人，大學本科學歷，學士學位，南寧市學生資助管理辦公室業務主管，檔案館員，研究方向：教育綜合管理、資助育人研究；李利梅（1969— ），女，大學本科學歷，南寧市教育局檔案館員。

（責編 盧建龍）