作業成本法在高校信息系統中的規劃研究

韓錦生

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1002-5812（2016）14-0067-04

摘要：引入作業成本管理是高校加強成本核算和管理的重要手段。我國各類高校數量繁多、類型各異，高等教育中多因素的培養過程決定了高校成本核算的復雜性，同時以電腦網絡為平臺的信息技術發展客觀上要求高校作業成本管理應實現信息化。本文根據信息系統中系統分析和系統設計的基本理論，運用數據流程圖和結構功能圖、構造教育成本數學模型對高校作業成本法核算系統進行分析和設計研究。

關鍵詞：教育成本 作業中心 系統分析 物理模型 數學模型

《關于2015年規范教育收費治理教育亂收費工作的實施意見》提出高校學費標準調整要按照“平穩有序，逐步推進”的原則進行，學費標準應嚴格按照不高于生均培養成本的25%核定。準確地核算生均培養成本，對我國高校來說還是管理的短板，操作尚不規范，亟需尋求一種新的成本核算方法以提高高校核算教育成本的準確性。運用作業成本法對高校教育成本進行核算，有助于消除不必要的作業，改進作業管理，降低管理成本，提高高校資源使用效益。同時也能得到較為準確的成本管理信息，對學費標準的制定、財政經費的核撥、成本規模的預測以及優化資源配置具有重要的意義。

一、相關研究綜述

在國外，作業成本管理信息系統已成為許多軟件公司關注的重點之一，許多企業管理軟件提供商都在此領域積極投入，或在自身的ERP、SCM等管理系統中增加作業成本管理的功能模塊，以適應客戶的需求。如SAS、ALG Software和QPR等公司都提供專業的作業成本管理信息系統，SAS公司早在2002年4月就收購了以作業成本管理信息系統見長的ABC Technologies公司。QPR公司的作業成本管理系統QPR CostControl軟件，作為作業成本管理工具，已成功地應用于大型國際公司、學校、醫院和政府部門。利用QPR CostControl，可使企業確切地識別哪些成本與指定的單個客戶、產品、服務或活動相關，從而為決策提供所需的業務發展最佳信息。但這些軟件系統采購成本較大，又不符合我國國情，引進、消化、吸收、再創新的道路還很漫長。

可喜的是國內的一些軟件公司也在積極探索作業成本管理系統軟件，如金蝶、用友、米多和寧波環洋公司，并在多個行業開展了初步的應用和實施，但還不成熟，缺乏廣泛的理論基礎和深厚的應用研究。在稀缺的作業成本管理信息系統的應用研究中，有學者從不同的角度提出了自己的思路，黨曉峰（2013）介紹了一種通過利用常見的Excel辦公軟件進行小企業作業成本核算的方法，主要包括計算界面設計、建立計算模型等，但這種應用還沒有涉及數據庫的概念，未達到信息系統的要求，其功能和自動化的程度也有限。本文所研究的作業成本管理軟件系統在高校中的分析與設計還是一種新的嘗試，供參考。

二、研究的理論依據

本文運用信息系統的相關理論，對高校作業成本管理信息系統進行分析和系統設計。

（一）系統分析理論。系統分析是基于信息系統內部，從概念層次上分析實現信息系統的需求，信息系統的要素構成和結構，在此基礎上建立起高校作業成本管理系統的邏輯模型。通過對高校教學任務的流程和資源進行詳細調查，全面了解高校對作業成本管理信息系統的功能要求，將邏輯模型用規范的形式表達出來。系統分析一般包括以下幾點：（1）對高校現用的成本核算系統進行詳細調查和描述。由于作業成本管理系統是在現用高校會計系統的基礎上開發的，因此要對現用會計系統運行過程、運行環境進行分析，獲得現用系統的運行程序圖和業務流程圖等。（2）對現用成本核算系統的資料進行加工。對實地分析得到的調查資料進行研究，抽象出現用成本核算系統的邏輯模型。（3）確定作業成本管理信息系統的新需求。在把握現用系統的邏輯模型基礎上，了解作業成本信息系統即目標系統的新要求，分析現用系統與目標系統之間的差別，增加現用系統功能，建立目標系統的邏輯模型。（4）對目標系統作進一步的完善。通過反復推敲，進一步補充和優化目標系統的邏輯模型，以說明應用環境及與外部環境的聯系，確定人機界面，說明細節。（5）建立整理規劃說明書。完成目標系統的邏輯模型之后，將分析成果采用規范的形式描述表達出來，作為后續系統設計的依據。

（二）系統設計的一般理論。系統設計是根據目標系統的邏輯模型，結合作業成本管理在高校管理中的特點，并結合電腦網絡數據處理技術，描述目標系統的各項功能，即導出目標系統的物理模型。系統設計分為總體設計和詳細設計，總體設計是設計系統的模塊結構，描述系統的輸入、輸出及處理功能，數據結構、代碼設計；詳細設計是定義每個模塊的內部特征，即定義每個模塊內部的執行過程。由于篇幅所限，本文主要對作業成本管理信息系統進行總體設計。主要內容包括：（1）系統結構設計。這項工作主要是對作業成本管理系統的子系統和模塊進行劃分，定義每個模塊的界限功能，確定各模塊之間的聯系、調用關系和數據傳遞等。（2）代碼設計。代碼是按照一定規律用數字、字母或其他字符來代替被處理對象的名稱、屬性、狀態等特征的字符串。代碼在信息系統中發揮著重要作用，它是簡化輸入、節省存儲空間、提高處理效率的關鍵字。（3）數據庫表設計。確定作業成本管理系統中需要多少個數據庫表，數據庫表的名稱、每個數據庫表的結構、數據字段名、數據類型、數據長度，以及數據的可擴展性、完整性和安全性方案。（4）輸入輸出設計。主要是輸入輸出界面設計，一般由三部分組成：一是界面的標題，說明該界面的作用；二是數據接受區域或顯示區域，由提示字符和文本框組成；三是操作區域，用于觸發事件。

三、高校實施作業成本法的可行性研究

作業成本法融合了作業管理、過程管理等先進的管理思想，它不僅是一個成本計算過程，還可對作業鏈與資源動因進行分析。不僅能保證高校成本計量的準確性、明晰性，還可以使管理者掌握影響教育成本的因素，促使高校有效地控制形成教育成本的整個過程，了解各環節的支出情況，減少不必要的作業，降低不必要的支出。作業成本管理信息化在高校的實施應考慮以下幾點：（1）作業成本法在高校應用的理論研究已成熟，高校的核算對象多元化，高校的大合并出現多層次、多專業、多就讀形式的高等教育現象。（2）高校培養周期呈現規律性，作業功能相對穩定，如圖1所示。（3）高校的間接費用多，直接費用少，費用要素和成本動因各異，計算工作量大，可借助的信息化平臺在高校已完善。（4）高校的計算機硬件與軟件基礎較好，計算機應用水平也較高，便于開展作業成本管理工作。（5）高校會計人員素質一般較高，對作業成本法相關知識和計算機知識較熟悉，有利于培訓掌握本系統。（6）高校核算教育成本的方法與傳統成本核算方法“分批法”相似，作業成本法也是其衍伸。

四、高校作業成本管理信息系統分析

結合軟件系統的原理和開發過程，對高校作業成本管理信息系統進行分析。

（一）高校作業成本管理手工操作步驟。（1）收集和調整資源數據，并進行審核。高校的資源數據是從學校財務部門明細賬簿中提取的，將各種資源耗費分為：工資及其附加費、社會保險費、助學金、辦公費、差旅費、低值易耗品、水電采暖費、圖書資料費、日用品消耗、折舊費、修繕費、科研經費和其他費用項目。（2）對采集到的數據進行適當調整。主要是將非教育項目剔除，如數額較大及受益期較長的支出應作為資本性支出，不應計入成本或不計入當期成本。（3）登記資源中的直接費用。能直觀地確定為某一成本對象所耗資源費用，則直接計入該成本對象中。（4）計算登記資源中的間接費用。資源費用呈綜合形態，則按資源動因分配到各作業庫中，即資源按照歸集部門的性質分配到各作業中心，各作業中心歸集到的作業費用再按作業動因分配到各成本對象中，如圖2所示。

（二）高校作業成本管理信息系統的邏輯模型。在現用高校作業成本管理過程圖的基礎上，根據信息化的要求進行改進和轉換，得到軟件系統的邏輯模型。

1.高校作業成本系統圖的描述。高校作業成本管理信息系統的頂層設計是系統圖，其抽象出作業成本法在高校軟件系統中的總體思路，系統的輸入數據來源于作業成本法所需要的資源數據，經過作業成本法的核算加工，輸出教育成本信息，如圖3所示。

2.一層數據流程圖的描述。依據系統圖的總體思路，規劃出數據流程圖的一層圖，主要描述作業成本法模塊結構和數據流動的規律。資源數據經過整理進入資源庫，通過對資源動因的分析將資源數據分配到相關作業庫中，根據作業動因將歸集在各作業庫中的作業費用分配到各成本庫中，如圖4所示。一層數據流程圖主要由三部分組成：資源數據處理模塊、作業數據處理模塊和教育成本核算模塊。

3.二層數據流程圖的說明。將一層數據流程圖進一步細分，可細化成二層數據流程圖，對系統的各模塊進行詳細說明。

（1）“資源數據處理”模塊還可繼續分解為以下6項子加工點（見圖5）。①創建結構描述文件。為使高校作業成本管理軟件系統具有通用性，在系統的初始化過程中，用戶可靈活根據自身的實際情況自定義資源項目和成本動因，建立結構描述文件。②生成資源和成本動因庫表。通過結構描述文件自動生成資源項目數據庫表和成本動因數據庫表，為寫入數據做準備。③數據寫入數據庫。通過會計賬務處理系統傳遞、移動盤導入，錄入資源和成本動因數據。④審核資源項目數據等。審核資源數據和成本動因數據的正確性，確認數據的一致性。⑤編輯資源項目數據等。對需要修正的數據進行增刪改。⑥顯示或傳遞資源數據等。通過界面呈現資源和動因數據或將數據傳遞到下一個模塊。

（2）“作業數據處理”模塊可分解為5個子加工點（見圖6）。①創建結構描述文件。為使作業數據庫表結構可變，按實際需要增減字段，先創建作業數據庫表和成本數據庫表結構描述文件。②生成作業庫和成本庫表。根據結構描述文件，自動生成作業數據庫表和成本數據庫表。③對資源數據B判斷。對前述模塊傳入的資源數據進行分析判斷，若是直接費用直接計入成本數據庫表中；專屬作業費用直接計入相關作業數據庫表中；其他傳入④子加工點。④按資源動因分配。先求資源分配率，其等于某項資源總額除該項資源動因總量；再求某項作業應分配的資源費用，其等于資源分配率乘該項作業資源動因量，然后分別計入各作業數據庫表中。⑤顯示或傳遞間接費用。查詢作業數據庫表中的間接費用或傳入下一個模塊。

（3）“教育成本核算”模塊可分解為5個子加工點（見圖7）。①對作業數據分析判斷。對輸入的間接作業費用進行分析，區別可直接計入成本數據庫表的作業費用或需分配的作業費用。②直接寫入成本庫表。對不需要再分配的作業費用直接寫入成本庫。③按作業分配寫入成本庫表。先求作業分配率，其等于某項作業總額除該項作業動因總量；再求某成本對象應分配的作業費用，其等于作業分配率乘該成本對象作業動因量，然后分別計入各成本數據庫表對象項目中。④成本匯總計算。匯總各成本對象的直接費用和間接費用，計算各成本對象的總成本和單位成本。⑤輸出成本。以查詢、打印、移動盤儲存、傳遞等方式輸出成本信息。

五、高校作業成本法核算的系統設計

根據以上得到的數據流程圖進行系統設計，主要包括系統功能結構設計、輸入輸出界面、代碼設計、數據庫設計和處理模型設計。

（一）系統的功能結構設計。通過上述對作業成本管理信息系統的分析，由數據流程圖導出系統結構功能圖，如圖8所示。

由于前文已對主要的模塊加工處理進行了解釋，“初始化設置”模塊融合在其中，在此不再贅述。由于篇幅所限，對“作業成本分析”模塊也不再展開說明。

（二）系統代碼設計。本系統需要代碼化的實體有資源項目代碼、作業中心代碼、成本項目代碼和成本對象代碼，現以成本對象代碼設計為例。用戶可根據高校的實際情況設置成本對象代碼，一般由3部分6位組成：第一部分是院系編碼，學院級一位，系級一位；第二部分是層次編碼，只需一位，如專科代碼為1，本科代碼為2，以此類推；第三部分是專業編碼，根據專業范圍設置2位；第四部分是年級編碼，也僅需一位，如一年級為1，二年級為2，以此類推。

（三）系統界面設計。系統界面設計是系統開發的重要環節，是用戶感覺軟件產品質量的窗口。系統界面可按橫向劃分為三種：輸入界面、處理界面和輸出界面；可按縱向劃分為三層：數據庫表支撐層、數據環境通道層和人機對話接口層。每一個界面上一般由三個區域組成，包括界面標題、數據區和操作區，界面標題要醒目清晰，使用戶清楚界面的功能；數據區接收或呈現數據要簡捷；操作區觸發事件應按菜單或按鈕設置，巧妙靈活。以輸入界面為例，數據接收區要考慮到網絡數據傳入、移動盤導入和人工錄入等，盡量多設計列表框和下拉列表框，以供用戶選擇定義項目，最大限度地減少用戶擊鍵率。

（四）作業成本管理信息系統的數據庫設計。作業成本管理信息系統主要涉及8個數據庫表，包括教育支出項目數據庫表、固定資產折舊數據庫表、實體對象代碼庫表、資源項目數據庫表、成本動因數據庫表、作業數據庫表、成本數據庫表和作業成本分析數據庫表。考慮到軟件系統的通用性，各高校可根據實際，靈活自定義數據庫表的字段，采用結構描述文件。以資源歸集數據庫表為例進行設計，如表1所示。

（五）系統處理過程的數學模型。設高校作業成本管理所需資料，資源項目費用表的項目如表1所示，金額為Z1—Z13；資源動因數量表項目為：教師人數、投保人數、圖書數量、日用品數量、低值品消耗量、辦公人數、出差旅程，數量為Y1—Y7。作業動因數量表如表2所示。

1.分配資源費用，歸集作業費用。

資源動因分配率Rj=某項資源金額Zj/某項資源動因量Yj

分到某作業的資源費用Aij=資源動因分配率Rj×某個作業消耗資源動因量Yij

資源費用分配結果表略。

2.分配作業費用，歸集到成本對象上。

作業動因分配率Vi=某項作業費用合計Ai/某作業動因量合計Wi

分到某成本對象的作業費用Bij=作業動因分配率Vi×某成本對象消耗作業動因量Wij

3.構造數學模型。上述分配歸集的計算過程抽象出數學模型，推導如下：

教育成本C=作業動因量W×作業分配率V+直接費用D

教育成本C=間接費用B+直接費用D

由矩陣轉換為方程式：

C1=W11V1+W21V2+W31V3+W41V4+W51V5+W61V6+W71V7+D1

C2=W12V1+W22V2+W32V3+W42V4+W52V5+W62V6+W72V7+D2

C3=……

C4=……

六、結束語

本文運用信息系統的基本理論系統分析和系統設計，根據國家教育方針政策，對高校作業成本法核算系統進行了主要規劃，以期為高校作業成本管理信息系統的實際開發提供思路，補齊高校成本管理的短板，提升高校的成本管理水平。同時，本研究并未展開高校作業成本管理信息系統的代碼編程，有待于做進一步的開發。

參考文獻：

[1]陳宏明.企業效績評價信息系統規劃研究[J].會計研究，2006，（11）

[2]張蕊等.作業成本法在卷煙制造業成本核算中的應用研究[J].會計研究，2006，（7）.