從一起企業印章管理漏洞引起的思考

鐘　偉

從一起企業印章管理漏洞引起的思考

鐘偉

長期以來，一些國有企業的印章管理始終停留在制度管理的層面上，流于形式，實則印章管理的現狀令人擔憂，因印章管理不善出現的各類問題觸目驚心。因此，切實防范印章管理中可能出現的漏洞和風險，成為企業管理的一項重要內容。公章雖小，但代表的意義可不小?！暗溁汲７e于忽微，智勇多困于所溺”，管好權利，必須從小小的印章抓起，防止印章被私用、亂用、濫用，不能讓不法分子隨意觸碰權力的底線。

企業印章管理漏洞

一、印章使用的特點

印章風險歷來是企業法律風控的重點。隨著企業經營規模的不斷變化，工作地點變化，隨著現代社會中經濟、文化交往的日益頻繁，企業印章管理的法律風險也尤為突出地顯現出來。印章是企業生產經營的重要憑證，在法律上意味著企業的承諾、認可和證明。確保印章的安全性、有效性，是保證企業正常開展各項活動，順利實現其社會目的和價值的必要條件。特別是公章作為維護和體現社會誠信的一種手段和憑證，在企業以及個人社會活動中發揮著非常重要的作用。不同類別的印章在企業的內部效力雖然不同，對外效力卻有一定的相似之處，用印后企業都要承擔相應的法律后果，都會給企業利益帶來不同程度的影響。而法律賦予印章的兼備權力和責任的特殊身份，也決定了印章管理的重要性。

筆者所在的國有企業，各級印章多達150枚，其中各級行政公章就占了二成多，如果再算上其他各類具有對外業務功能的印章，那么需要嚴格管理的印章就更多。而且在實際工作中，許多分支機構在印章使用時，存在大量因文件性質內容不清而代蓋亂用、為了達到不可告人目的偷蓋盜用印章的現象，這些行為極有可能成為企業未來的“定時炸彈”。

隨著社會經濟的飛速發展，經濟發展的水平也越來越高，對國有企業的發展來說，既是一種挑戰又是一種機遇。國有企業要想在市場經濟的壓力和競爭中堅守住自己的位置，首先必須做好思想政治工作，加強理想信念教育。本文主要分析了理想信念教育在國有企業中的重要性，以及國有企業在進行理想信念教育過程中出現的問題和面對的挑戰，結合實際情況進行具體分析，找到解決問題的方法和改進措施，以期提供一些借鑒。

二、印章管理漏洞典型案例

2000年7月6日，某國有企業X公司將企業名下一間酒店地下一樓及場地的物業對外租賃，與一家私營企業L公司簽訂了《房屋場地租賃合同》，在履行過程中經數次調整，至2005年6月，雙方共達成四個補充協議，租期延至2008年7月5日。

2005年4月，X公司原法人代表在出訪美國期間叛逃，此前該單位行政公章由原法人代表和經辦人兩人共同保管。經辦人利用原法人代表忙于企業主營業務，無暇顧及酒店出租事宜之機，通過工作便利，將大量加蓋有公司公章的空白A4紙張，出賣給L公司謀取私利。2005年11月～2007年期間，L公司法人代表利用蓋有X公司行政公章的空白A4紙，偽造了其與X公司簽訂一系列所謂《補充協議五》《補充協議六》等假法律文書，分別使用多名自己的堂兄弟名義，對X公司進行敲詐勒索。事發后，X公司經手人迫于L公司施加的壓力，又怕自己被L公司收買的事東窗事發，利用企業減員增效機會，買斷工齡拿了20多萬元補償費后離開企業。眼看自己由企業職工成了社會人，立即轉守為攻，不惜上法庭為L公司作偽證，謊稱上述《補充協議五》《補充協議六》系受現任公司總經理委托，加蓋X公司公章，又拿不出任何加蓋公章手續記錄。認定偽造的主要事實證據如下：

第一，從偽造的協議行文格式看，語法不通，用詞不規范，不符合正規國企行文的基本要求；從內容看，條款全部對自己有利，如合同到期后如果乙方愿意，可延長合同期10年，租賃價格不變等明顯一邊倒的條款；正常公文函件蓋章格式，均在右下側，L公司無法改變空白紙張事前已蓋印章的位置，制作假協議時，只得把乙方落款放置在文件左下側，偽造協議甲乙雙方落款及蓋章，與此前雙方全部真實協議蓋章位置均相反。上述幾點明顯露出的馬腳，已經印證了其偽造協議的行為，即用非法手段取得X公司蓋印章的空白A4紙所為。

第二，經法院委托司法鑒定機構對《補充協議五》《補充協議六》的蓋章時間進行鑒定，鑒定結果：“檢材《補充協議五》《補充協議六》中乙方（L公司）公章印文不是2005年11月形成，而是所謂的協議簽訂后約三年形成?！闭：炗唴f議，雙方蓋章時間基本相同，而此兩份協議雙方蓋章時間卻相差三年。由此可見，兩份《補充協議》就是被L公司利用不光彩的手段獲取的蓋有X公司公章的空白A4紙偽造而成。

第三，法院還將偽造的《補充協議》作為典型案例，發給各法庭借鑒學習，防止國有資產被不法分子侵蝕，保護國有資產的安全，維護法律的尊嚴。

第四，為了防止對方繼續以此偽造文件，騙取相關利益，X公司不得不于2008年10月登報聲明更換了公章。

印章管理漏洞實際上是所有企業共同存在的問題，能不能管理好印章，已經關系到企業能否正常運營和企業資產的安全性。

三、企業印章管理漏洞引起的思考

要解決企業印章管理中存在的問題，防范可能帶來的法律風險，僅僅靠制度是遠遠不夠的。首要問題是必須加強思想政治工作，加強理想信念教育力度，尤其是提高經營者和手中掌握權力的相關人員道德修養和規范意識，其次才是加強管理能力建設。企業應當采取的具體管理措施如下：

第一，新的企業注冊成立，在領取營業執照后，應首先直接到行政服務中心的公安機關刻制印章并備案。企業臨時刻制印章，必須由印章管理部門統一提出，經過法律部門、專業部門審查，報公司主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。

第二，建立崗位法律風險防控體系。印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險意識的教育，使其切實認識到印章對企業管理具有十分重要的意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

第三，企業要健全相關管理制度并切實認真執行，制定嚴格的、行之有效的印章管理規定，指定印章歸口管理部門，明確企業各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。

第四，保管人責任。印章保管人員必須加強對印章的保管，未經企業主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定兩個監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。

第五，申請用章人權利責任。企業應當建立統一的印章使用記錄臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章必須按印章管理規定履行審批程序，經過有關部門和企業領導批準。經企業領導批準后，印章使用應填寫統一的用印登記表，文書人員對用印章文件要仔細認真審查，審核與申請用印內容、用印數量必須一致，才能在相關文件上加蓋印章。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。防止非企業工作人員通過其他手段（包括犯罪手段）盜蓋公章，防止他人偽造公章。

第六，未經批準擅自使用的風險。使用印章必須經過有關部門批準，未經批準不能使用，更不能在空白紙張上用印。

第七，企業應加強對事業部和部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。事業部和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時需將使用權限通知客戶、原材料供應商等利益相關方。事業部和部門要指定印章用印和保管人，建立使用印章記錄。

第八，各環節風險把握。企業必須定期檢查印章使用情況，印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施。

第九，留存登記有據可查。企業所屬單位發生整合、重組等變更或被撤銷后，檔案管理部門必須收繳上述部門印章及用印記錄；所屬經營單位注銷后，在工商注銷手續完成后，必須收繳經營單位包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；事業部關閉后，其印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。

第十，企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規定解決?；咀龇ㄈ缦拢菏紫龋皶r向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關報紙上發布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相關人員不予配合，應及時向當地法院申請，通過法律途徑認定解除無效合同。

第十一，網上交易以及電子商務亦存在眾多安全隱患。隨著互聯網的迅猛發展及《電子簽名法》的頒布，企業和個人進行網上商業活動愈發頻繁。但網上交易無可避免地會涉及許多保密信息，如買賣雙方個人、交易和產品等信息。由于網上電子交易是建立在網絡技術基礎上，網絡的開放性、匿名性和廣泛性，使得電子交易在給我們帶來便利的同時，也帶來了巨大的安全隱患，如身份認證、信息真實性、信息機密性、信息完整性、信息無法確認性等問題。

四、結語

眾所周知，印章在各行各業的廣泛應用，已不僅僅是權力與身份的象征，它更是每個企業單位對外進行社會經濟活動的誠信憑證與法律依據。無論是行政印章，還是業務印章，都有可能在一紙文件上給企業帶來或大或小、或明或暗的風險。印章管理漏洞實際上是所有企業共同存在的問題。能不能管理好印章，已經關系到企業能否正常運營和企業資產的安全性。由于網絡的廣泛性、公開性和匿名性，以及交易過程中存在信息真實性、機密性、完整性和抗抵賴等行為，使得網上交易平臺的運營商在建設和運營網上交易平臺并提供交易服務時，很難達到建立誠信的交易環境的目標。

隨著我國經濟社會發展水平的不斷提高，相關企業的發展規模也不斷擴大，推動著社會經濟的繁榮發展，印章、印鑒對社會經濟交往中的重要作用更加突出，是履行契約的必要手段和重要工具。望有關部門對此項工作充分重視起來，積極采取防范和控制措施，降低風險。權利管理需要制度監督，只有一切活動照章辦事，一切活動有章可循、有法可依，做到公私分明、鐵面無私，而不假公濟私、假公肥私，才能真正杜絕印章成為“定時炸彈”的風險。

（作者單位為廣東省紡織品進出口股份有限公司）