Word郵件合并功能的高級應用

張俊

摘 要： 在掌握了郵件合并的簡單功能后，雖然使用比較方便，提高了工作效率，但是使用過程中會不斷發現問題，因此，對郵件合并的高級功能進行深入了解、認真學習，對工作、生活會產生很大的幫助作用。

關鍵詞： 郵件合并 數據源 高級應用

“郵件合并”是Office中的一項高級功能，大多數人員只掌握其中一些簡單功能，如合并文件形成工資單，一頁只能生成一個，既不美觀又浪費紙張，生成的結果不能令人滿意，如果掌握其中的高級功能，就能達到預期的效果。本文以Office2010為版本介紹其主要高級功能。

一、共享多種數據源

郵件合并主要是將文檔與數據源進行鏈接，整合成需要的文檔資料，因此，數據源是必不可少的。數據源提供的數據必須有一個共同的特點：行列組合，即行表示個體的一條記錄，列表示個體的一個特征（字段）。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿、Query文件、Access數據庫、Foxpro文件等內容都可以作為郵件合并的數據源。一般情況下，只要數據源文件存在，郵件合并時就不需要再創建新的數據源，直接將數據源與文檔進行鏈接。如果需要的數據源不存在，在現有數據的基礎上進行相應的修改就不是太麻煩。

需要注意的是：數據源中的數據文件必須是數據庫格式，即第一行必須是字段名，不能出現標題之類的內容。如文本文件的表格、Word文檔的表格、Excel工作簿不能出現標題行，如果出現標題行，必須先刪除標題行，才能作為數據源使用。同時在數據行中盡量不出現空行，即空記錄。

不同的軟件可以共享數據源中的數據，避免重復勞動，提高辦公效率。

二、一頁紙打印多個合并文檔

Word“郵件合并”主要是進行批量處理和批量打印文檔，好多情況下生成的文檔很短，如工資條，只占幾行的空間，但是生成的文檔一頁只顯示一條記錄，導致生成的文檔偏多，打印速度慢，浪費紙張。當文檔較短時，可以一頁顯示多條記錄，解決上述問題。

方法一：首先，選擇“開始郵件合并”菜單中的“目錄”，打開一個Word文檔；其次，將批量文件的格式設置成功，與數據源建立鏈接后，保留適當的行間距位置；最后，單擊菜單“完成并合并”。但此方法在每頁中不可控制記錄的多少，可能打印效果不太滿意。

方法二：第一，選擇“開始郵件合并”菜單中的“普通Word文檔”，打開了一個Word文檔；第二，將批量文件的格式設置成功，與數據源建立鏈接后；第三，光標放在設置的批量文件最后一行下面，單擊“規則”菜單，選擇“下一條記錄”；第四，將第三步設置的內容復制到一頁里面，根據自己的需要確定復制的記錄數；第五，將本頁中最后一條記錄后面的“下一條記錄”刪除；最后，單擊菜單“完成并合并”。但此方法也有一個缺點，即可能最后一頁有空白的記錄。

三、有條件的生成合并文件

打印信封、請柬時常常看到“***（先生/女士）”的格式，暫不考慮對他人的尊重，收件人拿到后首先想到的這是一件批量文件，如果是廣告類信件，估計拆開的幾率不太高。為了解決這個問題，可以使用郵件合并中的條件語句：如果……那么……否則（IF...Then...Else）。

解決方法：首先，光標定位在需要添加條件語句的位置，單擊“規則”發現“如果……那么……否則……”，單擊，出現下圖，在“域名”位置找到相應的字段，確定“比較條件”與“比較對象”，符合比較條件時在“則插入此文字”對話框中輸入相應的內容，不符合比較條件時，在最下面對話框中輸入相應的內容即可。

四、確定數據的精度

日常工作生活中，經常會遇到小數點的精確性問題，如工資表、學生的平均成績等后面可能會出現小數點，在Excel文件中設置為1位小數，但合并到Word文檔后發現小數點位置變成了許多位，打印出的效果不理想，而且沒有必要精確到幾位。

解決方法：選中需要修改的數據的“合并域”，按右鍵，選擇“切換域代碼”菜單，出現{MERGEFIELD字段名}，在域代碼“字段名”后面加上"0.00"（保留兩位，如果保留一位小數，可用0.0），最后一定要按F9結束，這樣出現的數據效果就按自己的思路展現。

五、結語

在掌握了郵件合并的簡單功能后，雖然使用比較方便，提高了工作效率，但是使用過程中會不斷發現問題，因此，對郵件合并的高級功能進行深入了解、認真學習，對工作、生活帶來很大的幫助。最后，提醒一點：不同版本的Office軟件，郵件合并的操作步驟有所不同。

參考文獻：

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