信息化時代背景下數字檔案館的建設與發展

李雪

[摘 要]數字檔案館的規劃和建設是信息技術對檔案事業發展影響和要求的必然結果，鑒于一個科學、高效的數字檔案館體系需要按照社會信息化整體環境的要求來組織，數字檔案館標準體系的建設應盡可能注意與國際接軌，并盡可能借鑒使用相關信息管理領域已經采用的比較成熟的標準，以保障信息交換的暢通。在國家檔案局的領導與組織下，理論工作者和實際工作者正在合作開展相關標準的研究，并已形成一批與數字檔案館業務建設有關的標準規范。這了使檔案工作與企事業的發展目標和管理水平相適應，并在信息化時代充分發揮其作用，這就要求我們檔案工作者主動、積極地變革與形勢和企事業發展不相適應的檔案管理理念、管理系統、管理模式。

[關鍵詞]信息化；數字檔案館；建設與發展

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2016）09 — 0117 — 02

數字檔案館的規劃和建設是信息技術對檔案事業發展影響和要求的必然結果。數字檔案館建設過程中要充分運用先進的計算機和網絡等信息技術，配置先進的軟硬件設備，研制高性能的信息管理系統。數字檔案館要解決信息技術發展和應用給檔案管理帶來的復雜問題，要保證歸檔電子文件的真實、完整、長期可讀。數字檔案館是電子政務、電子商務、單位辦公自動化的一個必需的組成部分，是信息社會中檔案管理新模式的集中體現，代表著新世紀檔案館工作的發展方向。

一、數字檔案館的產生

二十世紀初，隨著電子政務、電子商務、數字化校園的快速發展和數字檔案資源的與日俱增，數字檔案館研究初見端倪，歐美等發達國家紛紛投資建設。其中比較有影響的項目有美國的電子文件檔案館、英國的聯合王國數字檔案館和日本的關西數字檔案館等。國內，一些國家綜合檔案館和企事業單位檔案館也開始付諸行動，并取得一定的成效。

由于包括中國在內的一些國家正在積極建設的數字圖書館工程，帶動了檔案館對自身數字化建設的思考。1994至1995年，美國國家數字技術通訊指導辦公室把數字圖書館列為9項重點項目的第一位，排在危機及應急處理、教育及終身學習、電子商務、能源管理、環境控制和廢品最小化、保健、加工處理和產品、公眾存取政府信息等重要項目之前。這項工程從1999年到2001年為第一階段，投資4億美元，2002年以后的第二階段繼續投資6000萬美元。其他國家對數字圖書館建設的投資也十分可觀，如英國投資4億美元，俄羅斯每年投資2億盧布。到2001年為止已經宣布正式開始數字圖書館建設的國家有20多個，由此可見，數字圖書館受重視程度非同一般。

2003年8月，青島市數字檔案館通過了國家檔案局組織的科技成果鑒定，同時，青島市數字檔案館在國內第一個正式投入使用，當時青島市數字檔案館數字檔案館建設項目提出1996年投資100萬元建設《青島市檔案館計算機管理信息系統》，以目錄數據作為主要管理對象，到2000年底，已經完成了館藏檔案案卷級目錄、文件級目錄、人名索引、大事記等資源數據庫建設，輸入各種目錄數據270萬條，在檔案利用中發揮了重要作用。并在信息化建設過程中，也培養了一批檔案信息技術管理人才。

社會快速發展的信息化進程決定了數字檔案館建設發展的必然性。但是，時至今日，不同的數字檔案館建設項目仍然按照各自的理解在使用著數字檔案館的概念，這將會對數字檔案館理論與實踐造成一定的負面影響。因此，我們結合工作實踐，對數字檔案館的概念及內涵做了一些系統的研究與探討，以期促進達成對數字檔案館內涵的共識。

二、數字檔案館的內涵

數字檔案館是在分布式計算機網絡環境中，利用數據庫技術、數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術創建、獲取、存儲、處理、交換與發布數字檔案信息的檔案信息管理與服務機構，是各級政府和各單位信息化建設的有機組成部分。

數字檔案館與人和機構的職能密不可分，在人和機構的管理下有效運行。計算機軟件系統只是由人和機構控制的數字檔案館的運作工具，而不是數字檔案館或者說信息系統的全部。而本定義所指的數字檔案信息管理與服務機構并不一定局限于傳統檔案館的范疇。既可以是復合檔案館（傳統檔案館+數字檔案館）的組成部分，也可以是機關、團體、企事業單位的數字檔案管理部門或其他新型的數字檔案信息管理與服務機構，例如，商業化的檔案數據庫開發商等。數字檔案館，尤其是廣義數字檔案館的運行，將更依賴這些機構之間的協同工作。

從表面看，數字檔案館的任務與傳統檔案館有著許多異曲同工之處，但仔細分析一下，兩者的內涵存在著很大的差異。首先，是管理對象不同，數字檔案館的管理對象是數字檔案，這是一種新型的檔案，其存儲方式和管理要求與傳統檔案有著很大的差別。其次，是資源建設的途徑與方式不同，數字檔案資源來源之一是相關的信息系統中具有保存價值的電子文件和數據，來源之二是被數字化的檔案館藏，來源之三是通過搜索引擎獲得的具有檔案性質的網絡信息與資料，來源之四是購買商業公司開發的專題檔案數據庫，來源之五是其他可共享的數字檔案館資源。這與傳統檔案館根據國家規定，通過接收、征集相關部門檔案來組織各自特定館藏的資源建設模式有著很大的區別。再者，是信息服務的方式與范圍不同，數字檔案館借助數據庫技術、數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術開展檔案信息的網上采集與服務，不受地域、時間、檔案實體物理位置的限制，可以全方位、零距離地接收檔案和為用戶提供信息服務，大大拓展了傳統檔案館的收集與服務功能。

此外，基于職能范圍與組織形式的不同，數字檔案館還有廣義與狹義之分。廣義數字檔案館是指基于網絡環境、采用面向對象分布式網狀結構管理模式、由眾多檔案資源庫和檔案信息資源管理與服務機構組成的數字檔案館群體。而狹義數字檔案館則是指擁有特定的檔案資源庫及專業管理人員，借助現代技術履行和拓展傳統檔案館的檔案信息管理與服務功能，為廣義數字檔案館提供數字檔案信息資源和技術支持的檔案信息資源管理與服務機構個體。兩者相輔相成，密不可分。廣義數字檔案館是數字檔案館建設的最高境界，而狹義數字檔案館則是廣義數字檔案館的基石與重要組成部分。

三、數字檔案館的建設

鑒于一個科學、高效的數字檔案館體系需要按照社會信息化整體環境的要求來組織，上述數字檔案館標準體系的建設應盡可能注意與國際接軌，并盡可能借鑒使用相關信息管理領域已經采用的比較成熟的標準，以保障信息交換的暢通。在國家檔案局的領導與組織下，理論工作者和實際工作者合作開展相關標準的研究，并已形成一批與數字檔案館業務建設有關的標準規范。但是，從總體上來說，標準體系的研究還是相對比較滯后。這一現象已經成為制約數字檔案館建設發展的一個主要因素。改變這一狀況的辦法主要有：學習借鑒相關的國際、國內已有的技術標準。要組織力量對已有的標準進行翻譯、梳理，形成體系，為數字檔案館建設項目提供切實可行的標準與依據。繼續組織理論工作者和實際工作者攜手進行管理標準和業務標準的研究與制訂。要重點關注對數字檔案館建設實踐具有重要指導意義、目前暫無國際標準、國家標準和行業標準可借鑒的標準。逐步從管理、業務和技術三個層面上形成較為完整的數字檔案館標準體系，為方興未艾的數字檔案館建設實踐提供科學指導。

建設數字檔案館，就是為了更好地為社會服務，進一步提升檔案館的服務質量和服務水平，這是檔案工作貫徹落實“三個代表”重要思想的一個具體措施。社會各界要求檔案服務工作迅速快捷、方便周到、充分全面，我們在數字檔案館建設中，充分運用各種現代化技術，在服務手段上，加強了智能化、自動化的檢索，簡化了操作手續，進一步提高檔案信息的查全率、查準率和查詢速度；在服務方式上，打破傳統檔案利用的單一模式，利用者可以通過網絡、電話等現代化工具，在任何地方、任何時候查詢數字檔案館的信息資源；在服務內容上，突破傳統檔案館館藏的限制，向利用者提供歷史的和現行的、館內的和館外的、開放的和未開放的（當然，這需要一定的身份確認、申請等過程）等各種檔案資源，使數字檔案館真正成為社會各界了解黨和國家方針、政策的窗口，成為社會各界查詢信息的中心數據庫。信息化人才對檔案信息化建設的發展有著決定性影響。由于數字檔案館是一個新興事物，所需的各種人才還十分缺乏。

為此，我們把建設數字檔案館的過程作為鍛煉隊伍、培養人才的過程，通過各種方式，培養一支懂得現代化、信息化知識的干部隊伍。這了使檔案工作與企事業的發展目標和管理水平相適應，并在信息化時代充分發揮其作用，這就要求我們檔案工作者主動、積極地變革與形勢和企業發展不相適應的檔案管理理念、管理系統、管理模式。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕馮惠玲，張輯哲.檔案學概論〔M〕.北京：中國人民大學出版社，2001.

〔2〕吳傳爐，李亞尤 .數字圖書館信息資源建設探討〔J〕.現代圖書情報技術， 2000，（06）.

〔3〕康虹.信息化時代視域下數字檔案館資源集成共享的探究〔J〕.理論觀察，2014，（01）.

〔4〕房慶.掌握信息化標準，推動信息化建設.http：//www.standardcn.com/article/show.asp？id=5940/2006-03-27〔EB/OL〕.

〔5〕數字檔案館的建設意義.http：//da.yctc.edu.cn/newshtml/ltzx/20030519150452.htm/2003-05-19〔EB/OL〕.

〔6〕潘連根.數字檔案館的定義及特征——數字檔案館研究之二〔J〕.浙江檔案，2004，（04）.

〔7〕楊公之.檔案信息化建設導論〔M〕.北京：中國檔案出版社，2001.

〔8〕李淑珍.信息社會與檔案信息化管理〔J〕.綿陽師范學院學報，2007，（04）.

〔責任編輯：譚 蕊〕