淺議學校檔案信息化管理

楊鳳梅

摘要：學校檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現學校信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。針對目前工作中存在的主要問題，從爭取學校領導的重視支持、提高檔案管理工作人員的素質、加強檔案信息化的基礎建設、注重檔案資源的挖掘和建設、加大資金投入力度等五方面提出了對策建議。

關鍵詞：淺議；學校檔案；信息化

中圖分類號：G718 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2016）09-0013-01

學校檔案管理是學校教學活動和業務運轉過程中必不可少的一個有效手段。學校檔案管理不僅是維護學校利益、學校合法權益和歷史真實面貌的有效證據，也是反映學校發展、技術、科研、成果、資源及歷史概貌的重要資料。學校檔案管理工作做好了，一方面為學校高層管理人員及時了解學校整體教學狀況，適時調整教育策略提供準確依據，為經教學改革供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定學校教學成果，為學校與各有關方面進行有益合作奠定基石。檔案管理成果同學校教學管理的有機結合決定了該學校資源配置的取向和模式，決定著學校的現實狀況和未來發展，對于實現該學校教育改革戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好學校檔案管理工作，對促進學校全面發展、提升學校教育質量具有重要意義。

當今社會，信息化已成為經濟社會各領域發展的大趨勢，學校檔案管理也不例外。所謂學校檔案管理信息化，就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術，將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案，建立檔案目錄數據庫，通過計算機網絡設備的傳輸，實現學校信息資源的共享，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。

1.學校檔案管理信息化建設的重要作用

從總體情況看，我國學校檔案管理信息化雖然起步較晚，但其發展勢頭卻不容小覷。通過近幾年的工作實踐，與傳統的學校檔案管理相比較，學校檔案管理信息化的作用和優勢突出表現在以下幾方面：一是傳統的學校檔案管理完全依靠人工操作，學校的檔案內容眾多，數據繁瑣，在檔案的錄入、統計過程中容易出錯，如果不能及時發現，事后查找起來就要花費大量的人力和時間。學校檔案管理實現信息化之后，在對信息進行錄入或統計的過程中，一旦有錯誤出現便能一目了然。就算錯誤沒有被及時發現，事后通過計算機檢索功能也能及時將錯誤信息找出并更正。

二是傳統的學校檔案管理方式對檔案的保密性不高，學校檔案中包括學校教職工的個人信息、學校師資力量水平和結構比例，以及學校未來的發展規劃等，這些都屬于學校的內部機密，傳統的檔案將這些機密內容用紙質儲存，由于紙張不易攜帶、查看人員不受控制，很可能造成機密的泄露。信息化的學校檔案管理可以將檔案存放在相對封閉的地方，通過設置密碼的方式，控制檔案的可見范圍，檔案的安全性也有了較好的保障。

三是檔案信息和其它信息一樣具有一定的時效性，傳統的檔案管理方式完全依靠人工，一旦出現過期或者是無效的檔案，檔案管理人員不見得能及時對其進行處理，最終導致無效檔案的堆積，嚴重時浪費了不必要的空間資源，也為新檔案數據的錄入和統計帶來了一定的出錯概率。檔案信息化管理之后，就能按時間對檔案進行劃分，可以在計算機上設置時間提醒，檔案一旦過期，計算機就會自動將其清除，使檔案的時效性大大增強。

2.目前學校檔案管理信息化工作中存在的主要問題

一是學校檔案管理工作的重要性有所淡化。很多人對學校檔案管理工作的重要性缺乏足夠認識，認為可有可無，再加上一些學校的檔案管理工作人員自身缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，檔案管理的理論和業務知識功底不扎實，因而不能充分認識到檔案管理在學校發展中的重要性和實際意義。

二是工作中存在失位現象。因個別人員檔案意識弱化，工作責任心不強，宣傳不到位，導致檔案管理無用論在整個學校滋生蔓延，不利于形成學校管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，致使學校檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙。

三是檔案管理技術較為落后。在目前學校檔案管理信息化的初始起步階段，部分學校一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要和日益增長的檔案利用需求，給學校檔案管理信息化工作帶來負面影響。

造成以上問題的主要原因有三點：一是部分學校領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些學校單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有派上用場；三是學校主要領導重視程度不夠，在檔案信息化時代，仍然沿用手工操作進行管理。

3.加強學校檔案管理信息化的對策建議

3.1爭取學校領導的重視和支持。要進一步加強對學校檔案管理信息化工作的領導，提高思想認識，特別是要提高學校管理層的重視程度，講究工作方式方法，積極爭取人、財、物等全方位的支持。

3.2提高檔案管理工作人員的素質。檔案管理的信息化，對檔案管理工作人員提出了新的更高要求，引進和使用掌握高科技技術、采用現代化手段進行管理的檔案專業人才就顯得尤為重要。學校可以對這類人才實行自主培養，也可以從原來進行學校檔案管理的部門中抽調優秀人員，對其進行有針對性的專業技術技能培訓，增強檔案管理人員的計算機軟件操作能力、文字管理能力和文檔檢索能力等，用高素質的人才保障高質量的管理。

3.3加強檔案信息化的基礎建設。要充分利用計算機和網絡資源，提高對計算機、網絡的利用率，及時更新檔案內容，及時清理廢舊檔案，不斷增強學校檔案的時效性，在網絡的輔助下，推進學校檔案管理信息化全面建設并不斷提檔升級。

3.4注重檔案資源的挖掘和建設。學校的檔案資源是學校檔案實現信息化的基礎，要格外注重保存過去紙質形式的檔案，采用現代化的掃描技術等使其實現數字化，在檔案形式的轉換過程中，要注意檔案信息的準確性以及錄入數據對學校的價值。此外，還要把信息化建設中所需要的網絡建設特點融入進來，從真正意義上實現學校檔案管理的信息化。

3.5加大資金投入力度。從長遠來看，學校檔案建設的好壞影響著學校的發展，學校檔案管理的信息化與學校的教學活動同等重要，為此，學校要轉變以往更多將資金投入到教學環節和管理環節的傳統觀念，學校的高層管理者應該正確對待學校檔案信息化管理的投入問題，要統籌規劃，定好標準，避免盲目投入，最大限度地發揮檔案管理信息化效益。

綜上所述，學校檔案管理的信息化建設是提高學校管理水平的重要措施，好的學校檔案管理信息化建設將對學校的發展產生促進作用。隨著計算機和互聯網的高速發展和普遍應用，學校檔案管理信息化建設必將迎來美好的春天。