離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題及對策
——以山東省濰坊市為例

文/濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心 高建明；濰坊市高新區(qū)北海學(xué)校 劉欣

離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題及對策
——以山東省濰坊市為例

文/濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心 高建明；濰坊市高新區(qū)北海學(xué)校 劉欣

以山東省濰坊市為例，根據(jù)工作實際，分析當(dāng)前離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的問題，提出了解決相關(guān)存在問題的對策，以期推進離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

離校未就業(yè)；畢業(yè)生；檔案管理；問題 ；對策

一、引言

自1999年以來，我國高等院校招生規(guī)模不斷擴大，隨之高校畢業(yè)生數(shù)量逐年增加，至2016年全國高校畢業(yè)生數(shù)量已達到765萬人。然而，由于我國就業(yè)形勢日益嚴峻，導(dǎo)致許多畢業(yè)生在離校前仍未找到合適的就業(yè)單位，從而成了本文所關(guān)注的“離校未就業(yè)高校畢業(yè)生”（以下簡稱“未就業(yè)畢業(yè)生”）這一群體。畢業(yè)后，已落實就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案，即由學(xué)校發(fā)往就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)，而未就業(yè)畢業(yè)生的檔案管理問題隨之產(chǎn)生，做好這一群體的檔案管理工作，對促進未就業(yè)畢業(yè)生盡快實現(xiàn)就業(yè)意義重大。

二、濰坊未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作情況

濰坊是山東省所轄的一個地級市，作為一個生源大市，近幾年年均輸送專科以上學(xué)生6萬人左右，從濰坊生源未就業(yè)畢業(yè)生數(shù)量來看，這一數(shù)據(jù)也一直居山東省首位。僅2014年1月至2016年7月，濰坊市已累計接收濰坊市共接收未就業(yè)畢業(yè)生檔案85875份，其中，2014年接收26831份，2015年接收33132份，2016年（截至7月）接收25912份，全年估計可接收30000份左右，目前，濰坊市未就業(yè)畢業(yè)生檔案室現(xiàn)存檔案已達123162份，數(shù)量多，管理任務(wù)繁重。

鑒于未就業(yè)畢業(yè)生檔案的重要性，濰坊市相關(guān)部門高度重視此項工作，于2010年依托濰坊市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心成立了離校未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理中心，配備專職工作人員6名，按照有關(guān)要求設(shè)立了標(biāo)準的檔案室，建立了規(guī)范的管理制度，自主開發(fā)了檔案管理軟件，購置了必需的硬件設(shè)備，為未就業(yè)畢業(yè)生提供檔案管理方面的相關(guān)服務(wù)。自檔案中心成立以來，累計接待各類閱檔人員8635人次，為升學(xué)、入伍、出國留學(xué)、各類考生等人員開具檔案存放證明15000余人次，轉(zhuǎn)出檔案82549份，周到的服務(wù)，細致的工作，贏得了廣大未就業(yè)畢業(yè)生和用人單位的贊譽，中心多次榮獲檔案系統(tǒng)先進單位，多人次獲得相關(guān)部門表彰。

三、未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

（一）畢業(yè)生本人對檔案不重視。由于我國高校畢業(yè)生就業(yè)制度的不斷改革，加上高等學(xué)校在學(xué)生檔案管理方面的逐步弱化等因素，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案的重要性認識不足，體現(xiàn)在未就業(yè)畢業(yè)生身上尤為明顯，有些未就業(yè)畢業(yè)生甚至離校前不辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，更不關(guān)心自己檔案的去向，檔案任憑學(xué)校“發(fā)落”，離校后又對檔案不理不睬，形成了人檔分離、無人問津的尷尬局面，不僅增加了學(xué)校檔案管理的工作量，而且很容易造成要使用檔案時而找不到檔案的情況，尤其是給工作后的轉(zhuǎn)正、定級、繳納保險、工資調(diào)整等問題帶來了不必要的麻煩。

（二）高等學(xué)校在檔案管理工作方面不規(guī)范。由于高等學(xué)校存在學(xué)生檔案管理隊伍薄弱、工作人員專業(yè)水平不高等普遍情況，從而致使高等學(xué)校在檔案管理工作方面產(chǎn)生一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是對檔案不負責(zé)任，讓未就業(yè)畢業(yè)生自帶檔案離校，然而為了謹慎起見，很多檔案管理機構(gòu)拒絕接收個人自帶的檔案，這就給自帶檔案的未就業(yè)畢業(yè)生下一步順利辦理就業(yè)手續(xù)帶來了隱患；二是各高等學(xué)校的檔案袋信息標(biāo)注內(nèi)容多少不一，有的高等學(xué)校甚至只標(biāo)注了畢業(yè)生的姓名，沒有任何其他畢業(yè)生相關(guān)信息，為了保證后期檔案查詢的準確性，地方檔案管理部門人員須開封檔案獲取相關(guān)信息，無形中增加了許多不必要的工作量；三是有些高等學(xué)校檔案轉(zhuǎn)遞方式存在不安全因素，2014年12月10日頒布的《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號）明確要求：“（流動人員人事檔案）通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。”，但是有些高等學(xué)校貪圖自己方便，依然通過郵局、快遞等郵寄方式轉(zhuǎn)遞檔案，這不僅會增加地方檔案管理工作人員的工作量，而且很容易造成檔案丟失。

（三）生源地檔案管理存在弊端。畢業(yè)后，未就業(yè)畢業(yè)生的檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)遞回生源地，生源地在檔案管理方面存在著諸多弊端：一是沒有專門的畢業(yè)生檔案管理部門，以山東省各地級市為例，只有濰坊市和青島市有專門的畢業(yè)生就業(yè)主管部門管理畢業(yè)生檔案，其他地市則由各市人力資源和社會保障局所屬的就業(yè)促進科、人才服務(wù)中心、人力資源管理服務(wù)中心等綜合部門管理，一定程度上使畢業(yè)生檔案的管理相對比較混亂；二是檔案管理人員水平參差不齊，有些檔案管理人員既不專業(yè)對口也未經(jīng)過系統(tǒng)檔案管理培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平偏低，造成檔案管理人員隊伍薄弱，檔案管理標(biāo)準要求較低；三是檔案管理不規(guī)范，《干部檔案工作條例》和《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》等對檔案的管理做了標(biāo)準化的規(guī)定，但是有些地方的檔案管理條件、管理方法等都與標(biāo)準相差甚遠；四是地方檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督管理機制，造成了檔案管理出現(xiàn)問題后無處追責(zé)、無法追責(zé)的尷尬局面。

四、做好未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理的對策

（一）加強畢業(yè)生檔案意識教育。良好的檔案意識，是做好畢業(yè)生檔案管理工作的基礎(chǔ)，而畢業(yè)生檔案意識的養(yǎng)成是一個循序漸進的過程。高校相關(guān)部門要積極引導(dǎo)，不斷加強檔案教育和宣傳力度，通過開設(shè)選修課、舉辦講座、短期培訓(xùn)班等方式，讓畢業(yè)生主動走近檔案、認識檔案，從主觀上認識檔案的重要性，讓畢業(yè)生明確自己的檔案里都有什么材料，這些材料的重要性有大多，建立起個人檔案一旦丟失，會導(dǎo)致阻礙相關(guān)就業(yè)手續(xù)辦理的隱患思維，同時，要幫助學(xué)生建立良好的檔案意識，用發(fā)展的眼光正確對待檔案，讓檔案助力自身發(fā)展。

（二）提高高校畢業(yè)生檔案管理服務(wù)水平。

1.學(xué)生檔案管理服務(wù)要精細化。高等學(xué)校要建立專門機構(gòu)承擔(dān)學(xué)生檔案管理工作，不斷改善學(xué)生檔案管理條件，探索更加合理的工作方法，完善學(xué)生檔案管理工作機制；不斷加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，強化檔案管理工作人員的服務(wù)意識，將思想水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強的人員吸納進檔案管理隊伍，從而逐步建立起一支專業(yè)、專職檔案管理隊伍，使學(xué)生檔案管理服務(wù)更加精細化。

2.未就業(yè)畢業(yè)生檔案信息整理要標(biāo)準化。高等學(xué)校檔案管理部門整理完成未就業(yè)畢業(yè)生的檔案后，為了更加方便檔案的轉(zhuǎn)遞接收，應(yīng)在檔案袋上將畢業(yè)生的關(guān)鍵信息按照統(tǒng)一格式（如姓名、性別、畢業(yè)年度、所學(xué)專業(yè)、生源地等）進行清晰的標(biāo)注，同時將相關(guān)信息整理成電子文件。2012年，山東省人力資源和社會保障廳下發(fā)通知，要求各高校按照統(tǒng)一的格式制作標(biāo)簽粘貼到檔案袋上，如圖1所示。另外，在信息化高度發(fā)達的今天，利用條形碼、二維碼等電子標(biāo)簽幫助轉(zhuǎn)遞檔案必會很快得以實現(xiàn)。

圖1 山東省檔案袋標(biāo)簽統(tǒng)一格式

3.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞形式要規(guī)范化。高等學(xué)校要自覺根據(jù)《中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》有關(guān)要求，通過機要交通或者專人送達的方式將未就業(yè)畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞到生源地檔案管理機構(gòu)。生源地檔案管理機構(gòu)也要堅決拒絕通過郵局、快遞、物流等非規(guī)定渠道轉(zhuǎn)遞的檔案，假以時日，更加規(guī)范化的檔案轉(zhuǎn)遞體制自然就會形成。

（三）有針對性的提高地方未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理服務(wù)能力。

1.建立健全未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機制。未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作是一項紛繁復(fù)雜的工作，需有專門部門來承擔(dān)，可推廣借鑒有關(guān)地市先進經(jīng)驗，成立專門的未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機構(gòu)，建章立制，逐步建立健全未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理機制。按照有關(guān)要求建設(shè)標(biāo)準檔案室，購置相關(guān)設(shè)備，配齊軟硬件。與有關(guān)部門、高校多聯(lián)系、勤對接，利用未就業(yè)畢業(yè)生求職報到高峰期，廣泛宣傳檔案業(yè)務(wù)及知識，摸清服務(wù)對象所想所需，建立起未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作新模式。

2.建立高素質(zhì)的未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理隊伍。檔案管理是一項專業(yè)性非常強的工作，要盡量吸收專業(yè)人員從事檔案管理工作，這是基本要求。同時，未就業(yè)畢業(yè)生檔案來源都為高校，單位性質(zhì)雖較為單一，但單位數(shù)量較多，面對的情況也較多。因此，地方未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理部門在建設(shè)檔案管理人員隊伍時，不僅要注重工作人員的思想素質(zhì)、專業(yè)對口，而且還要具備對外交往和協(xié)調(diào)能力，便于更針對性服務(wù)于畢業(yè)生檔案管理工作。

五、結(jié)束語

做好未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作，高校和地方都應(yīng)認真解決當(dāng)前工作中存在的突出問題，逐步完善未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理體系，努力推動未就業(yè)畢業(yè)生檔案管理工作向更加精細化、標(biāo)準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。同時，要充分發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作中的作用，提高工作效率，推動檔案管理工作向信息化、智能化發(fā)展，為未就業(yè)畢業(yè)生提供更加便利化的服務(wù)。

［1］山東省人力資源和社會保障廳.關(guān)于規(guī)范山東省非師范類大中專學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞程序的通知［Z］.2012.

［2］中共中央組織部，人力資源社會保障部，國家發(fā)展和改革委員會，財政部，國家檔案局.中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知［Z］.2014.

［3］呂志東.貴州省黔南州流動人員人事檔案管理中存在問題集對策研究［D］.云南大學(xué)，2011.

［4］童玲.高校畢業(yè)生就業(yè)中的檔案轉(zhuǎn)遞［J］.蘭臺世界，2008（7）.