淺議辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理

都娟

摘 要：隨著現代企業的不斷發展發展，企業的管理規模也不斷擴大，管理結構也越來越復雜，為適應發展需求，企業應該更好的發揮信息工作的服務職能，因此本文主要簡要論述辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理。

關鍵詞：辦公室；信息工作；縱向管理；橫向管理

辦公室是將企業內外、上下、左右聯系在一起的中心樞紐，是企業各類信息聚集和中轉的地方，為充分發揮辦公室信息工作的作用，企業應該注重辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理。

一、信息工作的作用

信息工作主要包括以下幾個方面：傳達公務文件，確保指令執行到位；及時反映工作狀態，及時掌握情況；廣泛征集建議，提前發現苗頭；收集輿情信息，控制形勢穩定等[1]。

二、辦公室信息工作縱向和橫向管理特點

（一）整體性

信息的傳達不是單一的傳達，往往以縱向與橫向相互結合的方式傳達，為了實現共同的傳達目標，縱向和橫向信息傳達應彼此互相補充、互相完善，因此對辦公室信息工作的管理應該結合實際情況，靈活的進行管理，以達到更全面的處理信息的目的，除此之外，管理者還要謹慎的規劃辦公室信息管理工作的總綱，避免出現脫離實際的現象。

（二）差異性

縱向和橫向傳達的信息存在著本質的區別，信息的接受對象和與預期效果也不同，因此，傳達的信息的作用也不同。辦公室的縱向管理要求信息高度綜合，可以很好的將信息進行集中處理，減少層級，但常常造成辦公室管理壓力過大。辦公室信息工作的橫向管理不要求信息的高度集中，可以對專業信息分別進行處理，在處理過程中要求分工要足夠細化，加強對信息的審核，因此，辦公室信息工作的管理往往互相重疊且管理環節十分復雜。

（三）精確性

傳達信息的準確性對辦公室信息工作管理具有重要的影響，因此，進行信息的傳達時要客觀實在、言簡意賅，一定要確保信息的來源真實可靠，信息匯報時要實事求是，收集有用的信息，圍繞信心中心進行信息的編寫，反應問題時應客觀準確，貼近基層收集關鍵信息，除此之外，對信息的分析應定要深刻精確，對反饋信息應持續跟進并及時分析，對發現的問題進行深度分析并立即解決。

（四）時效性

信息是具有時效性的，因此，無論是辦公室信息工作的橫向管理還是縱向管理都應該把時間作為管理工作的執行標準，把“第一時間”的觀念貫徹到辦公室信息工作的各個環節，爭取在最短時間內掌握信息并及時提出處理信息的決策，在最大程度上實現“整體覆蓋、快速反應、制度規范”的要求，以最快的速度建立起上下銜接、左右聯動的工作網絡[2]。

三、縱向管理和橫向管理在信息工作中的實際應用

（一）信息收集階段的應用

對于信息的收集應該從橫向和縱向兩個方面進行，實現對所需信息的全面覆蓋收集，在擴大信息的覆蓋面積時，應該注重把握高層領導關注的重點問題和員工關心的熱點問題，并及時反應發展過程中的難點問題。為提高信息的收集效率，辦公室信息工作的管理應該對信息工作進行標準化和制度化，編制一套客觀、量化、可操作的標準，對信息收集工作進行明確，將一些具體工作分配到相應的崗位職責上。在辦公室信息工作的縱向管理上，可以采用上下多級聯動模式，即借助數字化平臺、電子辦公系統等現代工具的優勢，利用工作報表、公務文件以及圖片視頻等方式，收集基層信息，建立信息資源庫；在辦公室信息工作橫向管理上，可以采用左右全多方位合力的模式，在企業內部，組織各部門之間進行工作協調例會、信息分享以及學習觀摩，幫助企業內部各部門學會換位思考并實現各部門聯合辦公，在信息收集時做到廣泛收集、精細分類以及一體化掌握。除此之外，為強化信息的質量，辦公室信息工作的管理還應該有計劃有針對的進行信息收集工作，盲目的進行信息的收集，雖然可在短時間內獲得大量信息，但是一部分信息根本就是無用的信息參考價值不高，而且進行信息的整理非常困難，因此，在進行信息的收集工作時，要盡可能的在最短的時間內收集到大量有用的信息；在縱向管理上，可以圍繞企業的重點工作進行信息的收集，如企業的生產建設、經營管理以及安全環保等，也可以圍繞企業重點工作中出現的新情況和新問題以及新型發展中的新形勢和新舉措收集信息，提前擬定信息收集的提綱，劃出具體的信息收集范圍，信息收集人員可以通過對企業基層進行調研、專題講座以及會議等方法，對信息進行定向收集，并且在企業的日常運作中要持續進行。在橫向管理上，要謹慎處理信息工作中出現的交叉環節，以確保信息收集工作可以正常進行，企業內部的各部門必須學會信息分享，實現信息的多點收集，另外，辦公室應該將其內部各個方面的信息進行統一匯總，避免出現信息缺失造成管理決策不全面的問題。

（二）信息篩選階段的應用

信息的篩選工作主要是將真偽并存、零星分散、復雜多樣的信息進行優選、整理以及修改，之后提供給企業高層領導，作為他們提出決策的信息參考，因此，信息篩選是信息管理工作的關鍵。隨著信息技術的不斷發展，對信息篩選的精細化要求也日漸增高，為適應這種變化，企業相關人員應該在信息收集的基礎上，不斷地進行信息的精選，提煉出有用的信息，做好初步的信息篩選工作。在進行信息篩選工作時，同樣應該從縱向管理和橫向管理兩方面進行考慮；在信息工作的縱向管理上應該考慮管理工作的深入程度，不應該淺嘗輒止，與此同時，還要保證篩選出來的信息的內容足夠真實，確定信息的實際來源，排除沒有實際來源的空話與沒有實質內容且缺乏實際意義的信息，因為，這些信息不但不能為企業管理高層提供有效的信息依據，而且，還可能因為信息有誤對企業高層領導造成誤導，提出不合理的決策，導致企業不能正常運營，造成巨大的財產損失；因此，在進行信息篩選時，特別是對數據圖表進行篩選時，要在企業內部不斷地進行上下溝通、反復核實，在最大程度上保證信息的真實性。在信息工作的橫向管理上，因為信息的基數一般比較大、種類多并且信息的更新速度也較快，因此在信息篩選時要嚴謹，劃出規定的范圍進行信息篩選，排除一些內容空洞的假信息和無意義的口號性的大字報，優選出專業性和針對性強的信息，用簡練的語言、樸實的文字對信息進行整理，以點帶面，保證整理出的信息具有代表意義，可以作為高層領導提出決策的參考依據[3]。

（三）信息傳遞階段的應用

信息的傳遞方式主要包括橫向傳遞和縱向傳遞兩種傳遞方式。縱向傳遞指企業高層領導決策的具體落實和對基層信息的收集，具體表現為上情下達，下情上傳；在縱向傳遞過程中，一定要做好信息的保密工作，生產信息和管理信息內容都要進行嚴格的保密，縱向信息傳遞的接受群體是固定的，因為，提供給企業高層領導的一部分信息是不能夠在企業內部的全面公開，而且，企業高層下達的管理信息也有專門針對的部門，必要時，為做到信息的保密傳遞，相關信息應該有企業高層領導專門指派的人員通過紙質文件傳達或進行口頭傳達；利用網絡進行信息傳遞時，雖然傳播速度快，但是保密性相對較差。辦公室信息的的橫向傳遞是指企業內部部門之間互相進行工作的協調與監督，主要表現為平行的督促與溝通；橫向信息傳遞呈輻射狀，信息的發射點和接收點都是辦公室，因此，辦公室信息的傳達必須準確，確保沒有被遺漏的傳達對象和信息內容，以保證生產管理工作執行到位，促進正確管理決策的形成。

（四）信息反饋階段的應用

縱向信息落實情況需要按時反饋。企業應將高層領導的下發的管理信息及時地傳達到企業內部相關部門，對于一些必要的信息應對信息的落實情況及時進行反饋，并針對反饋信息進一步提出詳細要求，例如，階段性的工作總結和落實情況報告等，辦公室也應該對信息的落實情況進行監督與追蹤，在特殊情況下，企業相關部門要對企業內部多個部門的反饋信息進行匯總，針對具體情況整理出有效信息，匯報給上級或高層領導，為決策的提出提供更具體的參考信息。橫向信息執行效果需要主動反饋。為提高管理措施應有的作用，企業應該培養企業內部職員形成主動總結經驗的良好習慣，對信息的運行情況進行真實的反饋，不僅要將好的效果及時進行上報，還要將不好的效果及時的反饋，以便企業高層領導可以及時地對決策進行改正，使管理決策更科學有效；及時地進行信息的有效反饋有益于信息工作更好的發揮其參謀助手的作用[4]。

四、總結

綜上所述，辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理充分地體現了系統管理思想，良好地運用這種辦公室信息管理方法，可以幫助企業高層領導提出更合理的決策，推動企業持續健康的發展。

參考文獻：

[1]常夏瑋，楊智榮.淺議辦公室信息工作的縱向管理和橫向管理[J].辦公室業務，2014（7）：11-12.

[2]馬慶.做好新形勢下企業辦公室信息工作[J].內蒙古煤炭經濟，2013（12）：17-18.

[3]林浩然.淺談如何做好當前辦公室信息工作的思考[J].企業文化（中旬刊），2016（7）：319-319.

[4]尹百齡.淺談搞好辦公室信息工作[J].赤子，2012（3）：123.