優化人事檔案管理制度的幾點建議

鄭暉

摘 要：事業單位與企業單位相對應，其差異在于事業單位不以盈利為目的，是國家機構分支，為廣大人民帶來生活便利。事業單位從事員工數量較多，其中一些單位人事變動較為頻繁，更需要其人事檔案部門做好管理工作，避免人事糾紛，提高單位辦公效率。基于此，本文將淺談優化人事檔案管理制度的幾點建議。

關鍵詞：優化；人事檔案管理；事業單位

在我國不斷加強發展期間，各單位也推陳出新不斷優化其自身管理制度。以人為本，改善考核制度；2014年國務院公布新《事業單位管理條例》，在此情況下原先人事檔案管理制度也該做出一些調整，協助管理條例推行，幫助企業更加科學健康發展。

一、優化人事檔案管理必要性

（一）幫助企業及時掌握人員情況

人事檔案管理部門，本職工作即為管理檔案，通過檔案變動，記錄公司人員變動情況。而每位員工學習、工作經歷不同、其檔案內容也不同，其在單位工作過程中獲獎受罰情況也會及時被記錄在檔案中。當員工需要升職，或是提出其他申請時，單位領導人員除了詢問其同事獲取相關資料外，檔案資料公信度較高也是領導現主要依據標準，因此，人事檔案管理部門能及時反映公司人員情況，輔助公司決策制定。

（二）促進企業發展

人事檔案部門在整個企業管理中，起到一個人事記錄員作用。雖然其工作人員較少，但其工作職能與企業發展息息相關。只有科學優化的管理制度，才能為企業及時記錄人員調動、儲備情況，幫助企業在進行未來規劃時，能考慮到各單位員工工作情況，為其分配合理指標，充分調動員工積極性，體現了人性化管理思想[1]。

及時記錄檔案變動情況，也能幫助各級單位迅速安排空余職位，減少人才流失，有效分配人力資源，增加辦公效率。這些都能幫助企業健康全面發展，通過優化人事檔案管理部門，使其它單位部門也改善管理制度，為企業發展貢獻力量。

二、現有單位人事檔案管理不足

（一）單位對人事檔案管理重視不足

由于一些事業單位屬于非營利性質，內部人事變遷較少，單位自身并不重視人事檔案管理，經常出現一些閑余部門代管人事辦理狀況，或者任用一些管理經驗不足者進行檔案管理。這些情況都會產生一些不科學管理方法，當單位調用檔案時，不能及時找出所需檔案，拖累辦公效率[2]。

（二）缺乏科學管理制度

如上所述，檔案管理人員不夠專業化，自然缺乏科學檔案管理制度。其具體表現在對于老舊檔案處理和現有檔案更改記錄中。很多事業單位成立時間長，其中老舊檔案一直存放在庫房中，平時缺乏保護管理，很容易出現蟲蛀或是缺頁、發霉現象，這些都降低了檔案可信度，市檔案管理部門失職部分。

而對于現有檔案管理中，人力更改檔案不僅加大了檔案管理部門工作量，登記錯誤也不容易更改，這些都會降低管理效率。而且有較大人事變更時，也不能及時記錄，容易發生檔在人空或是檔空人在現象。

三、優化人事檔案管理建議

（一）加大人事檔案管理人員編制

單位領導應該加強對檔案管理重視程度，成立專門檔案管理部門，并且聘用專業人員進行管理。在人員選用上應該將管理知識與管理經驗同作為聘用考慮條件，引入外來專業人才。加大人事管理部門宣傳教育工作，不僅提高其工作福利待遇，還應該定期對其任務進行考核，并且加強訓練，提升其管理能力以及現代化設施應用能力，輔助其做好管理工作。

（二）改善管理制度，加強檔案歸整

要求新人事檔案管理部門，依據單位情況改善管理制度。嚴格按照各類規章制度進行檔案辦理。對于公司老舊檔案要進行及時記錄，及時保存檔案信息。在記錄完畢后，要進行定期維護工作將舊檔案按年限整理，或是在晴天進行烘干處理防止發霉返潮[3]。

在檔案記錄時，也要提高責任心如實記錄檔案信息，并且每半年進行檔案審查，保證檔案信息及時有效不影響單位使用。單位也應該為人事檔案部門提供必要硬件設施，保證檔案保存完好，利用用現代化設備記錄檔案，提升工作效率。

（三）引入人事檔案信息化管理

將高科技軟件與人事管理相結合，打造新型檔案管理系統。檔案管理部門可在其他部門幫助下，制作檔案信息庫，使全單位人員不僅有紙質檔案還有電子備檔。并且與其他單位組成電子檔案網絡，如需要檔案轉移，可直接通過網絡先進行檔案傳輸，在其確認過后在進行紙質檔案轉檔。在大型人事變動時，單位工作人員可通過登錄單位官網檢查、更改檔案[4]。過后再由人事部門進行檔案審查，省去了傳統人工打印環節，單位員工不需要專門去人事部進行檔案辦理。如有檔案更改情況，也可先向人事部提出申請，在審查信息確認無誤后，進行電子檔案更改。

但是檔案管理人員也要及時更新紙質檔案，確保紙質檔案與電子備檔相同步。并且做好系統防護措施，設置相關權限，保證檔案安全，提高信息準確度。

四、總結

單位人事檔案管理部門，是幫助單位了解員工情況的輔助部門。應該做好科學管理工作。以往單位不夠重視該部門管理工作，經常出現檔案缺失或是信息不足情況。通過加強管理人員編制以及提高專業管理程度，結合現代化信息系統。全面加強檔案管理效率，使檔案管理更好協助企業健康發展。

參考文獻：

[1]楊思源. 如何優化事業單位人事檔案管理制度[A]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院，2016：1.

[2]王愛榮. 對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點建議[J]. 黑龍江史志，2015，07：129.

[3]葉麗丹. 對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點建議[J]. 人力資源管理，2016，03：181-182.

[4]周穎奇. 如何優化事業單位人事檔案管理制度[J]. 才智，2016，17：275.