信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

朱淑霖

（莆田市秀嶼區軍休所，福建　莆田　351100）

信息化背景下的行政事業單位檔案管理科學化

朱淑霖

（莆田市秀嶼區軍休所，福建莆田351100）

現代互聯網信息化發展速度很快，其應用的范圍也在不斷擴大。在檔案管理領域，快速發展的信息化技術既帶來了良好的升級轉型機會，同時也不可避免的給傳統的檔案管理模式帶來一定的沖擊和挑戰。檔案管理是行政事業單位各項業務存檔記錄的一種有效手段，基于此，文章對當前信息化背景下的行政事業單位檔案管理如何更加有效的科學化管理檔案提出一些策略和建議，希望可以對提高檔案管理的科學化水平起到一定的幫助作用。

信息化；互聯網；行政事業單位；檔案管理；檔案信息數字化；檔案服務

0　引言

互聯網信息技術是現代社會經濟發展中，非常強大輻射面很廣泛的一種技術。現代倡導的經濟升級轉型、工業生產資料“互聯網＋”、農業“互聯網＋”等，其最核心的本質業態模式，就是用互聯網的信息化技術改變傳統的流通、交易模式。而在檔案管理領域，相對其他的行業，實現檔案管理的信息化、互聯網化、科學化管理，相對比較容易，但是在當前一些行政事業單位檔案管理的實際情況來看，還有諸多不足之處需要改進。

1　信息化背景下行政事業單位檔案管理存在的不足之處

1.1檔案管理信息化思維意識落后，重視程度不夠

雖然當前社會經濟各界對互聯網信息化認識的程度不斷提高，可以說互聯網信息化已經滲透到生活的各個角落，但是在一些行政事業單位內部，對檔案管理信息化方面的認識程度不高，領導也不夠重視，這種思維意識層面的落后，使得行政事業檔位檔案管理信息化缺乏初始動力，單靠國家行政層面的要求，難以實現自主信息化管理。思維意識的落后，遲滯了檔案管理信息化的步伐。

1.2檔案管理現代化水平不高

隨著我國科學技術的飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到事業單位檔案管理工作中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用，從而導致當前事業單位檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，這又導致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標及科學的管理手段。

1.3管理人員素質參差不齊

目前，很多從事檔案管理的人員在業務技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉鎮事業單位的檔案管理人員，無論是專業水平還是文化程度都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼數職，無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業單位對檔案管理人員素質的要求在不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展。

2　提高行政事業單位檔案管理科學化水平的措施建議

2.1組織領導的思維意識要與時俱進，重視單位檔案管理信息化建設

行政事業單位在推進檔案管理信息化建設方面，領導的互聯網信息化思維意識與對檔案管理信息化的重視程度，起著非常直接的影響作用。如果組織領導的思維意識超前，具有良好的現代互聯網信息化思維意識，則就會充分認識到實現檔案管理的科學化，必須先要實現信息化管理，會投入相關的人力、財力和物力去做。但是，如果領導的思維意識不能跟上現代信息化的技術潮流，則勢必會影響檔案管理信息化工作的推進。因此，對于各級行政事業單位的組織領導，一定要切實轉變思維意識，認識到互聯網時代信息化管理的偉大作用。堅持從檔案信息化管理的實際情況出發，將檔案信息化建設列為一項重點工作計劃，注重檢查單位檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協調矛盾和解決實際困難。如投入資金與外包公司簽訂檔案電子化掃描加工協議，全面推進檔案電子化掃描工作，且不定期對掃描的電子檔案進行檢查，確保掃描檔案質量符合要求。

2.2加強人才培養，量化考核落實責任

要樹立檔案信息化人才觀，人才是檔案信息化建設的關鍵，要把建設檔案隊伍、提高檔案管理人員綜合素質放在首位。加強實踐創新，強化檔案管理人員與信息化知識的有效銜接，提高自主創新意識。培養檔案管理人員的責任意識，增強干警在推進訴訟檔案轉化利用上的責任與擔當，促使訴訟檔案形成流暢的收進、移交、利用、保管等工作程序。注重實行量化考核。將檔案工作納入崗位目標管理考核，各業務部門確定兼職檔案員。專人負責，嚴格審查。明確專人負責檔案信息化管理工作，在核對、簽字、拆封、檢查等環節上嚴格審核，對裝錯材料、缺少材料、缺蓋公章等不符合管理標準的檔案，及時糾正，督促其補充材料，保證檔案的完整性和信息的準確性，確保在檔案管理上做到檔案資料齊全、規范、統一、準確。強化專業知識培訓，提高檔案信息化管理工作能力。各級行政事業單位要積極組織檔案工作人員參加集中培訓、在線學習以及到其他單位交流等豐富檔案知識，提高工作能力，促進檔案工作向標準化和信息化方向發展。

2.3大力推進檔案管理數字化工程

行政事業單位要盡快啟動檔案管理數字化工程，完成大量紙質檔案的數字化加工、存儲相關影像數據資料，全方位記錄檔案托管人員的檔案原始信息。檔案通過掃描上傳互聯網、電子登記等方式，全部納入系統，實現信息化、數字化管理。運行檔案數字系統，實現檔案數字化。檔案管理工作人員要及時將新移交過來的檔案分類整理，然后在掃描機上一張張掃描、圖片處理、錄入，最后打孔裝訂。經過這些步驟以后，現在單位或個人查閱相關已數字化的電子檔案，查閱者提供查閱資格后，工作人員登錄電子檔案管理系統，輸入某個關鍵詞如姓名、單位、文號、檔號等搜索便可調出檔案原文，直接打印即可。這與檔案數字化以前的目錄查詢、提檔、檔案復印、還卷的手工檢索方式相比，減少了去檔案室查找、翻閱實體檔案的環節，提高了檔案查閱效率和服務質量，而且更好地保護了檔案實體的安全，更好地發揮了檔案的作用。檔案實體安全就包括人為與不可抗力兩方面，檔案數字化后，將實體檔案的原始信息已錄入系統，查閱過程不再需要翻出實體檔案，實體檔案不會被改動或者遺失；萬一有不可抗的因素將實體檔案損壞，系統還保存有原始信息。

2.4切實發揮數字化、信息化檔案管理的服務功能

隨著“以民為本”理念在社會各方面的深入，檔案數字化工作的開展，更要服務社會公眾對檔案信息查詢的需求。一份份看似“沉睡”的檔案，一旦為老百姓解決“急、難、愁”問題而被“喚醒”后，逐漸“露面”。看似不重要的檔案確在維系老百姓切身利益、社會穩定、化解民生矛盾、服務經濟社會上都發揮了極其重要的作用。如果說歷史是面鏡子，那檔案就是鏡子里那縷陽光，重現著歷史的點點滴滴，讓人細細品味著歷史的芬芳而沉醉其中。民生問題越來越受到勞動者重視，檔案工作在服務民生問題上發揮了極其重要的作用。檔案數字化帶來的便利將越來越多，以前很多剛畢業的大學生不知道自己的檔案存放在哪里，工作人員每天都要接數十個這樣的咨詢電話，有了數字檔案后，不僅方便市民查詢，也減輕工作人員的工作量。行政事業單位在推進檔案數字化，完善資源共享、異地查閱、統計分析等功能的同時，還及時收集有關資料、豐富檔案內容，如將存檔者的勞動合同、繼續教育登記表、成績單等完善到檔案中，并及時更新檔案狀態，加強流動人員人事檔案基本公共服務。

3　結語

在“互聯網＋信息化”時代，檔案信息化工作不僅給行政事業單位自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了檔案資源的社會信息化服務功能。檔案管理應及時改進組織架構，實現科學有效的統一領導、分級管理，并加快建設“智慧信息化檔案建設的步伐，提高檔案管理的信息化、科學化水平。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.19.111

G251

A

1673-0194（2016）19-0192-02

2016-08-01