大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案服務(wù)工作創(chuàng)新初探

亓文靜

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)增長(zhǎng)越來(lái)越快，人們生活步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們的檔案工作也在向信息化方向飛速發(fā)展，而傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，沒有利用技術(shù)工具進(jìn)行挖掘、分析，檔案基本處于被動(dòng)利用，這就對(duì)我們當(dāng)前的檔案工作改革創(chuàng)新提出了迫切的要求。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已由紙質(zhì)檔案發(fā)展到數(shù)字化階段，檔案室作為保存檔案、提供檔案、為企業(yè)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，必然貯存大量的信息量，檔案信息資源階梯式增長(zhǎng)，現(xiàn)有的檔案工具手段已不能滿足數(shù)字化檔案管理，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用順勢(shì)發(fā)展起來(lái)，與傳統(tǒng)檔案室藏資源或者其它應(yīng)用相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代下數(shù)字檔案室藏量具有媒體形式多、數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)給檔案利用服務(wù)帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)：

（一）怎樣查詢到所需要的檔案信息

與過(guò)去信息貧乏的時(shí)代不同，在電子文件廣泛利用和互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的今天，信息泛濫同樣給利用帶來(lái)了困難。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)以及數(shù)據(jù)量的進(jìn)一步增大，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，往往需要的信息會(huì)被埋沒在大量的不需要的數(shù)據(jù)中，并且檢索性能急劇下降，甚至無(wú)法響應(yīng)。因此，如何在大量的檔案中快速而準(zhǔn)確地找到所需的信息，是檔案服務(wù)要解決的首要問(wèn)題。

（二）怎樣抽取和挖掘有用的信息和知識(shí)

知識(shí)管理是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)和方向，檔案用戶已不滿足于僅限于數(shù)據(jù)或文件的利用，更希望能夠獲得數(shù)據(jù)背后的信息以及信息蘊(yùn)藏的知識(shí)。因此，檔案利用服務(wù)也應(yīng)由提供數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲R(shí)。然而，知識(shí)不是自然生成的，知識(shí)也不是簡(jiǎn)單地存在于信息集合中，特別是蘊(yùn)含在檔案中的知識(shí)，需要經(jīng)過(guò)抽取和挖掘才能展示出來(lái)。

（三）怎樣對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的開發(fā)利用

檔案的保存和管理是為了利用，這就需要通過(guò)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行二次開發(fā)，制作多種形式的編研產(chǎn)品，并主動(dòng)提供給查檔者。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案數(shù)量急劇增加、檔案類型多種多樣以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的大量存在，給檔案信息資源的二次開發(fā)帶來(lái)了困難。一是如何在海量數(shù)據(jù)中選擇有價(jià)值的信息并找出它們之間的關(guān)聯(lián)，二是如何編研開發(fā)非結(jié)構(gòu)化的檔案信息，三是如何減輕檔案開發(fā)人員的工作量。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性帶來(lái)了機(jī)遇

隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)由于無(wú)法動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，會(huì)出現(xiàn)“小馬拉大車”的情況。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展、按需分配，滿足服務(wù)器的快速擴(kuò)容及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)，同時(shí)大幅降低系統(tǒng)投資及維護(hù)成本。

三、如何在大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新檔案服務(wù)工作

（一）創(chuàng)新服務(wù)觀念

為了應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)電子文件管理與數(shù)字檔案資源帶來(lái)的挑戰(zhàn)，首先要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)觀念。由收、藏、借用這種一般性服務(wù)，向挖掘、編輯、研究高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，由疲于應(yīng)付日常業(yè)務(wù)，向開動(dòng)腦筋、搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)由被動(dòng)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向全方位服務(wù)轉(zhuǎn)變，由一般服務(wù)向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變；使利用從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢服務(wù)，由閉門等待服務(wù)轉(zhuǎn)向超前服務(wù)，從被動(dòng)查找利用到主動(dòng)提供利用，從預(yù)約服務(wù)轉(zhuǎn)向跟蹤服務(wù)，從提供紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)向電子載體和紙質(zhì)并用服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向編研成果是服務(wù)，真正體現(xiàn)服務(wù)的主動(dòng)性、前瞻性、開放性、廣泛性和針對(duì)性。

（二）運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)手段

開展檔案遠(yuǎn)程服務(wù)。檔案遠(yuǎn)程服務(wù)是指檔案利用者利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以通過(guò)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)異地獲取信息證明服務(wù)。具體做法是建立檔案室網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。實(shí)施信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)，在網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用。

（三）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制管理模式

調(diào)研和完善創(chuàng)新調(diào)研機(jī)制。深入實(shí)際，調(diào)查研究，堅(jiān)持科學(xué)預(yù)見，提高工作的原則性、系統(tǒng)性、前瞻性和創(chuàng)造性。圍繞調(diào)研數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)分析查檔者的類別和次數(shù)多寡，以此來(lái)掌握規(guī)律，發(fā)展需求的重點(diǎn)、難點(diǎn)和盲點(diǎn)，不但創(chuàng)新了利用服務(wù)，以此也掌握了現(xiàn)階段和今后工作的側(cè)重點(diǎn)、緩急點(diǎn)，清晰看到查檔者的現(xiàn)實(shí)需求和潛在需求，我們也就可以緊緊圍繞重點(diǎn)、難點(diǎn)和盲點(diǎn)來(lái)增加檔案工作的主動(dòng)性和活力。

大數(shù)據(jù)時(shí)代已然是信息社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，作為檔案工作者，要努力抓住新時(shí)代的機(jī)遇，嚴(yán)肅對(duì)待挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的經(jīng)營(yíng)工作對(duì)檔案管理方式和手段進(jìn)行深入思考。充分運(yùn)用新技術(shù)，在時(shí)代浪潮地推動(dòng)下，更好地開發(fā)和利用檔案信息資源中蘊(yùn)藏的巨大知識(shí)寶藏，使檔案工作創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]麥肯錫.你準(zhǔn)備好迎接“大數(shù)據(jù)”時(shí)代了嗎？

[2]大數(shù)據(jù)帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn).

[3]孫躍華.淺議檔案資源信息化建設(shè).