淺談檔案管理現代化

馬萍　韓德福

【摘 要】隨著信息網絡現代化的快速發展，科技力量的不斷進步，檔案管理實現現代化成為必然趨勢。我國實現檔案管理現代化小僅可以提高檔案管理的整體水平，而且可以對經濟社會的發展產生重要作用。但是該項工作畢竟是一個人的系統工程，在它的發展過程中存在著諸多的問題，如果不能夠及時的解決，將給檔案管理的現代化進程帶來極大的影響。本文主要對企業檔案管理現代化存在的問題進行了研究，并提出了一些解決問題的方案。

【關鍵詞】檔案管理；現代化；對策

所謂現代檔案管理即是憑借管理軟件，依照必要的流程，通過電腦操作，將所存檔案進行收拾、歸類，完成組卷分錄管理及查詢和借閱管理等功能，以滿足科研、生產、運營、管理等各項活動在證據、責任和信息等方面的需要，深化推進檔案精細化管理，加快由傳統檔案管理方式向電子檔案管理方式轉型，全面提高檔案工作基礎管理水平緩信息化水平，并逐步建立檔案數據庫，使全部庫存資料電子化及數字化。

一、檔案管理現代化的必要性

（一）提高檔案管理效率

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著很多的信息，傳統的檔案管理對于新的形勢顯得無能為力，新時期的檔案管理有必要充分利用信息時代的有關技術，如電子計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術來進行檔案的搜集、錄入以及保存、同享等等，這就迫切需要對傳統的檔案管理方法進行改革，完結檔案管理的現代化。選用現代化的技術手法對檔案進行管理能夠極大的進行檔案管理的功率，極大的縮短檔案檢索的時刻，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從深重的工作中解放出來有更多的時刻去掌握新的技術，提高自身的業務素質。同時計算機設備的在檔案管理中的廣泛應用，能夠使原木枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，能夠經過圖形化的操作界而對檔案進行直接的管理，使原木繁瑣的管理變得非常的簡略。

（二）提高檔案管理的經濟效益和社會效益

充分利用現代化的管理方法以及搶先的信息化技能和數字設備對檔案工作以及檔案本身進行科學化的管理，然后有效的縮短管理時刻，提高管理效率，在降低檔案管理成本的根底之上提高檔案管理的經濟效益和社會效益。隨養信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對很大的信息，關于這些信息的分類和管理需求極大的工作量來結束，這使得檔案管理人員不堪重負，這就迫切需求采用現代化的檔案管理方法對傳統的檔案管理方法進行改造，在做好檔案管理工作的根底之上對現有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發利用，推動社會的打開和文化事業的提高，使檔案變成一種有用的社會資源，這些都迫切需求現代化的檔案管理方法對檔案進行科學的管理。

二、檔案管理現代化中存在的問題

（一）檔案管理現代化意識淡薄

現階段我國檔案管理現代化觀念不強，不僅僅是存在不少領導對檔案管理現代化工作的不了解，而且有的檔案管理人員也沒能徹底改變傳統檔案管理思維，照舊存在有些工作運用傳統的工作辦法，阻遏檔案管理現代化的實現與遍及。并非只是在檔案管理工作過程中單純運用了計算機技能，采用了縮微機與光盤等就稱得上檔案管理現代化。檔案管理現代化不僅有時間上的時效性與特指性，也有空間上的區域性，詳細是指以以現代管理科學為教訓，通過運用現代管理的理論、思維與辦法，運用搶先的技能設備，對檔案管理工作進行系統化、信息化與智能化的科學管理，以進步工作功率與效益。

（二）檔案管理基礎工作水平低

現階段我國檔案管理基礎工作不到位，缺少標準化與標準化。很多部門的立卷、編目、檢索與保管等工作沒有依照檔案局擬定標準進行標準操作，使得很多案卷質量不夠高，整天規格不統一，檔號與案卷標題不標準，卷內目錄內容不全面，頁碼與組卷紊亂等。檔案管理體制仍然部健全，檔案管理現代化沒有構成體系，不符合檔案管理現代化與現代化公司的原則。

（三）人員素質較低

現代化的設備，就應該有現代化的人員。現代化的人必須具有高水平，高技能，具有現代化的能力。但是，從現在從事的工作人員看，很多的企業單位的檔案管理人員及其工作人員，大部分仍是簡略的停留在查查找找，收收發發的情況，短少一些現代化的管理知識，并沒有真實的把握一些現代化的技能。

（四）部分檔案人員思想觀念陳舊，計算機操作能力薄弱

因受檔案工作長期構成的封閉和半封閉環境的影響，有些檔案工作者短少創新意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，把管好檔案作為檔案工作的要點，以為只需按時接收，利用時拿出來就行了，對開發檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。同時有些檔案人員把握現代化信息技術和基本技能的才干單薄，還沒有實在把工作要點轉移到檔案信息化上來。

（五）基層檔案管理制度缺乏

檔案管理體制制度健全，對于管理機構并沒有極好的去行使自身的職權，檔案管理部門無規范能夠操作，且沒有一定的專業人員，這是整個基本單位都存在的問題。檔案管理人員的素質不能與現代化的檔案管理的要求相適應，不能夠推廣一些管理經驗。檔案管理工作的首要載體是紙質檔案，現階段并沒有電子信息的交流與存儲。

三、加強檔案管理現代化的措施

（一）強化檔案管理現代化觀念

強化領導對檔案管理現代化的了解，提高其重視程度，改變檔案管理人員的管理觀念，依托科技力量與科學管理加強其現代化認識。逐步形成與時代與社會相適應的檔案意識，自動適應檔案管理現代化的要求，積極探索檔案管理現代化工作的特征與規則，大膽創新檔案管理工作的方法，堅持從本身實踐工作出發，擬定相應的現代化檔案管理方案，適應社會的發展需要。

（二）規范檔案管理現代化基礎工作

檔案管理工作標準化不僅是堅持檔案工作秩序的要求，取得最優經濟與社會效益的首要保證，并且是推進檔案管理現代化理論研究及其發展的首要辦法。對此，我國應擬定科學、合理的檔案管理現代化準則與標準，并監督其嚴格執行。運用檔案管理軟件與計算機技術進行管理，規范檔號與案卷標題，統一檔案標準，豐富卷內目錄內容。注重標準檔案管理現代化基礎工作，建立健全檔案管理現代化準則，努力提高檔案管理質量水平。

（三）建設德才兼備的專業隊伍

檔案管理工作的現代化最重要的仍是人員素質的現代化。首先要從檔案工作人員的基礎本質上進行提高，充分的規范他們的意識。由于檔案基礎工作的好壞是由檔案工作人員的規范意識來挑選的，而檔案的基礎工作的質量又挑選著檔案工作的速度，對于檔案工作的計算機人員缺少的專業知識，有關有些領導一定要對其進行操練，從理論和實習上管理檔案工作中出現的問題，然后提高檔案人員的素質要求，使其滿意檔案現代化的需求。此外，要大力管理檔案質量問題，要以國家規范來進行工作要求，對于不符合要求的，要及時返工，只需這樣，才能做好檔案管理現代化工作。

（四）對檔案準確分類，編制合理的賬目，檔案庫逐漸實現信息化、數字化

隨著社會的發展和工作的深入開展，檔案數量逐漸增加，依靠人工手段進行檔案管理已遠遠不能適應發展的需要，所以采取現代化手段進行檔案管理工作勢在必行。對檔案進行準確分類、科學登賬是快速提供利用檔案材料的重要前提。首先應針對我所檔案館的具體情況，召集具體分管檔案庫（例如底圖庫、藍圖庫，基建檔案庫、文書檔案庫等）的負責人，在電子信息化即將全面開展的時候進行盤庫，清點、整理、核對庫存檔案資料，將目錄逐項錄入賬后，掛接其電子內容，若底圖或以前的其它老舊檔案資料沒有電子版，應將其掃描入電腦中再掛接。雖然過程比較麻煩，但真正實現信息化后，不但能方便檔案管理人員，也方便了科研人員的查閱。

（五）做好涉密檔案管理工作，健全管理制度

涉密檔案管理人員因其特別的工作崗位和身份，知曉的涉密事項多，了解的涉密檔案內容多，涉密檔案有無失泄密與檔案管理者有嚴重聯系，直接影響到保密工作的好壞，因而，要加強對涉密檔案管理人員的保密培訓和教學，使他們增強保密意識，樹立涉密檔案安全管理理念。健全各項規章準則是做好涉密檔案管理的保證，只有涉密檔案管理有法可依、有章可循，用準則阻礙管理者在搜集、整理、保管、運用、毀掉等各個環節不出差錯，才能解決失泄密的發作。在涉密檔案管理工作中，應樹立專人專管準則，明確管理人員的崗位職責并與其經濟責任掛鉤，對于失泄密等違規行為，不只應給予行政處罰，還應給予必定的經濟制裁，以此抵達制約管理行為的意圖。

四、結論

總之，隨著檔案信息化的深入發展，檔案管理有些需求不斷探求和完善，樹立一套與自身相適應的檔案管理機制，以適應企業信息化的發展需求，這也將是檔案部門和檔案工作者現在和將來長時期內的一項艱巨使命。檔案管理的現代化就是運用現代管理的理論、辦法，對檔案和檔案工作結束科學管理，提高工作功率和效益，以滿意社會政治、經濟、文化打開對檔案管理工作的請求。這就需求廣闊的檔案工作者生積極進取，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務。檔案管理人員必須提高檔案科學管理水平和服務中心工作的能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化、信息化和數字化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資料。

參考文獻：

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