淺談如何完善檔案室日常管理工作

孫登華

摘 要： 檔案室是機關、團體、企業、事業單位統一管理本單位各項檔案資料的專職部門，主要管理與本單位工作發展相關的資料，對單位發展產生重要影響，因此必須予以重視。本文主要分析了當前檔案室日常管理中存在的問題，并提出了相應對策，旨在為檔案管理的相關研究提供理論參考，提高檔案室日常管理工作水平。

關鍵詞：檔案室 日常管理工作 完善 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0036-01

前言：檔案管理是機關、企業以及團體管理的重要組成部分，也是國家檔案資源的基礎，不僅為本單位的管理和發展起到一種輔助作用，同時對豐富國家檔案資源，促進社會發展具有重要意義。近幾年，各個領域對檔案管理的重視程度越來越高，但是從實際情況來看仍舊存在一些問題。如何解決這些問題、提高檔案室管理水平，是所有檔案管理人員需要長期思考的問題。

一、當前檔案室管理中存在的問題分析

1.檔案管理機構不健全

為了加強對檔案的管理，政府出臺了《檔案法》，雖然大多單位等能夠按照法律基本規定開展檔案管理工作，但是具體條文的貫徹不夠充分。檔案管理機構不健全，國家檔案管理部門沒有對檔案網進行合理規劃，導致各地檔案管理水平參差不齊，不利于統一管理。而當前檔案室已經向著多元化的方向發展，包括直屬、專屬以及部門等很多性質，這些檔案室之間缺乏有效交流，導致管理效率不高，資源沒有被充分利用[1]。

2.管理體制不健全

盡管近幾年我國對檔案管理越來越重視，但是由于在這方面起步較晚，目前所使用的體制仍舊為計劃經濟時期的管理體制，已經不能滿足實際需要。管理體制不夠健全具有以下弊端：首先是存在嚴重的資源浪費問題，沒有對檔案資源進行集中化整理、應用，無論應用人群還是應用地點都會受到限制，以部門檔案管理為例，一些通用檔案設備沒有實現通用，出現重復購買問題，造成不必要的浪費。有些機關、企事業單位將檔案室設于辦公室中，沒有進行單獨管理，導致檔案丟失或者損壞。另外也不重視對檔案工作人員的管理，將檔案管理工作等同于文員，沒有認識到專業化的重要性。檔案管理的系統性較強，是一項長效工作，短時間內的績效不明顯，導致工作人員的熱情不高，管理效果不明顯。

3.檔案資源共享情況還有待提升

檔案管理的最終目標就是對這些資源進行利用，為單位的發展服務，資源共享情況在一定程度上反映檔案管理水平。由于各個單位之間、單位各個部門之間缺乏溝通協調，檔案管理理念和管理方式上存在差距，導致資源共享受阻。一些部門雖然能夠積極利用自身資源，但是這些資源僅僅作用在本部門，不對外輸出，因此具有一定的局限性[2]。

二、完善檔案室日常管理工作的措施

1.樹立現代化檔案管理理念

檔案室要想提升日常工作水平，就必須樹立現代化的管理理念。首先是要具備一種社會意識和服務意識，要求檔案室明確自身社會責任，做好日常資料收集、整理工作。要提升開放意識，摒棄傳統的管理觀念，對于單位內部來說，要加強各個部門之間的溝通，實現檔案資源內部流通；對于相關單位來說，單位間也要加強溝通管理，實現檔案資源橫向流通，提高檔案資源的利用率。無論是高層管理人員還是基層工作人員，都要認識到檔案管理工作的價值所在，收集、整理資源最終是為了利用資源，檔案室要明確自身的服務職能，促進檔案資源的橫向和縱向流通，豐富國家檔案資源庫，為檔案資源共享打下良好基礎。

2.建立健全檔案管理機制

要將國家《檔案法》作為依據，設置專門的檔案管理部門，實際工作中落實具體規范，使日常檔案管理工作向著更加規范化的方向發展。首先，要對檔案進行分類，為檔案資源整合做好準備，按照單位實際需要不斷完善檔案內容；其次，為了延長檔案使用壽命，要對檔案室的條件進行改善，要設置專門的檔案室，不允許出現檔案室和辦公室合為一體的現象。同時做好防火、防潮措施，防止由于意外導致紙質檔案資源被毀壞；最后，要加強對工作人員的管理，建立檔案管理效果考核機制，不能將目光放在眼前，而是從長遠的角度評價日常管理工作成效，根據評價結果找到管理工作中存在的問題，并積極改進，形成一種動態化的管理機制[3]。

3.提升檔案管理人員的綜合素質

工作人員的綜合素養對日常檔案管理工作效果產生重要影響，因此必須予以重視，管理者不能將該項工作等同于一般文員工作，具體要做到以下幾點：首先，補充檔案室新工作人員時，要加強對該崗位工作的新人進行考核，要求其具備扎實的檔案管理知識，最好具備一定的檔案管理經驗；其次，要加強對在職人員的培訓工作，要求其樹立終身學習的理念，積極學習先進的檔案管理知識，并向檔案管理水平較高的單位汲取經驗，結合自身單位實際情況，不斷創新管理方法；最后，要提高工作人員溝通協調能力，明確各個部門對檔案資源的需求，促進檔案資源的橫向流通，發揮日常管理工作的價值。

4.提高檔案管理的信息化水平

隨著計算機技術的發展，檔案信息化管理已經成為一種必然趨勢，要求檔案室完善硬件設備，為信息化管理打下良好基礎。將紙質版檔案資源全部轉化為電子資源，一是查詢和使用起來比較方便，二是可以減少紙質資源的翻閱次數，延長保存壽命。同時，電子檔案的應用突破了時間和空間的限制，有利于資源整合和共享。要求管理人員積極學習計算機技術，熟練掌握信息化操作流程，為檔案資源使用者提供必要的指導，完善檔案室日常管理工作，將檔案室以及檔案資源的價值充分發揮出來[4]。

總結：當前檔案室管理工作中存在很多問題，導致檔案資源利用率不高。為了解決這些問題，檔案室應該樹立現代化檔案管理理念，創新管理方法，建立健全檔案管理機制，同時注重提升檔案管理人員的綜合素質，另外還要提高檔案管理的信息化水平，不斷完善檔案室日常管理工作。

參考文獻

[1]葉曉初.淺談企業檔案室職能及檔案工作創新[J].經營管理者，2011，13（10）06：382-383.

[2]王小菁.醫院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J].中國現代醫生，2008，11（15）28：100-101.

[3]馮震宇，劉偉德.檔案管理評審對于促進醫院檔案管理的作用探討[J].中國當代醫藥，2014，12（14）12：135-137+140.

[4]王述寅，張良.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].中國管理信息化，2014，14（16）24：98-99.