獨立學院二級管理體制下系辦公室工作的思考

摘 要： 隨著高校辦學規模的逐步擴大、辦學水平的不斷提高，高校內部組織結構日趨復雜，高校管理體制逐步深化，院系二級管理體制也成為獨立學院激發辦學活力、保證辦學質量的一個重要舉措。系辦公室作為教學系的“窗口”，起著聯絡溝通、服務師生的重要作用，做好系辦公室的工作對高校管理效率的提高有著非常重要的意義。

關鍵詞：二級管理，辦公效率，運行機制

Abstract：With the gradual expansion of the scale of colleges and universities、 the continuous improvement of the level of running a school， the internal organizational structure of universities becoming more and more complex， the gradual deepening of the management system in Colleges and Universities， The two level management system of departments has become an important measure to stimulate the vitality of running school and ensure the quality of running a school. Department of the office， as a window of teaching， plays an important role in communication and service between teachers and students. Doing a good job in the Department office has an important significance to improve the efficiency of the management of colleges and universities.

Key words：Two level management， office efficiency， operating mechanism

中圖分類號：G462 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0182-02

前言

高校辦公室一般包括兩個層面：一個是學校層面的辦公室，一個是二級學院層面的辦公室。對于獨立學院來講，一個是學院層面的黨政辦公室，一個是教學系的辦公室。作為教學系的綜合管理機構，系辦公室承擔著溝通、協調、服務等職能，其管理水平直接影響到系內各項工作的運轉。

院系二級管理是指在院系二級建制的基礎上，賦予系部一定的職責，并根據職責的需要將部分人權、財權、物權下放，將原有的以職能部門為主體的管理模式轉變為以系部為主體的管理模式。隨著二級管理體制的逐步深化，系辦公室任務將越來越重，工作也日趨復雜，其地位和作用也更加突出。做好系辦公室建設與管理，改進工作，提高效率對促進學校各項事業的圓滿完成和進步發展有著非常重要的意義。

一、院系二級管理體制下系辦公室工作面臨的挑戰

二級管理體制下，系部被賦予更多的權力，其職能也隨之擴展，系辦公室作為系部的窗口，也將面臨更多的挑戰。

1.系辦公室職責范圍進一步擴大

1.1從執行到決策

隨著人權、財權、物權的下放，系部有了更多的自主權，增加了對外合作交流，因此，系辦公室需要轉變職能，從簡單的工作執行到參與決策和對外交流。作為系領導的參謀機構，要求系辦公室在處理好日常事務的同時，能夠有全局觀和更強的參謀意識，收集和整理信息，為領導決策提供依據。

1.2職能增加

二級管理體制下，學院職能部門權力和責任下放，系辦公室業務進一步擴展，不但要做好日常的信息傳遞、協調溝通等工作，更要抓好“人、財、物”的管理。首先，人事管理下放，教師引進與培訓、考核、發展等工作都需要辦公室全程管理，服務教師；其次，學院在財務管理方面實行“放水養魚”政策，要求各系根據系部各項工作做好財務預算，合理安排各項支出，充分利用有限的經費取得較大的辦學效益，在“節流”的同時做好“開源”工作，積極創收；最后，部分物質資源下放到各系，怎樣提高利用率、周轉率，做到物盡其用也成為辦公室管理的一個新的挑戰。

此外，作為教學單位，系部的主要工作是安排好各項教學工作。二級管理體制下，教務部門的工作由系內承擔，從人才培養方案的制定、排課到日常的教學管理、教學檢查、質量監控、效果與評價都是由系辦公室進行操作，涉及到多方面的協調與溝通，如何兼顧多方面的要求，更好的服務師生，是需要辦公室管理人員認真思考的問題。

上面千條線，下面一根針，在辦公室業務大量增加的同時，抓好主要矛盾和主要問題、理順各條線之間的聯系是辦公室的首要工作。

2.系辦公室管理機制有待完善

2.1缺乏有效的運行機制

二級管理體制將系辦公室的工作由被動轉向主動，各項工作的開展不再是等待上級下達任務和指導，而是需要系辦公室根據實體系的具體情況有計劃、有針對性的開展工作，同時辦公室業務和職能不斷增加，原有的管理制度已經不能適應新形勢下的辦公室管理工作，必須制定一套行之有效的管理制度，使辦公室工作人員各司其職、依章辦事。

2.2缺乏有效的激勵機制

現有的考核標準“德能勤績廉”缺乏量化，使得考核結果差距不大，絕大多數人處在“稱職”階段，難以形成獎優懲劣、激勵后進的效果；而在考核機制之外，并沒有其他的激勵機制，導致辦公室工作積極性不高，影響工作效率。

3.對工作人員素質有了更高的要求

辦公室工作人員素質的高低，是能否有效開展辦公室各項工作的前提與基礎。辦公室人員要具備較高的政治素質、熟練的業務能力和扎實的工作作風才能夠滿足工作的要求。隨著辦公室職能和業務的增加，很多工作人員一時間手忙腳亂，業務不熟練。二級管理體制對辦公室工作人員提出了更高的要求：在進一步提高政治素養的基礎上，一方面掌握更多的知識和技能，另一方面進一步提高工作效率。

二、改進和完善辦公室工作的措施

1.明確目標，更新觀念

1.1明確目標與定位

二級管理體制下，系辦公室的目標和定位都應有所轉變，從執行為主到參謀與執行并重，根據學院的中心工作制訂辦公室工作計劃，形成辦公室管理目標體系，對目標進行分類，近期目標、中期目標和遠期目標，根據各個階段的目標有條理的開展工作。

1.2與時俱進

“大數據時代”和“微時代”為辦公室工作帶來了便利也要求辦公室的工作與時俱進。運用微博、微信、網盤、辦公自動化技術等實現信息的收集、匯總、傳達和共享，節省人力物力，及時獲得信息資源，大大提高了辦公效率。

2.建立完善的辦公室工作運行機制

2.1健全工作規，落實崗位責任制

完善制度，規范管理是確保辦公室工作高效運行的基本要求。從“嚴、細、實”出發，建立一套健全的管理制度，使辦公室工作人員各司其職，團結共事，促進辦公室工作科學化、高效化。通過制度管人管事，如采用及時反饋制，對各類需要辦理的事項的時間給以限制，并在規定時段反饋給相關單位及提辦方；如采取服務承諾制，建立服務承諾內容和標準，向師生公開并接受監督；如采用失職追究制，對服務不到位致使工作失誤、師生不滿的人員作出行政處罰或經濟追究。

進一步細化明確辦公室的具體業務內容，根據各個具體的業務內容進行工作人員的責任分工，規定各個崗位的職能及責任。制訂職位說明書，對每一個職位的工作進行詳細的討論說明，并根據職能的變化進行及時的調整和補充。

2.2建立較為完善的評估和激勵制度

根據工作性質、工作特點的差異制訂具體、細化的考核標準，在定性為主的考核基礎上運用定量的考核方法，同時加大考核結果的區分度，將考核結果與管理人員的切身利益相聯系，多勞多得。

綜合運用多種激勵方法。根據雙因素理論，在激勵因素之外，應注重保健因素的作用，從工作環境、人際關系等方面入手，消除工作人員的不滿意，達到提高效率的目的。

3.強化人員素質，提高服務水平

3.1提高業務技能

辦公室工作涉及面廣，不注重加強學習和更新觀念就無法勝任新形勢下的工作，無法理解和執行領導的決策，全面提高文字處理能力、組織協調能力、綜合分析能力、現代化辦公設備的能力；要擴展辦公室工作人員的知識面，學習文秘、管理、經濟、法律、檔案管理等方面的專業知識，還要學習掌握高等教育管理理論和教育工作規律，對學校的專業設置、學科建設、科研工作等都有所了解，要有“萬金油”的本領才能履行好職責。努力打造一支“提筆能寫、開口能講、遇事能辦、與人能處、對己能嚴”的“五能型”隊伍。

加強辦公室人員的專業性培訓。現有辦公室工作人員往往來源于本校畢業或者相關專業畢業，缺乏系統的培訓和學習機會，只有定期對工作人員進行培訓，更新管理理念、學習新的工作方法和技術才能提高辦公室管理的專業性。

3.2增強服務意識

以人為本，增強參謀服務的主動性，樹立大局意識，圍繞發展抓協調，把握工作重點，服務領導、師生。一方面為系領導做決策做好信息服務工作，另一方面要有全心全意為師生服務的意識。系里為一線教學單位，與教師和學生有非常多的接觸，要想師生所未想，急師生所未急，簡化辦事流程，提高辦事效率，主動服務、優質服務、超前服務。

3.3加強團結協作

二級管理體制下，各系部雖然有了更多的自主權，但與學院各職能部門之間的聯系更加緊密，辦公室工作涉及到很多環節和部門，因此，辦公室人員要加強年團隊協作，營造良好的合作氛圍。辦公室同事之間要互相幫助，同時做好與其他職能部門見得合作關系，樹立全局意識，密切協作，形成合力，使辦公室工作高效運轉。

3.4不斷創新

創新工作思路，敢于打破陳規舊律，不斷尋求新的工作思路、方法和新經驗，創造性的開展工作；創新工作方法和內容，善于發現和找準全局工作的突破口，狠抓帶有全局性、根本性及師生員工關心的問題，經常深入教學、科研第一線，廣泛調研了解情況，用新辦法解決新問題，使辦公室工作煥發勃勃生機。

結束語

在高校不斷深化改革的過程中，系辦公室作為高校管理的一個樞紐承擔著收集信息、輔助決策、溝通協調、信息傳播、提供服務等職能，工作頭緒多、責任重大，這就要求系辦公室要加強自身建設，增強服務能力，與時俱進，保障各項教學管理工作順利進行。

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作者簡介：劉艷芬（1988—）女，河北承德人，研究實習員，研究方向：高等教育管理。