始于精心 工于精細 成于精彩
——參與大型群眾文化活動組織的幾點體會

劉　陶王　靜

（1.長沙市文化廣電新聞出版局長沙市藝術(shù)教育培訓(xùn)館，湖南長沙410013；2.長沙師范學(xué)院，湖南長沙410100）

始于精心 工于精細 成于精彩
——參與大型群眾文化活動組織的幾點體會

劉陶1王靜2

（1.長沙市文化廣電新聞出版局長沙市藝術(shù)教育培訓(xùn)館，湖南長沙410013；2.長沙師范學(xué)院，湖南長沙410100）

組織開展大型群眾文化活動是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。只有把整個活動各環(huán)節(jié)視為一個系統(tǒng)環(huán)境，從系統(tǒng)和要素、要素和要素、系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系、相互作用中統(tǒng)籌考慮，才能確保活動圓滿完成。

群眾文化；大型活動

“創(chuàng)業(yè)興文走在前列”——長沙陽光娛樂節(jié)系列活動是長沙市按照國家七部委實施娛樂場所“陽光工程”要求和響應(yīng)市委“六個走在前列”大競賽活動號召所組織開展的向社會各界展示我市文化市場發(fā)展成就的大型群眾文化活動。在參與歷屆“陽光娛樂”系列活動籌備執(zhí)行中，我們深刻地認識到：作為展示政府形象的一種組織行為，大型群眾文化活動的規(guī)模與氣氛代表著政府的實力與風(fēng)范；成功籌備組織好活動，往往能起到回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗，展示成就、提升形象，凝心聚力、促進發(fā)展的良好作用。回顧首屆“陽光娛樂節(jié)”的籌備組織工作，我們有以下幾點體會：

一、大型群眾文化活動的成功組織必須得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

成功取得上級支持是推動工作的重要渠道和有效抓手。活動一經(jīng)決定舉行，就應(yīng)及時成立由主要領(lǐng)導(dǎo)、具體承辦部門負責人及相關(guān)人員組成的籌備機構(gòu)，負責項目進度推進。組織機構(gòu)人員組成的高層化，可以確保為活動提供強有力的組織和資源保障。在大型群眾文化活動籌備組織機構(gòu)內(nèi)，根據(jù)具體工作需要可下設(shè)策劃招商組、節(jié)目編排組、宣傳材料組、現(xiàn)場控制組、財務(wù)后勤組等，各組分工負責，銜接到位，責任到人，狠抓落實，確保活動圓滿完成。在籌備組織“陽光娛樂節(jié)”系列活動中，我們成立了由局長任組長，分管局長任副組長，文化市場處和行業(yè)協(xié)會、執(zhí)行公司相關(guān)負責人為成員的活動組委會辦公室。局領(lǐng)導(dǎo)相繼召開“陽光娛樂節(jié)”活動動員會、活動方案及宣傳物料審議會和媒體、企業(yè)協(xié)調(diào)會，提出了“政府主導(dǎo)、全民參與、市場運作、文化惠民、務(wù)實節(jié)儉”的活動原則，確定了“暢享星城、律動星城、網(wǎng)樂星城、創(chuàng)業(yè)星城、玩轉(zhuǎn)星城、策論星城”六大板塊十大主題活動的總體安排，以及以“最娛樂、最創(chuàng)意、最不一般”搞好活動的工作要求。

二、大型群眾文化活動的成功組織必須及早制定全面具體、可操作性強的總體策劃

一要及早謀劃。大型群眾文化活動一般活動內(nèi)容多、持續(xù)時間長、要求標準高、面臨難度大、參與人數(shù)多，需要及早謀劃，心中有數(shù)。首屆“陽光娛樂節(jié)”于9月至12月開展，但從5月就召開相關(guān)會議，明確了活動的指導(dǎo)思想和主題，并經(jīng)匯報市委宣傳部、完成市直七部門會簽、請示省文化廳和市人民政府等步驟。市府辦轉(zhuǎn)發(fā)了我局《創(chuàng)業(yè)興文走在前列——首屆長沙陽光娛樂節(jié)活動方案》，明確了“陽光娛樂節(jié)”的組織領(lǐng)導(dǎo)、活動內(nèi)容、機構(gòu)設(shè)置、工作要求等事項，提出要將“創(chuàng)業(yè)興文走在前列”——首屆長沙陽光娛樂節(jié)活動打造成為貫徹落實市委、市政府“六個走在前列”大競賽活動及推動長沙國際文化名城建設(shè)的有效載體。這些重要的工作進展為成功舉辦活動奠定了堅實的思想基礎(chǔ)，各成員單位、各部門、各文化企業(yè)以高度的責任感和飽滿的政治熱情積極投身活動啟動各項工作。

二要體現(xiàn)特色。政府大型群眾文化活動要求每一項子活動都盡可能組織得隆重、熱烈、歡快、有序，不論是活動的整體氛圍、現(xiàn)場場面，還是出席者的情緒表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡樂、和諧的氣氛，如此才能彰顯政府良好形象、展示城市雄厚實力、展現(xiàn)企業(yè)良好風(fēng)貌和干部隊伍的凝聚力、戰(zhàn)斗力，擴大社會影響力。“陽光娛樂節(jié)”的活動策劃在局領(lǐng)導(dǎo)的精心指導(dǎo)下，以創(chuàng)新的思維、務(wù)實的理念落實創(chuàng)意設(shè)計、組織協(xié)調(diào)等各項工作：“十萬群眾進歌廳”安排部署了以“政府購買、企業(yè)優(yōu)惠、免費贈票、全民娛樂”為形式的惠民工程；“十大K歌之王評選”、“十大演藝精品節(jié)目評選”、“十大網(wǎng)絡(luò)游戲競技高手評選”、“十大星級網(wǎng)吧評選”、“十大金牌主持人評選”、“十大文化創(chuàng)意評選”、“十大文化市場開拓企業(yè)評選”以“陽光”為導(dǎo)向、以“娛樂”為基礎(chǔ)、以“創(chuàng)業(yè)”為主線、以“興文”為目的，簡樸務(wù)實、方式新穎、大雅不俗。

三要主題明確。主題是群眾文化活動的靈魂，反映了舉辦者的理念，也是活動品牌形成競爭優(yōu)勢并保持長久生命力的關(guān)鍵。主題在整個活動策劃過程中起著方向指導(dǎo)作用，直接關(guān)系到節(jié)慶活動的成功與否。“陽光娛樂節(jié)”作為推進長沙文化市場健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措，緊緊圍繞“與陽光同行、倡娛樂新風(fēng)，揚藝術(shù)之美、惠民生之基”的主題，從各子活動展現(xiàn)主題、豐富主題，使整個活動具有豐富的思想內(nèi)涵和鮮明的主題特色，使活動的參與者在“市場管理”上各司其職、在“文化創(chuàng)造”上各盡其能、在“文化提高”上各得其所、在“文化享有”上各受其益。

三、大型群眾文化活動的成功組織必須統(tǒng)籌安排、把握重點

組織開展好大型群眾文化活動必須顧全大局、協(xié)調(diào)配合、通力合作，從領(lǐng)導(dǎo)層到執(zhí)行層各個方面密切配合才能保證活動圓滿成功。一要精心制作活動宣傳資料，生動展示活動內(nèi)容和良好形象。“陽光娛樂節(jié)”活動中，通過編印宣傳畫冊、制作十大主題活動板展、拍攝形象宣傳片等，從不同側(cè)面展示了活動風(fēng)貌；二要精心擬訂好活動的執(zhí)行程序，一般堅持三個原則：一是時間宜短不宜長、二是程序宜少不宜多、三是如果有文藝節(jié)目宜雅不宜俗。三要精心確定好活動出席嘉賓和邀請函等工作。活動的出席者一般包括上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)和平級有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)行業(yè)代表和企業(yè)負責人、新聞媒體等，以上名單一經(jīng)確定就應(yīng)及早發(fā)出邀請。四要精心組織安排好來賓的接待工作。熱心細致的接待工作能使來賓感受到主辦方真摯的尊重與敬意，從而使每位來賓都能心情舒暢，應(yīng)做好來賓的迎送、來賓的引導(dǎo)、來賓的陪同、來賓的招待四個方面。五要精心布置好活動會場。在活動會場選擇時就應(yīng)通盤考慮：一是地點應(yīng)結(jié)合活動的規(guī)模、影響力以及其他實際情況來決定。確定場地后，應(yīng)提前做好考察以便合理安排活動設(shè)備用品的數(shù)量、大小及參加活動的人員數(shù)量。同時，還必須考慮到治安、交通、城管、消防等因素并做好應(yīng)急防范準備。二是場地布置應(yīng)在節(jié)儉辦節(jié)的基礎(chǔ)上盡可能進行美化，烘托出隆重、熱烈、喜慶的氛圍。三是主持人串臺詞、臺上環(huán)節(jié)、音響視頻設(shè)備及素材應(yīng)在活動開始前進行預(yù)演并調(diào)整到位。四是要充分考慮季節(jié)和天氣因素，做好相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案和準備。

四、大型群眾文化活動的成功組織關(guān)鍵在于密切配合、狠抓落實

大型群眾文化活動各參與單位必須及時溝通、密切配合、責任到位、精心實施，保證活動的有序開展。一要營造濃厚的節(jié)慶氛圍增強參與度。“陽光娛樂節(jié)”在活動中先后組織開展了方案研討會、部門通報會、企業(yè)協(xié)調(diào)會、新聞發(fā)布會等，增強了參與度與凝聚力。二是精心策劃和組織好宣傳工作。“陽光娛樂節(jié)”扣主題、強勢引導(dǎo)，形成了省市結(jié)合、內(nèi)外互動、高潮迭起的“戰(zhàn)役式”宣傳效應(yīng)。在對內(nèi)宣傳上，充分發(fā)揮文廣新系統(tǒng)“三位一體”的綜合優(yōu)勢，推出了活動專欄，圖文并茂地展示了“陽光娛樂節(jié)”各項活動成果。在對外宣傳上，積極爭取省廣電局支持，將“陽光娛樂節(jié)”子活動與省娛樂頻道電視欄目有機結(jié)合，用獨特的視角、鮮活的形式展開了全方位、高頻次、多角度、持續(xù)性的宣傳報道。三要選擇資質(zhì)好的專業(yè)執(zhí)行公司以使群眾文化活動達到預(yù)期效果。引入經(jīng)驗豐富、實力雄厚、信譽良好的專業(yè)策劃執(zhí)行公司參與活動招商、策劃、執(zhí)行，可使承辦單位節(jié)省精力、專注于會務(wù)組織和來賓接待方面。四要建立例會制度強化調(diào)度跟蹤。群眾文化活動前期籌備涉及事務(wù)繁雜，應(yīng)定期召開會議及時溝通情況，研究布置相關(guān)工作，明確細節(jié)安排和銜接。

五、結(jié)語

總之，組織開展大型群眾文化活動是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。我們只有把整個活動各環(huán)節(jié)視為一個系統(tǒng)環(huán)境，從系統(tǒng)和要素、要素和要素、系統(tǒng)和環(huán)境的相互聯(lián)系、相互作用中統(tǒng)籌考慮，才能確保活動圓滿完成。

D632.9

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1005-5312（2016）08-0189-02