試論事業單位檔案管理信息化的建設與發展

羅杰峰

摘要：在信息化時代下，計算機網絡技術的應用非常廣泛，其不僅在各個行業中得到廣泛的應用，同時也被運用到檔案管理工作中。本文主要對當前事業單位檔案信息管理化的特點與任務進行分析，同時分析了事業單位檔案管理信息化存在的一些問題，并且針對問題給出針對性的措施與建議，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；事業單位

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）002-0000-02

一、檔案管理信息化的特點

當前，很多的事業檔案管理都在不斷的走向信息化建設，其主要目的是為了讓傳統性的管理方式得到改變，讓更多的檔案信息得到同享。讓檔案信息化向現代化靠近，讓單位的檔案信息可以實現快捷的探索，這在一定的程度上能夠將事業單位的辦公、工作效率提升，能夠給單位檔案管理的發展奠定穩固的基礎。

第一，檔案管理工作對所有企業單位來說是必不可少的一部分，單位的檔案信息化管理建設可以引導著單位的管理向信息化建設方向發展。隨著電子信息的不斷進步，電子設備的廣泛應用，使信息文件也慢慢走向電子信息化。因此，怎樣去高效的對這些資源進行管理以及應用，使其能夠實現資源共享，這些問題已經是當前事業單位檔案管理工作中急需解決的問題。

第二，對于檔案價值挖掘與擴展事業單位而言，檔案信息化能夠起著重要的作用。在工作過程中它的發展能夠覆蓋檔案傳統性管理在時代上的弊端，在工作過程中，不管我們處于何種位置或是任意時間，都能將需求的信息查詢，可以大大的提高了檔案的資源使用率，擺脫了傳統性管理受地點的限制。

第三，事業單位檔案信息化建設，它能在本質上將檔案信息化的管理方式與途徑改變。

在實踐的工作過程中，傳統的管理方式采用的是紙質作為媒介，通過人工方式轉變成網絡信息化的方式，另外，信息化能夠讓檔案從職能上得到相依的改變，它能夠有效地將傳統的保存于運用轉換成信息化資源的儲存、管理以及服務，這對于檔案信息資源的管理與運用起到了極大的促進作用。

二、針對事業單位檔案管理建設存在的問題的探析

近年來，眾多事業單位已經重視檔案管理信息化的建設工作，但是在建設的過程中我們發現，檔案管理的建設過程中還是訊在一些問題，在建設的過程中各個事業單位還是存在比較大的差距。

（一）很多相關的工作人員對檔案管理的工作認識還不夠透徹

在檔案事業不斷發展的過程中，事業單位的檔案管理工作也在不斷的進入軌道，在實踐中，檔案使用者對于檔案管理意識也在一定的程度上得到了提升，檔案工作無論是在高效的科研或是企業的管理中都有著重要的作用，但是相對來說，還是有一部分的工作人員對管理檔案工作不夠重視，沒有意識到檔案工作的重要性與作用，因而在實際的工作過程中導致檔案管理工作難以實現信息化管理。

（二）資金問題帶來的影響

在事業單位在實現檔案信息化建設這一項目過程中，如果在資金方面沒有得到全力支持，那么，這一項目必定在一定程度上受限，例如，在檔案信息建設系統上是各種所需的設施設備不能及時安裝，同時也使硬件、軟件方面上都不能及時的獲取到信息，不利于檔案信息化建設的發展。最終導致檔案工作仍然受到傳統管理的限制，倘若沒有設備的支持，檔案管理的信息化趨勢就比較難掌握，使檔案信息化管理在工作上受到了限制，這樣一來，不但耽誤了工作的進程，還給未來的信息化建設帶來的困擾。

（三）檔案管理的工作人員的素質有待提高

管理人員短缺是近年來檔案管理工作遇到的一個難題，盡管有很多的事業或者企業在檔案信息化管理建設這一項目中投入了很多的資金，但是總體來說，很多從事檔案管理的員工并沒有專業的計算機和軟件知識，都是一些初出茅廬的人員，由于知識有限，而電腦信息的不斷更新，信息化技術的不斷進步使他們的步伐跟不上，對檔案信息化管理的技術運用不專業。最終導致檔案管理建設的優勢得不到發掘，卻依然保留著原有的手工輸入這種落后的管理方式，使建設進程受到阻礙。

（四）相關方面應用軟件的缺失

當前，檔案管理信息化在檔案工作中得到了有效的應用，但是眾多是企業單位由于缺少相應的配到軟件，導致工作過程中不能夠實現便捷工作。雖然一些事業單位是擁有相應的配套軟件，但是由于對其功能的不熟悉，短時間內不能夠有效對其進行掌握，就會在相應的程度上影響檔案信息化建設的開展。檔案管理軟件的廣泛應用，使事業單位的內部管理工作的效率得到了提高，出錯的頻率也少了。同時，也給日后的維護工作中帶來了很大的方便。信息化檔案管理最突出的作用表現在：可以在人力資源上得以節約，提高了工作效率。如果在初期的時候能夠對硬件和軟件的設備的開發投入了大量的資金，那么在后續的維護工作紅的花費就會大大的減少。檔案管理的信息化管理在查閱上十分便利，檢查速度快、準確的定位，只要是在檔案查閱的范圍之內，無論何時何地都可以通過互聯網的作用在電腦上查詢到想要的信息。

三、針對以上的問題及原因提出一些建議

（一）提高相關工作人員的工作能力水平

由于電子軟件的飛速發展，信息化建設的不斷提高，使得很多的事業單位的檔案數量以及種類都有了明顯的增多。對檔案的分類、編輯和查詢方面存在不同程度的提出新的挑戰。另外一方面，由于互聯網技術在廣泛的被應用，導致很多的事業單位在交流方面非常的活躍，傳統的檔案管理方式的落后也逐漸的突顯。因此，加快檔案信息化管理建設已是迫在眉睫，相關的領導部門應該重視該項技術的實現。所以，為了使事業單位的檔案管理這項工作得到全面的發展，必須要采取科學合理的方案實施工作。

（二）資金投入對實現檔案信息化建設的重要性

不斷支持檔案管理工作的開展，完善檔案管理系統的各項設施，這是當前工作過程中主要面臨的重要任務。做好檔案信息化的建設能夠有助于促進檔案管理項目進步，能夠推動事業單位檔案管理信息化的發展。

（三）檔案管理的應用軟件開發的重要性

加大力度實現檔案信息化軟件的開發，對信息化建設的重視，有利于檔案管理技術的拓展，為實現檔案管理信息化建設目標打下堅實基礎。

（四）檔案工作人員的技術培訓的重要性

很多事業單位的管理人員的工作能力往往影響著檔案信息化建設的進程和發展，因此，提高工作人員的工作能力在檔案信息化建設的過程中有著重要作用的。我們秉著“具體問題具體分析”的準則，開展對檔案管理的工作人員在信息網絡上的能力培訓課程，加強他們的電腦操作水平，提高他們的綜合素質，多在電腦應用、信息化知識方面上加強培訓，提高思想道德水平主要是為了確保檔案管理人員的工作技術和個人的道德素質達到崗位的條件，主要是為了給檔案管理化建設提供有能力的人才。

（五）實現人工智能技術的應用

針對傳統檔案管理不便捷這一問題，在實際的工作過程中，通過電子計算與人工智能技術的引入，能實現無紙化辦公能有效的將檔案管理的工作效率提升，從而能夠將工作的復雜性降低。一般情況下，將光盤為載體的電子檔案根據來源進行劃分，能夠規劃成兩大類；第一類是辦公自動化系統中直接形成的一種電子文檔，另外一類是傳統紙質材料或是其他材質的文件，重新錄入數字化電子文檔之后的電子檔案。實現檔案電子化能夠將工作過程中檔案管理中存在的難題解決。例如：工作的文件擬文以及簽發或是收發等工作都能夠通過一系列智能運作實現，這有助于提升工作效率。

四、結語

總而言之，實現信息化是事業單位管理建過程中重要的目標與任務，事業單位的檔案信息化建設是一個系統性的工作，其涉及到的內容方方面面，因此，在工作的過程中，我們需要不斷的對各個環節進行控制，不斷的增強科研的力量，只有這樣在能夠做好事業單位檔案信息化的建設，才能實現可持續額發展。

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